معایب شیوه های سنتی مدیریت ارتباطات پروژه

م.م. شهبازی - ۴ مهر ۱۳۹۷

تهیه، ارسال و بایگانی مکاتبات به روش سنتی نیازمند رسیدگی مداوم افراد و مدیران پروژه می باشد. هزینه‌های زیادی صرف خود پرسنل، چاپ و تهیه کاغذ، انتقال و ارسالِ مکاتبات و بایگانی آنها می گردد.

مدیریت ارتباطات به صورت سنتی شاید تاخیر کمی در ارسال و دریافت از طریق فکس و ایمیل داشته باشد اما زمانی که باید صرف بایگانی و مدیریت آنها شود  زیاد خواهد بود، مخصوصا زمانی که میخواهید به مکاتبات یا اسنادی از پروژه یا پروژه‌های قبل که همراه خودتان  نیست دسترسی داشته باشید.

دسترسی به اطلاعات و اسناد و مکاتبات صورت گرفته، خارج از سازمان، شرکت و دفتر کار و بایگانی بسیار مشکل است.خارج از محل کار، دسترسی به صورت‌حسابی که برایتان فرستاده شده، یا متن دقیق نامه‌ای که دریافت کرده اید، مشکل است مگر اینکه قبلا آنها را به موبایل یا کامپیوتر شخصی خود منتقل کرده باشید. نقشه‌ها و اسناد پروژه حتی اگه چاپ شده و در سایت پروژه موجود باشد، باز هم خارج از  دفتر کارتان در دسترس نیست، و باید برای دسترسی به آنها به دفتر برگردید.

در صنعت ساخت،‌ معمولا نسخه‌های مختلفی از یک سند یا نقشه پروژه موجود است و گروه‌های زیادی با آن سند سر و کار دارند. طی رفت و آمد‌ ها بین گروه‌های مختلف، آن سند به روز شده و نسخه به‌روز شده باید به تمام گروه‌های درگیر فرستاده شود تا اشتباهی به وجود نیاد.

 این فرایند در روش سنتی زمان بر هست و به دلیل پراکندگی نسخ بین گروه‌های مختلف، ایجاد هماهنگی و تشخیص نسخه جدید‌تر مشکل بوده و به مهارت خاصی احتیاج دارد. 

نقشه‌ها، فرم‌ها و مکاتبات بار‌ها و بار‌‌ها روی کاغذ چاپ می‌شوند. تغییرات در طراحی و نقشه‌ها منجر به چاپ دوباره و دوباره  سند ها می‌شوند، گاهی اوقات نقشه‌ای بارها ‌‌چاپ مجدد می گردد. مکاتبات و اسناد کاغذی و تعداد زیاد درختانی که برای تهیه حجم انبوه کاغذ قطع می‌شوند، واقعا صدمه زیادی به محیط زیست وارد می‌کند.