موانع و مشکلات مدیریت پروژه

آیا شما همیشه رهبر گروه خود هستید و همه منافع تیم را حفظ و همه مسائل را سازماندهی می کنید و هدف مشخصی در ذهن خود همیشه دارید؟ اگر پاسخ شما بله باشد، می توانید راه خود را برای حرفه‌ای شدن در مدیریت پروژه به آسانی طی کنید. مدیریت پروژه در نوع خود یکی از پیچیده ترین زمینه های کاری است. مدیر پروژه، مسئول هدایت کل پروژه از شروع، برنامه ریزی، اجرا، کنترل تا تکمیل است. مدیران پروژه همیشه در یک تیم کار می کنند و اغلب، بازیکنان تیمهای دوستانه و بزرگ هستند.

به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید با افراد، فرهنگ ها، محیط ها و شرایط مختلف سازگار باشید. انعطاف پذیر بودن کلید ارتباطی تیم است و مدیر پروژه، سازنده و کنترل کننده تیم خود میباشد. برای اینکه یک مدیر پروژه عالی باشید، باید همزمان که رهبر و مسئول تیم هستید، همکار تیم هم باشید. مدیریت پروژه، یکی از چالش برانگیزترین شغلها است زیرا هیچ روزی برای مدیر پروژه مثل روزهای قبل نیست. ممکن است امروز یک روز  پر چالش باشد و شما باید از تمام مهارت خود برای حل چالشها استفاده کنید. هنگامی که مشکلی رخ میدهد، تیم تان راه حلها را در شما جستجو میکنند و این چیزی است که کار حرفه ای مدیریت پروژه را جذاب می کند.

شما به عنوان مدیر پروژه باید با هرگونه تعامل رسمی و غیررسمی برخورد کنید. اگر فکر میکنید فردی هستید که در اولین برخورد افراد را میشناسید، از این مهارت در تعامل با افراد بسیار سود خواهید برد. مدیر پروژه، اصولا شبیه یک روانشناس است و از مشکلات، خواسته ها و انتظارات کارمندان و مشتریان اطلاعات کاملی دارد. با این حال، علیرغم اینکه فردی از خود تیم است، در پروژه های خود احساسات عاطفی را درگیر مسائل کاری خود نمی کند.

برخی از وظایف مدیر پروژه عبارتند از: شرکت در روند ایجاد و اجرای پروژه، فراهم آوردن روش های ارتباطی، پیدا کردن راه حل مسائل تکراری، نظارت بر پیشرفت پروژه از ابتدا تا انتها و بسیاری از موارد دیگر. به طور خلاصه، شما مسئول اتصال هر پروژه به دنیای کسب و کار و مشتریان خود هستید.

باید آگاه باشید که کل مسئولیت موفقیت پروژه بر روی شانه های شماست. شما باید برای هر گونه اشتباهی که تیمتان مرتکب میشود پاسخگو و مسئولیت پذیر باشید و بر دقت کاری تیم خود تمرکز کنید. این حرفه، همیشه در حال تغییر و روبرویی با خواسته های جدید است. اگر شما فردی هستید که تنوع را به سکون ترجیح می دهد، مدیریت پروژه، کاری است که هرگز از آن خسته نخواهید شد. باوجود اینکه هیچ پروژه ای مشابه پروژه های قبلی نیست، با این حال، تخصص شما در هر زمینه ای و در هر زمان که در موقعیتهای مشابه قرار می گیرید، مفید خواهد بود و تجربه گذشته شما برای حل مشکلاتات ضروری خواهد بود.

لازم به یادآوری است که دانش مديريت پروژه گاهی اوقات به اندازه کافی برای شما برای تبدیل شدن به یک مدیریت پروژه خوب کافی نیست و شما علاوه بر رهبری تیم نیاز به مهارت های نرم افزاری هم دارید. در پستهای بعدی چند مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را معرفی خواهیم کرد.

مزایا و معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project)

نرم افزار مایکروسافت پروجکت یک ابزار مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. این نرم افزار میتواند بصورت شخصی و گروهی (تحت شبکه) مورد استفاده قرار گیرد. نسخه گروهی مایکروسافت پروجکت بر روی بستر شیر پوینت پیاده سازی میشود که در آن پروژه ها بصورت متمرکز بر روی سرور ذخیره شده توسط کاربران مورد استفاده قرار میگیرد. نسخه ابری مایکروسافت پروجکت در آفیس ۳۶۵ وجود دارد. این نسخه بر روی سرورهای مایکروسافت نصب شده و نیاز به سرور مجزا ندارد. لذا در هزینه های سخت افزاری صرفه جویی قابل توجهی مینماید. در ادامه برخی از نکات مثبت و منفی نرم افزار مایکروسافت پروجکت را عنوان میکنیم:

مزایای نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از قابلیتهایی که نرم افزار مایکروسافت پروجکت دارد این است که می توانید از آن برای نظر سنجی و اولیت بندی فعالیتها و تصمیم گیری استفاده کنید. این امکان فرصتی را فراهم می آورد تا فضای همکاری در سازمان ایجاد شده و تصمیم گیری از حالت متمرکز خارج شود. تحقیقات نشان داده است که تصمیم گیری غیر متمرکز احتمال موفقیت بیشتری نسبت به تصمیم گیری متمرکز دارد. لذا با استفاده از این ابزار، مایکروسافت پروجکت مدیر پروژه را به سمت اتخاذ تصمیمات صحیح تر سوق میدهد.

2. مدیریت و اختصاص منابع به پروژه های مختلف: زمانیکه تعداد پروژه ها یا منابع مورد استفاده در آنها زیاد میشود، مدیریت منابع مشکل  و گاها غیر ممکن میشود. ابزارهای مدیریت منابع نرم افزار مایکروسافت پروجکت  به گونه ای طراحی شده اند که تخصیص منابع و گزارش گیری از آنها به سادگی امکان پذیر است.

3. تخصیص منابع، توانایی شما را برای دیدن وظایف از قلم افتاده، وظایفی که شروع نشده، وظایف بدون مهلت زمانی، وظایف گروهی و غیره بالا می برد.

4. تسهیلات مبتنی بر وب: افراد می توانند وظایف خود را بدون نیاز به نصب نرم افزار آنها را در مرورگر خود مشاهده و ثبت نمایند. این قابلیت به ویژه برای سازمانهای بزرگ که تعدد منابع دارند بسیار مناسب است.

5. این نرم افزار مناسب کسانی است که به مدیریت متمرکز منابع، ارائه گزارشات قابل انعطاف، مدیریت متمرکز و یکپارچه بر روی پروژه های متعدد اهمیت میدهند و در تمام مراحل اجرایی پروژه، از جمع آوری ایده ها و نیازهای پروژه تا انتخاب یک پروژه درست و برنامه ریزی پروژه تا اجرا و همچنین مدیریت پروژه، این نرم افزار میتواند راهگشا باشد.

6. این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا تمام وظایف، منابع، زمان اجرای پروژه ها، زمان باقیمانده و پیشرفت پروژه را در یک گزارش مدیریتی مشاهده نمایید. این امکان باعث می شود تا تصمیمات دقیقتری را در مورد اختصاص مجدد منابع و همینطور عناصر دیگر دخیل در پروژه ها بگیرید و کل زیر مجموعه به صورت یکپارچه تحت نظر مدیر پروژه خواهد بود.

7. استفاده از این نرم افزار ساده بوده و ورود اطلاعات در آن به سرعت و به آسانی امکان پذیر است.

8. این نرم افزار، مجهز به ابزارهای برنامه نویسی و اسکریپت نویسی است که انعطاف پذیری آن را دو چندان میکند. با استفاده از این ابزارها میتوان افزونه هایی طراحی نمود و در نرم افزار مورد استفاده قرار داد. 

معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از مشکلات بزرگ این نرم افزار این است که اعمال تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها در عمل بسیار مشکل است. لذا بسیار دیده میشود که در ابتدای پروژه یک برنامه زمان ارائه شده و تا انتهای پروژه بدون تغییر باقی می ماند.

2. نسخه های متعددی از این نرم افزار ارائه شده است که استفاده از این نرم افزار را دچار چالش کرده است. گاها برنامه زمان بندی توسط نسخه بالاتر ارائه میشود که کارفرما با نسخه های پایین تر نمیتواند از آن استفاده نماید.

3. امکانات یادداشت گذاری در این نرم افزار بسیار ضعیف است. یادداشتها را نمیتوان به شکل گفتگو ثبت نمود. یعنی امکان ثبت پاسخ برای یادداشت وجود ندارد. بدتر از آن، امکان جستجوی یادداشتها نیز وجود ندارد. یعنی نمیتوانید یادداشتهایی که قبلا ثبت کرده اید پیدا کنید. این مساله یادداشتها را غیر قابل استفاده میکند.

4. امکان مرتب سازی لیست فایل های پشتیان وجود ندارد. لذا در بازگردانی فایلهای پشتیبان بایستی بسیار دقت کنید چرا که ممکن است موجب از دست رفتن اطلاعات پروژه هایتان شود.

5. با اینکه مدت زیادی است از ارائه این محصول میگذرد، هنوز ایرادات کاربردی زیادی دارد. حتی چنین به نظر میرسد نسخه های جدید بسیار ناپایدار تر از نسخه های قدیمی است. لذا بسیاری پیشنهاد نموده اند که در پروژه های جدی بر خروجیهای این نرم افزار تکیه نشود.

6. این نرم افزار ابزارهای موثری برای مدیریت تیم ندارد. بطور مثال راهی برای اندازه گیری بهره وری تیم و افراد وجود ندارد. تعریف شاخصهای بهره وری و عملکرد افراد به مدیر کمک میکند تا جو شایسته سالاری را در تیم حکم فرما نموده و تیم را بطور موثر تری مدیریت نماید.

7. این نرم افزار بسیار گران است. هزینه تهیه این نرم افزار برای شرکتهای کوچک یا متوسط بسیار بالاست. هزینه نسخه ابری این نرم افزار ۵۵ دلار در ماه به ازای هر کاربر است!

8. برای کاربران مبتدی و جدید استفاده از این نرم افزار دشوار است و این باعث میشود که استفاده از نرم افزار برای کاربران جدید با تردید همراه باشد.

9. بعضی از گزینه های پیشرفته در این نرم افزار مثل تسطیح منابع، پیچیده و دست و پا گیر است. فرمت بندی هدر برای قرار دادن آیکون ها یا آرم های مختلف آسان نیست و سوییچ از یک فعالیت به فعالیت  دیگر دشوار است. به این دلیل به ندرت از این قابلیتهای نرم افزار استفاده میشود.

10. یکی دیگر از معایب این نرم افزار عدم وجود امکانات ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه است. بدون ابزارهای ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه مدیریت پروژه بسیار دشوار و غیر علمی می باشد.

دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟

از رادیو مکررا می شنوید که فلان مسئول گفت: "این پروژه را با موفقیت به پایان رساندیم". از خودم می پرسم آیا از نظر همه پروژه موفق بوده است؟ مدیر پروژه، مشاور، پیمانکار، کارفرما، بهره بردار و دهها و صدها عامل دیگر؟ اگر از مدیران پروژه در مورد موفقیت بپرسید، پاسخهای متنوعی می شنوید. هرچند نقاط اشتراکی نیز در این زمینه وجود دارد. در زیر دیدگاههای مختلف در مورد موفقیت بیان شده است:

از نظر مدیر پروژه:
از نظر مدیر پرژه، احتمالا موفقیت پروژه یعنی همه فعالیتها با موفقیت به پایان برسند. علاوه بر آن اوضاع تیم و پروژه کنترل شده باشد و خروجی فعالیتها، کیفیت لازم را داشته باشد. مدیریت صحیح و موثر ریسکهای پروژه، فاکتور دیگریست که یک مدیر پروژه به آن توجه دارد.

از نظر کارفرمای پروژه:
از نظر کارفرما، پرروژه ای موفق است که تمام فاکتور های سوددهی (از دیدگاه زمان، هزینه و کیفیت) را داشته باشد. همچنین ممکن است برای برخی از کارفرمایان، مدیریت ارتباطات و تغییرات هم اهمیت داشته باشد. چرا که یک کارفرما، بخصوص اگر تازه کار و بی تجربه باشد، به دنبال این است که دانش و تجربه خود را به کمک مشاور و پیمانکار، ارتقاء دهد. بنابراین نیاز به مدیریت موثر ارتباطات دارد. همچنین بواسطه بی تجربگی خود، ممکن است در خواسته های خود دچار تردید شود که به تبع آن، پروژه را دچار تغییرات میکند. مدیریت این تغییرات هم احتمالا یکی از فاکتورهای موفقیت کارفرما بحساب می رود.

از نظر اعضای تیم پروژه:
از نظر اعضای تیم، موفقیت تعاریف متفاوتی دارد. فرد با انگیزه، هر پروژه را فرصتی برای یادگیری و کسب تجربه میداند. همچنین ممکن است این فرد به دنبال گسترش روابط خود و پیدا کردن کار مورد علاقه اش باشد. برخلاف آن، فرد بی انگیزه، از زیر کار در رفتن را نوعی موفقیت می داند. به شما توصیه میکنم از اعضای تیم خود در مورد موفقیت سوال کنید. مطمئن هستم جوابهای غافلگیر کننده ای خواهید شنید و از تنوع دیدگاههای آنها شگفت زده خواهید شد.

از نظر بهره بردار:
بهره بردار ممکن است خود کارفرما و یا توده ای از مردم باشد. بنابراین دامنه و تنوع خواسته ها میتواند به طرز عجیبی نا معین باشد. بنابراین پیشنهاد میکنم قبل از شروع و بعد از پایان پروژه، نظر بهره بردار را در مورد موفقیت پروژه تا حد امکان جویا شوید. چرا که استفاده کننده واقعی پروژه، آنها هستند و بالطبع، رضایت آنها در مورد پروژه، از هر کس دیگری مهمتر است.

موفقیت، نتیجه تلاش تیمهای مختلف است. و این مدیر پروژه است که بایستی برای رسیدن به موفقیت، خواسته های این تیم ها را تا حد امکان به هم نزدیک کند. در این صورت، اهداف متمرکز شده و همه برای موفقیت تلاش خواهند کرد.

با مخالفانتان دوست شوید!!

از لحاظ پزشکی، بعضی از ویروسها در مقابل دارو مقاومت بیشتری از خود نشان می دهند. سوال اینست که چطور این ویروسها در مقابل دارو مقاومت پیدا میکنند؟ بطور مثال ویروسهای آنفولانزا، هر سال هوشمند تر و قوی تر از سال قبل میشوند.
این موضوع در یک پروژه بطور مشابهی اتفاق می افتد. معمولا در هر پروژه ای افرادی هستند که با مدیر پروژه مخالفت میکنند و از او تبعیت نمی کنند. برای مدیریت این افراد، باید آنها را بشناسیم و دلایل مخالفت آنها را بدانیم.

نوع مخالفت :
مخالفت غیر مستقیم:
این افراد هنگام برنامه ریزی سرشان را به نشانه تائید تکان میدهند و با تصمیمات شما مخالفتی نمی کنند. معمولا سوالی نمیکنند و با شما هم عقیده هستند. تا اینجا مشکلی وجود ندارد. اما در عمل، وقتی بعد از مدتی آنها را چک میکنید، میبینید برنامه را نادیده گرفته و کارهای محول شده را انجام نداده اند. من شخصا تجربه کار با این افراد را داشته ام. آنها در جلسات مدیریتی با شما موافقند ولی به محض بیرون رفتن از جلسه، مخالفت را شروع میکنند. این مساله معمولا به ضرر آنها تمام میشود. چرا که برای مدیریت آنها مجبورید از روشهای ریز-مدیریتی استفاده کنید.

مخالفت مستقیم:
مخالفت این افراد بصورت مستقیم اتفاق می افتد. داخل جلسه و بیرون جلسه دم از مخالفت میزنند و شما را زیر سوال میبرند. احتمالا خود آنها زمانی مدیر پروژه بوده اند و از جزئیات کار تا حدودی خبر دارند.

خرابکارها:
این مخالفت احتمالا بدترین و مخرب ترین نوع مخالفت است. آنها معمولا به سختی تلاش میکنند تا در غیاب شما کارهای انجام داده شده را خراب کنند. بطوریکه برای کنترل وضعیت، مجبور میشوید با مدیران ارشد پروژه جلسات بحرانی تشکیل دهید که تصمیمات اتخاذ شده در این جلسات معمولا به نفع این افراد نخواهد بود.

چطور با افراد مخالف برخورد کنیم؟
مهمترین قدم برای مدیریت این افراد، شناسایی انگیزه و علل مخالفت آنهاست. این علل نیز به سه دسته کلی تقسیم میشوند:
1. به اصطلاع عامه، این افراد از شما خوششان نمی آید
2.از روال کاری که شما تعریف کرده اید ناراضی هستند
3.احتمالا در گذشته شغل شما را داشته اند و حالا شما جای آنها را اشغال کرده اید

بعد از اینکه انگیزه آنها برای مخالفت را کشف کردید، بهتر میتوانید آنها را مدیریت کنید. برای مدیریت این افراد، اولین و کم هزینه ترین قدم، صحبت کردن با آنهاست. نگرانیتان را بیان کنید و به مشکلات آنها گوش فرادهید. 1% احتمال دهید که آنها دلیل قانع کننده ای برای مخالفت با شما داشته باشند. سعی کنید روابطتان را مثبت کنید. به یاد داشته باشید که این کار زمان خواهد برد. بنابراین صبور باشید. اگر با صحبت کردن به نتیجه مطلوب نرسیدید، راههای دیگر را امتحان کنید. یادتان باشد که اخراج آخرین راه است. هرگز آخرین گزینه را اول استفاده نکنید.

اثر هاوتورن (Hawthorne)

هاوتورن نام شخص ارائه کننده آن نیست. بلکه نام محلی است که این تحقیق در آن انجام شده.
این تحقیق در یکی از کارخانه های نزدیک شیکاگو برای اندازه گیری اثر نور بر روی عملکرد کارگران انجام شد. نتیجه بسیار جالب بود.
نتیجه این بود که کاهش یا افزایش شدت نور، هردو باعث افزایش کارایی افراد میشد. به عبارت دیگر، کارگران به تغییرات، واکنش مثبت نشان میدادند. درواقع این تغییر رفتار به دلیل این بود که افراد احساس میکنند تحت نظر هستند. بعدها این تغییرات بر روی موارد دیگری (از جمله تغییر ساعت کاری، ساعت ناهار و استراحت و موارد مشابه) اعمال شد و نتیجه یکسانی از آنها گرفته شد.
یکی از بارز ترین نمونه های این اثر که ممکن است تجربه کرده باشید، افزایش کارایی افراد بدلیل تغییر موقعیت (کاری یا مکانی) آنها می باشد.
نکته مهم اینست که تاثیر این روش، کوتاه مدت بوده و فقط برای مدیریت موضعی و موقت قابل استفاده است. بنابراین استفاده از آن بعنوان یک ابزار و پلان مدیریتی بلند مدت توصیه نمی شود.

کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم

برای زنده نگه داشتن یک پروژه به دو چیز بایستی اهمیت داده شود: به تیم پروژه و به مشتریان آن. یک مدیر پروژه زمانی میتواند سوار بر پروژه باشد که یک دید کلی از تمام رویدادهای پروژه و تیمش داشته باشد.

اگر میخواهید کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانید به نکات زیر توجه کنید:

با دقت پروژه را مانیتور کنید
مانیتور کردن پیشرفت پروژه مهم ترین کار ناخدای پروژه است. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. نرم افزارهای کنترل پروژه میتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار دهند. کافیست اطلاعات پروژه را در آن ثبت کنید و هنگام نیاز به آن رجوع کنید. در این صورت نیازی نیست به همه اجزای پروژه سرک بکشید تا از وضعیت آن با خبر شوید. این کار هم وقت گیر است و هم دقت پایینی دارد. برخی از نرم افزارها حتی میتوانند پروژه را بصورت اتوماتیک مانیتور کنند. بنابر این با کمی دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، میتوانید دقت و سرعت مانیتور کردن را تا حد زیادی بالا ببرید.

نیازهایتان را مرور کنید
نیازهای پروژه را مرتبا با خود مرور کنید. ناخدای پروژه باید بداند چه چیزی را دقیقا قرار است تحویل دهد. یکی از مهمترین دلایل تاخیر در پروژه ها اینست که اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف نشده. من پروژه های زیادی دیده ام که بدلیل همین عدم شفافیت، تاریخ پایان آن مرتبا به تعویق می افتد و هرگز به پایان نمی رسد. اگر اهداف پروژه توسط کارفرما مرتبا دچار تغییر میشود، دلایل آن باید بررسی و رفع شوند. بعد از اینکه اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف شد، تیم پروژه نیز باید در این خصوص توجیه شوند. برای این کار، بهتر است اهداف و نیازهای پروژه ثبت و بین اعضای تیم منتشر شود. برخی حتی پا را فراتر گذاشته و اهداف و نیازها را در اختیار عموم قرار میدهند. برای این کار، بخصوص در پروژه های بزرگ، میتوان از وبسایت و یا رسانه های عمومی استفاده کرد.

اولویتها را تثبیت کنید
مهمترین چیز در پروژه چیست؟ اینکه سر وقت تمام شود؟ اینکه در هزینه از بودجه تجاوز نکند؟ اینکه با کیفیت بالایی اجرا شود؟ اینکه مشتری را ارضا کند؟ یا چیز دیگریست؟
قبل از شروع پروژه، با ذینفعان آن جلسه بگذارید و با آنها در مورد این موضوع صحبت کنید. اجازه بدهید خود آنها در این مورد تصمیم بگیرند. من پروژه هایی را دیده ام که حتی خود کارفرما اولویت اول پروژه را نمیداند. با چنین کارفرمایی مطمئنا هنگام تحویل پروژه با مشکل مواجه خواهید شد. برگزاری جلسه با کارفرما قبل از شروع پروژه، فرصتی را برای او فراهم خواهد کرد که بفهمد چه چیزی برایش مهم است.
بعد از اینکه اولویتها مشخص شد، تیمتان را از آن با خبر کنید و برنامه تان را با توجه به آن اولویت باز بینی کنید.

مطابق برنامه حرکت کنید
برخی از مدیران پروژه، در ابتدای پروژه به برنامه پایبند هستند و مطابق آن پیش میروند. به محض اینکه تغییری در پروژه اتفاق بیفتد که خارج از برنامه باشد، برنامه را کنار میگذارند. تغییر در پروژه همیشه وجود دارد. یک مدیر پروژه خوب، برنامه خود را مطابق با این تغییرات به روز میکند. من پروژه هایی داشته ام که در آنها هفته ای یک بار برنامه را به روز کرده ام. در این صورت تصویر هفته بعد و کارهایی که قرار است طی آن انجام شود، همیشه برایم واضح و شفاف بوده است.

بودجه تان را مدیریت کنید
مدیریت نادرست بودجه منشا خیلی از مشکلات است. یک مدیر پروژه باید بداند بودجه ای که در اختیار دارد برای چه مقدار کار کافیست و کارها را بر اساس آن بودجه اولویت بندی کند. بسیاری از پروژه ها بدلیل کمبود بودجه متوقف میشوند. بنابراین مدیر پروژه بایستی همیشه برای جبران بودجه (مثلا از طریق گرفتن وام ..) برنامه داشته باشد. کمبود بودجه را با کارفرما در میان بگذارید. هرچند تجربه شخصی من نشان داده که کارفرما معمولا راه حل عملی برای این موضوع ارائه نخواهد کرد. این موضوع را جدی بگیرید!!