6 امکانی که یک داشبورد کامل باید به شما بدهد
برای یک مدیر پروژه، داشتن آخرین اطلاعات به صورت دقیق و خلاصه و قابلیت دسترسی آسان به جزئیات آن بسیار اهمیت دارد. اگر شما می‌خواهید اطلاعات پروژه‌های خود را به روز و یکجا داشته باشید، نیازمند یک داشبورد کامل هستید. داشبورد نسبت به جداول اکسل و ابزارهای رایج دیگر دارای مزیت‌هایی است؛ زیرا اطلاعات در داشبورد همواره به‌روز بوده و به راحتی قابل انتشار است. به‌عنوان مثال، اگر می‌خواهید گزارشی را به کارفرما ارائه دهید، نیاز نیست اطلاعات را از زیرگروه‌ها در اکسل جمع‌آوری و خلاصه کنید. در یک داشبورد خوب، اطلاعات با یک کلیک در دسترس خواهد بود.
برای انتخاب و خرید یک داشبورد کامل، حتماً موارد زیر را در نظر داشته باشید:
مطابقت با نیازهای شما: داشبوردی که نتوانید از آن گزارشات مورد نیاز خود را استخراج کنید، عملاً یک ابزار لوکس و غیرکاربردی است. داشبوردی مناسب است که به راحتی بتوانید تغییرات مورد نظر خود را در آن اعمال کنید، مانند استخراج گزارشات به صورت جدول و نمودار با آرم شرکت، همراه با توضیحات و یادداشت‌های تکمیلی.
قدرت مانور در اطلاعات: در یک داشبورد خوب، به راحتی می‌توانید اطلاعات را فیلتر و گروه‌بندی کرده و اطلاعات اضافی را حذف کنید. همچنین، می‌توانید خروجی‌های دلخواه خود را از اطلاعات بگیرید و از آن برای محاسبات تکمیلی و یا حتی لینک به ابزارهای دیگر استفاده کنید. به‌عنوان مثال، می‌توانید لیست مالی یک پیمانکار را دریافت کرده و به نرم‌افزار مربوط به آن پیمانکار لینک نمایید.
گروه‌بندی پروژه‌ها: اگر چند پروژه در دست دارید، بهتر است داشبوردی را انتخاب کنید که در آن بتوانید همه پروژه‌های خود را مشاهده و مدیریت کنید. حتی می‌توانید پروژه‌ها را گروه‌بندی کرده و به آن‌ها سبد پروژه تشکیل دهید؛ به‌عنوان مثال، پروژه‌های دولتی را در یک سبد و پروژه‌های خصوصی را در سبد دیگر قرار دهید.
دسترسی به اطلاعات جزئی: در یک داشبورد کامل، علاوه بر اینکه می‌توانید اطلاعات را به صورت خلاصه مشاهده کنید، می‌توانید با یک کلیک به جزئیات آن دسترسی پیدا کنید.
انتشار اطلاعات: یکی از قابلیت‌هایی که یک داشبورد کامل باید داشته باشد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات است. به‌عنوان مثال، بتوانید با یک کلیک اطلاعات را ایمیل کنید و یا حتی گزارش خاصی را بصورت ماهانه و اتوماتیک برای کارفرما ارسال نمایید.
به‌روزرسانی داشبورد: داشبورد ایده‌آل باید به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه متصل شده و به‌طور اتوماتیک آخرین اطلاعات را از آن‌ها دریافت کند. در غیر این صورت، تهیه اطلاعات و وارد کردن آن‌ها در داشبورد، هیچ چیز جز تلفات زمان و هزینه نخواهد بود.