چطور پروژه را از راه دور مدیریت کنیم
بسیاری از تخصص‌ها اعتقاد دارند که تا سال ۲۰۲۵، ۸۰ درصد افراد به صورت دورکاری و آزادکار فعالیت خواهند کرد. استخدام تمام وقت به عنوان روشی قدیمی و پرهزینه در نظر گرفته می‌شود. این تغییرات به دلیل ظهور اینترنت پرسرعت رخ می‌دهد. اما برخی نیز باور دارند که آزادکاری دارای برخی معایب است؛ مانند عدم ارتباط مستقیم با مشتری و اعضای تیم که می‌تواند منجر به سوءتفاهم و عدم دستیابی به نتایج مطلوب شود. بنابراین، اگر قصد استفاده از آزادکاران در پروژه خود را دارید، به موارد زیر توجه کنید:
حفظ انسجام تیم: تلاش کنید تا انسجام درونی تیم را حفظ کنید. مدیریت کارهای تیم به صورت موثر: کارهای تیم را با کارایی مدیریت کنید. یافتن افراد قابل اعتماد: به دنبال یافتن افراد قابل اعتماد باشید. دقیق بررسی نیازهای مشتریان: نیازهای مشتریان خود را به دقت بررسی کنید و درک کاملی از آنها پیدا کنید. آزمون خروجی هر فرایند: قبل از ورود به مرحله بعدی، حتماً خروجی هر فرایند را آزمایش کنید. شناسایی و پوشش دادن فواصل ارتباطی: فواصل ارتباطی را شناسایی و پوشش دهید تا از ضایع شدن زمان جلوگیری شود. برای دستیابی به این موارد، می‌توان به راه‌حل‌های زیر اکتفا کرد:
شناسایی چالش‌ها: در ابتدا، چالش‌های احتمالی را شناسایی کنید تا بتوانید با آنها مواجه شوید. از طریق شکافهای ارتباطی، خطاهایی در پروژه رخ می‌دهد. لذا تلاش کنید تا اعضای تیم به طور کامل نیازهای مشتری را درک کنند.
استفاده از ابزارهای گفتگو: برای حل هر مشکلی، از ابزارهای مناسب استفاده کنید. استفاده از ابزارهای ارتباطی با کیفیت توصیه می‌شود که بتوانند نیازهای کاربر را برآورده کنند و امکاناتی مانند چت خصوصی، امنیت، انتقال فایل، دسته‌بندی گفتگوها و جستجو را فراهم کنند.
ارتقای بهره‌وری تیم: با استفاده از ابزارهای مناسب، بهره‌وری تیم را ارتقا دهید و کارهای تیم را نظارت کنید تا اعضا تا زمان مقرر و با انگیزه اقدام به انجام آنها کنند.
استفاده از نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی: در مدیریت دورکاری، مدیریت پرداخت‌ها چالشی است. قراردادهای قوی با افراد آزادکار بسته و خروجی مطلوب را به آنها تضمین کنید. نرم‌افزارهای مدیریت منابع انسانی با الگوهای استاندارد برای مدیریت پرداخت‌ها کمک می‌کنند.
تخصیص کارها با استفاده از نرم‌افزار مناسب: هیچ پروژه‌ای به خوبی پیش نخواهد رفت مگر اینکه هر عضو تیم وظایف خود را بداند. استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت کار می‌تواند بسیار مفید باشد. با این نرم‌افزارها می‌توانید پروژه را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید و آنها را در بین اعضای تیم توزیع کنید. همچنین، اعضای تیم را تشویق کنید تا خروجی کار خود را در این نرم‌افزار ثبت کنند تا بتوانید به‌روزرسانی‌های پیشرفت کار را به راحتی مشاهده کنید.
ایجاد انسجام: به عنوان مدیر تیم، وظیفه شما ایجاد انسجام میان اعضا است. برای این کار می‌توانید از روش‌های مختلفی استفاده کنید، مانند دعوت اعضا به یک محفل دوستانه مانند کافی‌شاپ یا برگزاری کنفرانس‌های ویدیویی هفتگی. همچنین، می‌توانید رقابت‌های سالمی بین اعضا برگزار کنید تا دوستی‌ها پررنگ‌تر شوند و اخلاق محوری را در تیم ترویج دهید.