هیچ وقت برای اتمام کار زود نیست!

تصور کنید در یک خیابان با سرعت 80 کیلومتر در ساعت رانندگی میکنید. ماشینها کنار خیابان پارک کرده اند. ناگهان توپی از میان ماشینها به وسط خیابان قل میخورد و بدتر اینکه به دنبال آن دختر بچه ای میدود. ناگهان پایتان را روی ترمز میکوبید، فرمان را میگردانید و منتظر معجزه می مانید. 
سوال: آیا دوست داشتید 100 یا 200 متر با آن دختر بچه فاصله داشتید؟ پاسخ بدیهی است. هنگام بروز مشکل، داشتن زمان میتواند منجر به عکس العمل مناسب گردد. در غیر اینصورت، عکس العمل عجولانه و بدون تدبیر، میتواند خود باعث بروز مشکلات بعد شود. 
سوال بعدی اینست: چرا افراد معمولا تمایل دارند کارها را در دقیقه 90 انجام دهند؟ آیا بهتر نیست کار را همان اول انجام دهیم؟ در این صورت برای حل مشکلات احتمالی زمان خواهیم داشت. 
چرا افراد کارها را به تعویق می اندازند؟ 
سندروم دانشجویی: کارها نیز مانند اجسام دارای اینرسی هستند. شروع یک فعالیت، انرژی زیادی نیاز دارد و این باعث میشود افراد تا زمانیکه مجبور نشده اند کار را شروع نکنند و تا زمانیکه وقت اجازه میدهد آن را به تعویق بیندازند. در این گونه مواقع، در مقابل شروع کار مقاومت کرده و بهانه گیری میکنند. بطور مثال چک کردن ایمیل میتواند در نظر ما مهمتر از انجام آن کار جلوه کند. 
کار میتواند به اندازه ظرف زمان آن منبسط شود!: این پدیده جالبی است که هر مدیری آن را تجربه کرده است. بطور مثال کاری که 4 ساعت زمان برای آن اختصاص داده شده، 4 ساعت طول خواهد کشید. در کمال تعجب اگر برای همان کار 1 هفته زماندر نظر بگیرید، 1 هفته طول خواهد کشید. 
راه حل چیست؟ 
ما در یک دنیای ایده آل زندگی نمی کنیم. همیشه اتفاقی هست که باعث شود پروژه شما به تعویق بیفتد. اما اینکه شما به این واقعیت واقف باشید که هیچ وقت برای زود تمام کردن زود نیست ، می توانید فعالیتها را طوری مدیریت کنید که همیشه برای مقابله با مشکلات احتمالی زمان داشته باشید. این دیدگاه مدیریتی، استرس شما را کاهش داده و کمک میکند که اوضاع از کنترل شما خارج نشود.

مطالب مرتبط

سیستم تولید تویوتا (مدیریت ناب)

در سال ۱۹۳۰ در ژاپن شرکت تویوتا جهش قابل توجهی را در بهبود سیستم تولید خود تجربه کرد. تای چی اونو (Taiichi Ohno) یکی از موثرترین افراد در این جهش بود. او مشاهدات خود را از کف کارگاه در قالب کتابی به نام سیستم تولید تویوتا منتشر نمود. این مشاهدات آنچنان عمیق و ساختارمند است که پس از گذشت نزدیک به یک قرن هنوز کاربردی و قابل استفاده است. در اینجا قصد داریم مروری کلی بر مطالب این کتاب داشته باشیم.
فصل ۱ در باب لزوم شناسایی نقاط اتلاف منابع بحث می کند. مطالب عنوان شده در این فصل عمدتاً بر دو اصل کنترل بهنگام موجودی و اتونوماسیون (اتوماسیون تحت نظارت انسان) استوار است.
فصل ۲ به تحولات صورت گرفته در سیستم تولید تویوتا می پردازد. در این فصل مفاهیمی همچون کار استاندارد، کار تیمی، کانبان، جریان و سطوح مختلف کار مورد بررسی قرار می گیرد.
فصل ۳ موارد مطروحه در فصل قبل را به طور عمیق تری تشریح می کند.
فصل ۴ در مورد پیش زمینه های توسعه سیستم تولید تویوتا بحث نموده به تاریخچه آن را در حذف اتلاف منابع از ابتدا تا به امروز مورد بررسی قرار می دهد.
فصل ۵ تفاوت های میان سیستم تولید شرکت فورد ( تولید انبوه در اوایل قرن ۲۰) سیستم تولید تویوتا را مورد بررسی قرار داده و مزایا و معایب هر یک را عنوان می کند.
فصل ۶ در مورد بکارگیری سیستم تولید تویوتا در یک محیط رشد نیافته با منابع محدود بحث می کند.
تمرکز این کتاب بر روی پیاده سازی سیستم تولید تویوتا نیست. بلکه این کتاب به مبانی فلسفی سیستم تولید تویوتا و سیستم مدیریت ناب (Lean Management) می پردازد به خواننده کمک می‌کند که زمینه های لازم برای فرهنگ سازی سپس پیاده‌سازی مفاهیم سیستم تولید تویوتا در تجارت مورد نظر خود را فراهم آورد.

دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟

از رادیو مکررا می شنوید که فلان مسئول گفت: "این پروژه را با موفقیت به پایان رساندیم". از خودم می پرسم آیا از نظر همه پروژه موفق بوده است؟ مدیر پروژه، مشاور، پیمانکار، کارفرما، بهره بردار و دهها و صدها عامل دیگر؟ اگر از مدیران پروژه در مورد موفقیت بپرسید، پاسخهای متنوعی می شنوید. هرچند نقاط اشتراکی نیز در این زمینه وجود دارد. در زیر دیدگاههای مختلف در مورد موفقیت بیان شده است:

از نظر مدیر پروژه:
از نظر مدیر پرژه، احتمالا موفقیت پروژه یعنی همه فعالیتها با موفقیت به پایان برسند. علاوه بر آن اوضاع تیم و پروژه کنترل شده باشد و خروجی فعالیتها، کیفیت لازم را داشته باشد. مدیریت صحیح و موثر ریسکهای پروژه، فاکتور دیگریست که یک مدیر پروژه به آن توجه دارد.

از نظر کارفرمای پروژه:
از نظر کارفرما، پرروژه ای موفق است که تمام فاکتور های سوددهی (از دیدگاه زمان، هزینه و کیفیت) را داشته باشد. همچنین ممکن است برای برخی از کارفرمایان، مدیریت ارتباطات و تغییرات هم اهمیت داشته باشد. چرا که یک کارفرما، بخصوص اگر تازه کار و بی تجربه باشد، به دنبال این است که دانش و تجربه خود را به کمک مشاور و پیمانکار، ارتقاء دهد. بنابراین نیاز به مدیریت موثر ارتباطات دارد. همچنین بواسطه بی تجربگی خود، ممکن است در خواسته های خود دچار تردید شود که به تبع آن، پروژه را دچار تغییرات میکند. مدیریت این تغییرات هم احتمالا یکی از فاکتورهای موفقیت کارفرما بحساب می رود.

از نظر اعضای تیم پروژه:
از نظر اعضای تیم، موفقیت تعاریف متفاوتی دارد. فرد با انگیزه، هر پروژه را فرصتی برای یادگیری و کسب تجربه میداند. همچنین ممکن است این فرد به دنبال گسترش روابط خود و پیدا کردن کار مورد علاقه اش باشد. برخلاف آن، فرد بی انگیزه، از زیر کار در رفتن را نوعی موفقیت می داند. به شما توصیه میکنم از اعضای تیم خود در مورد موفقیت سوال کنید. مطمئن هستم جوابهای غافلگیر کننده ای خواهید شنید و از تنوع دیدگاههای آنها شگفت زده خواهید شد.

از نظر بهره بردار:
بهره بردار ممکن است خود کارفرما و یا توده ای از مردم باشد. بنابراین دامنه و تنوع خواسته ها میتواند به طرز عجیبی نا معین باشد. بنابراین پیشنهاد میکنم قبل از شروع و بعد از پایان پروژه، نظر بهره بردار را در مورد موفقیت پروژه تا حد امکان جویا شوید. چرا که استفاده کننده واقعی پروژه، آنها هستند و بالطبع، رضایت آنها در مورد پروژه، از هر کس دیگری مهمتر است.

موفقیت، نتیجه تلاش تیمهای مختلف است. و این مدیر پروژه است که بایستی برای رسیدن به موفقیت، خواسته های این تیم ها را تا حد امکان به هم نزدیک کند. در این صورت، اهداف متمرکز شده و همه برای موفقیت تلاش خواهند کرد.

اثر هاوتورن (Hawthorne)

هاوتورن نام شخص ارائه کننده آن نیست. بلکه نام محلی است که این تحقیق در آن انجام شده.
این تحقیق در یکی از کارخانه های نزدیک شیکاگو برای اندازه گیری اثر نور بر روی عملکرد کارگران انجام شد. نتیجه بسیار جالب بود.
نتیجه این بود که کاهش یا افزایش شدت نور، هردو باعث افزایش کارایی افراد میشد. به عبارت دیگر، کارگران به تغییرات، واکنش مثبت نشان میدادند. درواقع این تغییر رفتار به دلیل این بود که افراد احساس میکنند تحت نظر هستند. بعدها این تغییرات بر روی موارد دیگری (از جمله تغییر ساعت کاری، ساعت ناهار و استراحت و موارد مشابه) اعمال شد و نتیجه یکسانی از آنها گرفته شد.
یکی از بارز ترین نمونه های این اثر که ممکن است تجربه کرده باشید، افزایش کارایی افراد بدلیل تغییر موقعیت (کاری یا مکانی) آنها می باشد.
نکته مهم اینست که تاثیر این روش، کوتاه مدت بوده و فقط برای مدیریت موضعی و موقت قابل استفاده است. بنابراین استفاده از آن بعنوان یک ابزار و پلان مدیریتی بلند مدت توصیه نمی شود.