چطور پروژه را از راه دور مدیریت کنیم

م.م. شهبازی - ۴ مهر ۱۳۹۷

ترلو، یک ابزار قدرتمند است که پروژه های شما را به سمت اهدافتان سازماندهی می کند. ترلو در یک نگاه به شما میگوید که چه کسی چه کاری میکند و چه فرایندی در حال اجرا است. در ترلو همه پروژه ها و تمام وظایف اعضای تیم شما به صورت سازمان یافته، حساب شده در یک نگاه به راحتی قابل مشاهده است. طراحی بصری ترلو شروع کار را برای کاربران جدید تسهیل می کند. ترلو یک برنامه مدیریت پروژه مبتنی بر وب بوده و طراحی بسیار غنی و در عین حال ساده آن باعث سازگاری آن با انواع تکنیک های مدیریت پروژه شده است. ترلو یک ابزار کامل برای ردیابی جزء به جزء پروژه ها، مدیریت کارها و اجرای تکالیف است. در حقیقت ترلو یک برنامه قدرتمند با ویژگیهای زیادی است که شاید به جرات بتوان گفت بزرگترین ویژگی آن انعطاف پذیری آن است.
کاربران می توانند یک گردش کاری را در ترلو پیکربندی کنند که تا در حین همکاری با دیگران به ساده‌سازی فرایندها، کارآمدی کامل وظایف و به ردیابی پیشرفت کمک کنند. ترلو کاملا به صورت یکپارچه سازی (Power-Ups) شده در دسترس است بنابراین قابلیت کارکردی فوق‌العاده ای را فراهم می کند. به عنوان مثال، Google Drive Power-Up برای کاربران در ترلو در دسترس است.

از نقاط قوت این نرم افزار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. در ترلو به آسانی میتوانید برد، کار برگ و چک لیست تعریف کنید.
2. بردها اساسا یک پروژه / کمپین هستند که می توانیم بر اساس آن پروژه خاص، چندین لیست ایجاد کنیم و در این لیست ها می توانیم چندین کاربرگ برای آن لیست خاص ایجاد کنیم.
3. در ترلو به راحتی می توانید از هر منبع دیگری به این برنامه اضافه و یا کپی پیست کنید و گزینه های کشیدن و رها کردن برای فرمت های تصاویر، پی دی اف ها، اسناد و غیره آسان است و همینطور کلیدهای میانبر آن به صورت هوشمندانه انتخاب شده اند و به تسریع کار کمک می کنند.
4. در این نرم افزار بسیاری از گزینه های ادغام و یکپارچه سازی در دسترس هستند به عنوان مثال با جیمیل می تواند ادغام شود، به طوریکه که شما می توانید به طور مستقیم بر رویadd on کلیک کرده و محتوای ایمیل خود را به طور مستقیم در ترلو وارد کنید.
5. برچسب گذاری، اشارات و بسیاری گزینه های دیگر برای مدیریت راحت تر کار در این نرم افزار گنجانده شده است.
6. نسخه رایگان آن شامل تمام قابلیتهای پایه است که نیازمندیهای مربوط به مدیریت پروژه را رفع می کند.
7. شروع ترلو مبتنی بر وب بوده ولی در حال حاضر مبتنی بر مک و ویندوز نیز می باشد.
8. اخیرا به صفحه اصلی دیوار (مانند فیس بوک) اضافه شده که مرتب کردن اطلاعات را آسان تر می کند. این ویژگی برای زمانی که بطور همزمان در چندین برد مشارکت میکنید بسیار مفید است.
9. اعلانها در ترلو فوق العاده هستند وقتی که موعد انجام یک کار فرا می رسد، یا زمانی که یک عضو تیم به روز رسانی می کند، از طریق ایمیل یادآوری میشود.
10. امکان به اشتراک گذاری بردها به صورت عمومی و خصوصی در این برنامه وجود دارد و این باعث می شود همکاری با ذینفعان خارجی امکان پذیر باشد.
11. با ترلو پی گیری و سازماندهی جلسات، وضعیتهای معلق و وضعیت پیشرفت پروژه ها آسان است.
12. گزینه ها، تصاویر و برچسب های رنگی و بصری سازی فعالیت های مربوط به هر عضو به فهم وظایف کمک می کند.
13. ترلو یکی از معدود برنامه های کاربردی است که با این که رابط کاربری ساده و ظریفی دارد، از ویژگی های بسیار قدرتمند و انعطاف پذیری برخوردار است.
14. تمام ویژگی ها درون کارتها قرار داده شده اند و ترلو خیلی خوب با سبک های مختلف کار سازگار می شود می توانیم یک چک لیست ایجاد کنیم و یک وظیفه را با زیر مجموعه ای از کارهای مربوط به آن شبیه سازی کنیم، ضمیمه ها، برچسب ها، نظرات و غیره را هم اضافه کنیم.
15. در ترلو هرچیزی در یک نگاه برای کاربر قابل مشاهده است، بنابراین در صورت نیاز میتوان به هر وضعیت واکنش نشان داد و تمام مکالمات را در یک کاربرگ بایگانی نمود.
16. یک ویژگی جالب دیگر این است که تصاویر را می توان از ابزارهای دیگر درون یک کارت قرار داد و ترلو این تصایر را به عنوان کامنت استفاده می کند و نمایش می دهد.

معایب ترلو عبارتند از:
1. ترلو برای تیم های کوچک عالی است ولی برای تیم های بزرگ بسیار سنگین است.
2. گوشی های اپل تمام برنامه های مربوط به ترلو را مثل Watch app پشتیبانی نمی کند و این آزار دهنده است.
3. محدودیت رنگ پس زمینه هنگام سفارشی سازی آن وجود دارد و گزینه های مربوط به جستجو در ترلو ضعیف عمل می کند.
4. در یکپارچه سازیهایی که با ابزارهایی مثل Slack, Google drive اتفاق افتاده هنوز کمبودهایی وجود دارد و نسخه هایی که به روزرسانی می شود تغییرات عمده ای در این بروز رسانیها اتفاق نمی افتد به طوریکه ارزش پرداخت پول برای دریافت نسخه جدید را ندارد.
5. فرمت متن با "drag-select-change" معمول یا میانبرهای صفحه کلید که کاربران در برنامه های آشنای دیگر استفاده می کنند فعال نیست. در حالی که لازم است کاراکترها در متنها برای تغییر کلمات به بولد یا ایتالیک و همینطور برای تبدیل شدن به حالت هدر و یا فرمت های دیگر وارد شوند. لازم به ذکر است که فرمت متنی که ترلو استفاده می کند قالب بندی Markdown نامیده می شود. اگر بخواهید قالب متن را ویرایش کنید، باید قواعد درست را بدانید و به یاد داشته باشید.
6. خودکارسازی گردش کار یا خودکارسازی تخصیص وظایف می تواند ترلو را تقویت کند - اما ادغام با سایر برنامه هایی که ممکن است این نیاز را تامین کنند، این اتفاق را ممکن می کند.
7. گاهی اوقات شیتهای اکسل که برای مدیریت وظایف چندگانه لازم است در ترلو دیده نشده است.
8. استفاده از ابزارهای موجود در ترلو برای کاربران جدید 'گیج کننده و زمانبر است.
9. سوییچ از یک کارت به کارت دیگر و به روز رسانی در ترلو کمی زمانبر است.
10. هیچ گزینه ای برای خروجی گرفتن و اکسترکت داده ها (بردها، کارت ها و داده های دیگر) از ترلو به برخی از شیتها و.به فرمت صفحات گسترده و یا اسناد دیگر که می تواند یک ابزار بسیار مفید باشد وجود ندارد.
11. تنظیماتی برای دریافت اعلانهای محدود در بردهای تکی وجود ندارد.
12. ردیفهایی که در ترلو برای قرار دادن اطلاعات، در کنار هم قرار گرفته اند خیلی نزدیک به هم هستند که این موضوع زیبایی ظاهر آن را به هم می ریزد و طبیعی نیست.
13.گزینه تقویم در ترلو تعبیه نشده است و تنها یک Power up در نسخه رایگان آن وجود دارد.