مزایا و معایب نرم افزار رایک (Wrike)

نرم افزار رایک (Wrike)، یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب است که دارای نسخه موبایل (Android, iOS) نیز می باشد. این نرم افزار فضای همکاری را بین افراد پروژه تقویت میکند. حتی میتواند مشتری را نیز در این فضا سهیم کند. این نرم افزار از سه جزء اصلی تشکیل شده است که عبارتند از پروژه ها، پوشه ها و وظایف. 


قابلیتهای نرم افزار رایک را میتوان در موارد زیر خلاصه نمود:

۱. امکان نظارت مدیر بر وضعیت پروژه ها با استفاده از گزارشات آنلاین

۲. قابلیت تدوین استراتژی و هدفگذاری و تبدیل آنها به برنامه های عملیاتی و اجرایی

۳. امکان مشارکت مشتری در هدفگذاری و در نظر گرفتن منافع همه ذینفعان پروژه در پروسه هدفگذاری

۴. ردیابی و مدیریت تیم ها و اعضای تیم ها و ردیابی جریانات کاری 

۵. نمودارهای مختلف برای نمایش زمان بندی پروژه

۶. امکان نمایش خلاصه پیشرفت پروژه ها در قالب گزارشات داشبورد. در این خصوص رایک ادعا کرده است که میتوان اطلاعات مهم یک پروژه را در کمتر از ۳۰ ثانیه مرور نمود.

۷. انعطاف پذیری بالا برای نمایش کارها

۸. رایک مجهز به ابزارهایی است که ارتباطات عوامل پروژه را تقویت میکند.

۹. دارای گزارشاتی برای ردیابی پروژه ها و عملکرد تیم و کارهای باقیمانده و انجام شده توسط آنان است.

۱۰. این نرم افزار میتواند اعضای تیم را از برنامه های کاریشان مطلع نماید. به این ترتیب هیچ عذری برای فراموش کردن کارها وجود نخواهد داشت

۱۱. در رایک امکان تعریف و تخصیص کار وجود دارد


با وجود امکانات جالب و کاربردی رایک، معایبی نیز در آن وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:

۱. در نسخه جدید رایک، فرمت گزارش دهی و تفکیک پروژه ها تغییر پیدا کرده است که این تغییرات چندان مورد پسند مشتریان نیست. فرمت نسخه های قبلی که در آنها پروژه ها با رنگ آمیزی از یکدیگر تفکیک میشدند مورد استقبال بیشتری واقع میشد

۲. پروسه فیلتر کردن داده ها در رایک پیچیده و مشکل است. فیلترهای از پیش تعیین شده متناسب با نیاز همه شرکتها و پروژه ها نیست.

۳. تعریف ساختار درختی فعالیتها در رایک پیچیده است و ممکن است موجب سردرگمی کاربر شود.

۴. یکی از دلایل پیچیدگی نرم افزار رایک، امکانات بیش از اندازه آن است. بعضی از امکانات آن چندان مورد استفاده قرار نمیگیرند و جا را برای امکانات پر استفاده تنگ کرده اند. پیدا کردن یک امکان در میان انبوه امکانات کمی مشکل و زمان بر است

۵. تکنولوژی مورد استفاده در پیاده سازی این نرم افزار قدیمی بوده و این باعث کند شدن کاربری سیستم میشود. این کندی گاها محسوس بوده و از حوصله کاربر خارج میشود.

۶. تقویم مشترکی برای مشاهده کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه وجود ندارد.

۷. این نرم افزار نیاز به داشتن یک راهنمای استفاده برای کسانی که در مدیریت پروژه کم تجربه هستند دارد.

اثر هاوتورن (Hawthorne)

هاوتورن نام شخص ارائه کننده آن نیست. بلکه نام محلی است که این تحقیق در آن انجام شده.
این تحقیق در یکی از کارخانه های نزدیک شیکاگو برای اندازه گیری اثر نور بر روی عملکرد کارگران انجام شد. نتیجه بسیار جالب بود.
نتیجه این بود که کاهش یا افزایش شدت نور، هردو باعث افزایش کارایی افراد میشد. به عبارت دیگر، کارگران به تغییرات، واکنش مثبت نشان میدادند. درواقع این تغییر رفتار به دلیل این بود که افراد احساس میکنند تحت نظر هستند. بعدها این تغییرات بر روی موارد دیگری (از جمله تغییر ساعت کاری، ساعت ناهار و استراحت و موارد مشابه) اعمال شد و نتیجه یکسانی از آنها گرفته شد.
یکی از بارز ترین نمونه های این اثر که ممکن است تجربه کرده باشید، افزایش کارایی افراد بدلیل تغییر موقعیت (کاری یا مکانی) آنها می باشد.
نکته مهم اینست که تاثیر این روش، کوتاه مدت بوده و فقط برای مدیریت موضعی و موقت قابل استفاده است. بنابراین استفاده از آن بعنوان یک ابزار و پلان مدیریتی بلند مدت توصیه نمی شود.

نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید

از دفتر مدیریت پروژه با شما تماس میگیرند و به شما اطلاع میدهند که آخر همین ماه، پروژه شما شروع می شود. 
برای بالا بردن تاثیر اولیه (First Impression)، در روزهای اولیه کارهای زیر را انجام ندهید: 

1. تاخیر نداشته باشید: البته بسیار واضح است که تاخیر وجهه شما را تخریب میکند. حتی اگر میتوانید زودتر از موعد سر قرار حاضر شوید. این به شما فرصت میدهد که محیط جلسه را کمی برانداز کنید.

2. یادداشت بر ندارید: سعی کنید بجای یادداشت برداری، با چشمهایتان عکس برداری کنید. به ایده های ارائه شده خوب گوش دهید و فعالیتها را به خاطر بسپارید. 

3. سوال نپرسید: مطمئنا در جلسات اول سوالات زیادی برایتان پیش خواهد آمد. اما خودتان را کنترل کنید. سوالاتتان را در ذهنتان نگه دارید و بیرون از جلسه در مورد آنها تحقیق کنید.

با مخالفانتان دوست شوید!!

از لحاظ پزشکی، بعضی از ویروسها در مقابل دارو مقاومت بیشتری از خود نشان می دهند. سوال اینست که چطور این ویروسها در مقابل دارو مقاومت پیدا میکنند؟ بطور مثال ویروسهای آنفولانزا، هر سال هوشمند تر و قوی تر از سال قبل میشوند.
این موضوع در یک پروژه بطور مشابهی اتفاق می افتد. معمولا در هر پروژه ای افرادی هستند که با مدیر پروژه مخالفت میکنند و از او تبعیت نمی کنند. برای مدیریت این افراد، باید آنها را بشناسیم و دلایل مخالفت آنها را بدانیم.

نوع مخالفت :
مخالفت غیر مستقیم:
این افراد هنگام برنامه ریزی سرشان را به نشانه تائید تکان میدهند و با تصمیمات شما مخالفتی نمی کنند. معمولا سوالی نمیکنند و با شما هم عقیده هستند. تا اینجا مشکلی وجود ندارد. اما در عمل، وقتی بعد از مدتی آنها را چک میکنید، میبینید برنامه را نادیده گرفته و کارهای محول شده را انجام نداده اند. من شخصا تجربه کار با این افراد را داشته ام. آنها در جلسات مدیریتی با شما موافقند ولی به محض بیرون رفتن از جلسه، مخالفت را شروع میکنند. این مساله معمولا به ضرر آنها تمام میشود. چرا که برای مدیریت آنها مجبورید از روشهای ریز-مدیریتی استفاده کنید.

مخالفت مستقیم:
مخالفت این افراد بصورت مستقیم اتفاق می افتد. داخل جلسه و بیرون جلسه دم از مخالفت میزنند و شما را زیر سوال میبرند. احتمالا خود آنها زمانی مدیر پروژه بوده اند و از جزئیات کار تا حدودی خبر دارند.

خرابکارها:
این مخالفت احتمالا بدترین و مخرب ترین نوع مخالفت است. آنها معمولا به سختی تلاش میکنند تا در غیاب شما کارهای انجام داده شده را خراب کنند. بطوریکه برای کنترل وضعیت، مجبور میشوید با مدیران ارشد پروژه جلسات بحرانی تشکیل دهید که تصمیمات اتخاذ شده در این جلسات معمولا به نفع این افراد نخواهد بود.

چطور با افراد مخالف برخورد کنیم؟
مهمترین قدم برای مدیریت این افراد، شناسایی انگیزه و علل مخالفت آنهاست. این علل نیز به سه دسته کلی تقسیم میشوند:
1. به اصطلاع عامه، این افراد از شما خوششان نمی آید
2.از روال کاری که شما تعریف کرده اید ناراضی هستند
3.احتمالا در گذشته شغل شما را داشته اند و حالا شما جای آنها را اشغال کرده اید

بعد از اینکه انگیزه آنها برای مخالفت را کشف کردید، بهتر میتوانید آنها را مدیریت کنید. برای مدیریت این افراد، اولین و کم هزینه ترین قدم، صحبت کردن با آنهاست. نگرانیتان را بیان کنید و به مشکلات آنها گوش فرادهید. 1% احتمال دهید که آنها دلیل قانع کننده ای برای مخالفت با شما داشته باشند. سعی کنید روابطتان را مثبت کنید. به یاد داشته باشید که این کار زمان خواهد برد. بنابراین صبور باشید. اگر با صحبت کردن به نتیجه مطلوب نرسیدید، راههای دیگر را امتحان کنید. یادتان باشد که اخراج آخرین راه است. هرگز آخرین گزینه را اول استفاده نکنید.

مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی

خیلی اوقات میشنویم که فلان مدیر پروژه چقدر در کارش موفق است. و می گویند انگار او مدیر پروژه بدنیا آمده است. این موضوع مرا به فکر واداشت که آیا واقعا مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی؟ برای پاسخ به این سوال، بیایید نگاهی به ویژگیهای رقابتی یک مدیر موفق بیندازیم:
دانش کاربردی: شناخت و درک فرایندهای درگیر با پروژه، و پیامدهای یک تصمیم، به مدیر پروژه کمک میکند که در تصمیم گیری خود، دقت لازم را داشته باشد. این یک مهارت است که فرد طی سالها کسب تجربه و مطالعه فرایندها، به آن دست پیدا میکند.
مهارت فنی: علاوه بر شناخت فرایندها، آشنایی با ابزارها و تکنولوژی انجام فعالیتها نیز به بالا بردن درصد موفقیت مدیر پروژه کمک میکند.
مهارتهای مدیریت پروژه: برای مدیر پروژه بودن، باید مدیر پروژه بود!. یک مدیر پروژه تا زمانیکه در یک پروژه واقعی فعالیت نکند، نمیتواند مهارتهای لازم مدیریت را کسب کند. بنابراین، شرایط محیطی و استفاده از فرصتهای شغلی مناسب، در پرورش یک مدیر پروژه تاثیر قابل توجهی خواهد داشت.
رهبری: لری الیسون، موسس شرکت اوراکل گفته: "مشکلی نبوده که برای رسیدن به موفقیت لازم باشد و من پشت سر نگذاشته باشم". هر مدیر پروژه موفقی شرایط سخت و غیر قابل پیش بینی را تجربه کرده است. در چنین موقعیتی، صبر و خلاقیت مدیر میتواند بهترین ابزار برای حل آن مشکل و رسیدن به موفقیت باشد.

با توجه به توضیحات بالا، نظر شما در مورد ذاتی یا اکتسابی بودن مدیریت چیست؟ به نظر من هردو میتواند در موفقیت فرد موثر باشد. هرچند تا به حال ژنی به نام "مدیریت پروژه" کشف نشده! اما آنچه مسلم است، یک مدیر با پرورش مهارتهای مدیریتی میتواند درصد موفقیتش را افزایش دهد.

نکاتی برای بستن پروژه

تحویل پروژه به این معنی نیست که کار شما تمام شده. هنوز کارهای زیادی برای انجام باقی مانده. برای اینکه کار شما حرفه ای جلوه کند، نباید از آنها غافل شوید. کارهایی که من تجربه کرده ام در 5 شماره خلاصه میشوند:

1. دقت در تحویل: تیم پروژه شما، مسئول تحویل درست و کامل پروژه نیست. بلکه خود شما در قبال کار تحویل شده مسئولید. بنابراین قبل از تحویل، مجددا از صحت کار و اسناد اطمینان حاصل کنید. مستندات پروژه را نیز به کارفرما تحویل دهید. دقت در تحویل پروژه، شماره موبایلتان را به Speed Dial کارفرما اضافه خواهد کرد. چرا که کارفرما روی شما بعنوان یک مدیر پروژه حرفه ای حساب خواهد کرد و از مشاوره شما در پروژه های دیگر نیز استفاده خواهد کرد.

2. دروس آموخته شده: مستند سازی و ثبت دروس آموخته شده یکی از مهمترین فازهای بستن پروژه است که کمتر مدیری به آن توجه میکند. مستند سازی تجربیات هر پروژه، مهارتی است که مدیران موفق از آن استفاده میکنند. این مستندات میتواند شامل یادداشتهای شبانه، صورتجلسات و حتی نامه نگاری های انجام شده برای حل یک مشکل خاص باشد.

3. مستند سازی: همه فایلهای مربوط به پروژه را بصورت کلاسه بندی شده ذخیره کنید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین در این زمینه میتواند کار شما را ساده تر کند. اگر از چنین ابزارهایی استفاده میکنید حتما از آنها کپی آفلاین تهیه کنید و در آرشیو شخصی خودتان نگهداری کنید.

4. جشن بگیرید: اگرچه این مورد در اولویت نیست، اما تصویر مثبتی در ذهن کارفرما از شما بجای میگذارد. من اسم آن را Last Impression میگذارم. همکاری مجدد با کارفرما، تا حدودی بستگی به همین Last Impression دارد. بنابراین از آن غافل نشوید. حتما برای جشن گرفتن بودجه ای در نظر داشته باشید هرچند ناچیز. برای جشن گرفتن حتما لازم نیست یک مهمانی باپکوه ترتیب بدهید. با یک دعوت ساده به شام یا نهار میتوانید نتیجه مطلوبتان را بگیرید.