مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی

خیلی اوقات میشنویم که فلان مدیر پروژه چقدر در کارش موفق است. و می گویند انگار او مدیر پروژه بدنیا آمده است. این موضوع مرا به فکر واداشت که آیا واقعا مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی؟ برای پاسخ به این سوال، بیایید نگاهی به ویژگیهای رقابتی یک مدیر موفق بیندازیم:
دانش کاربردی: شناخت و درک فرایندهای درگیر با پروژه، و پیامدهای یک تصمیم، به مدیر پروژه کمک میکند که در تصمیم گیری خود، دقت لازم را داشته باشد. این یک مهارت است که فرد طی سالها کسب تجربه و مطالعه فرایندها، به آن دست پیدا میکند.
مهارت فنی: علاوه بر شناخت فرایندها، آشنایی با ابزارها و تکنولوژی انجام فعالیتها نیز به بالا بردن درصد موفقیت مدیر پروژه کمک میکند.
مهارتهای مدیریت پروژه: برای مدیر پروژه بودن، باید مدیر پروژه بود!. یک مدیر پروژه تا زمانیکه در یک پروژه واقعی فعالیت نکند، نمیتواند مهارتهای لازم مدیریت را کسب کند. بنابراین، شرایط محیطی و استفاده از فرصتهای شغلی مناسب، در پرورش یک مدیر پروژه تاثیر قابل توجهی خواهد داشت.
رهبری: لری الیسون، موسس شرکت اوراکل گفته: "مشکلی نبوده که برای رسیدن به موفقیت لازم باشد و من پشت سر نگذاشته باشم". هر مدیر پروژه موفقی شرایط سخت و غیر قابل پیش بینی را تجربه کرده است. در چنین موقعیتی، صبر و خلاقیت مدیر میتواند بهترین ابزار برای حل آن مشکل و رسیدن به موفقیت باشد.

با توجه به توضیحات بالا، نظر شما در مورد ذاتی یا اکتسابی بودن مدیریت چیست؟ به نظر من هردو میتواند در موفقیت فرد موثر باشد. هرچند تا به حال ژنی به نام "مدیریت پروژه" کشف نشده! اما آنچه مسلم است، یک مدیر با پرورش مهارتهای مدیریتی میتواند درصد موفقیتش را افزایش دهد.

نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید

از دفتر مدیریت پروژه با شما تماس میگیرند و به شما اطلاع میدهند که آخر همین ماه، پروژه شما شروع می شود. 
برای بالا بردن تاثیر اولیه (First Impression)، در روزهای اولیه کارهای زیر را انجام ندهید: 

1. تاخیر نداشته باشید: البته بسیار واضح است که تاخیر وجهه شما را تخریب میکند. حتی اگر میتوانید زودتر از موعد سر قرار حاضر شوید. این به شما فرصت میدهد که محیط جلسه را کمی برانداز کنید.

2. یادداشت بر ندارید: سعی کنید بجای یادداشت برداری، با چشمهایتان عکس برداری کنید. به ایده های ارائه شده خوب گوش دهید و فعالیتها را به خاطر بسپارید. 

3. سوال نپرسید: مطمئنا در جلسات اول سوالات زیادی برایتان پیش خواهد آمد. اما خودتان را کنترل کنید. سوالاتتان را در ذهنتان نگه دارید و بیرون از جلسه در مورد آنها تحقیق کنید.

6 امکانی که یک داشبورد کامل باید به شما بدهد

برای یک مدیر پروژه بسیار مهم است که آخرین اطلاعات را بصورت دقیق و خلاصه داشته باشد و در صورت نیاز بتواند به راحتی به جزئیات آن مراجعه کند. 
اگر میخواهید اطلاعات پروژه هایتان را یک جا و به روز داشته باشید، باید در پی یک داشبورد کامل باشید. 
مزیت داشبورد در مقایسه با جداول اکسل و ابزارهای رایج امروزی اینست که اطلاعات داشبورد همواره بروز بوده و به راحتی قابل انتشار است. مثلا اگر بخواهید گزارشی را به کارفرما ارائه دهید، مجبور نیستید اطلاعات را بصورت اکسل از زیر گروهها جمع آوری کنید و از آنها خلاصه تهیه کنید. بلکه در یک داشبورد خوب، اطلاعات با یک کلیک قابل دسترس خواهد. 
برای انتخاب و خرید یک داشبورد کامل، حتما موارد زیر را در نظر داشته باشید: 

1.مطابقت با نیازهایتان 
داشبوردی که نتوانید گزارشات مورد نیازتان را از آن استخراج کنید، عملا یک ابزار لوکس و غیر کاربردی است. داشبوردی مناسب است که به راحتی بتوانید تغییرات مورد نظرتان را بر آن اعمال کنید. مثلا بتوانید گزارشات را بصورت جدول و نمودار، با آرم شرکت به همراه توضیحات و یادداشت های تکمیلی از آن استخراج کنید. 

2.قدرت مانور روی اطلاعات 
در یک داشبورد خوب، به راحتی میتوانید اطلاعات را فیلتر و گروه بندی نموده و یا اطلاعات اضافی را حذف کنید. همچنین میتوانید خروجیهای دلخواهتان را از اطلاعات بگیرید و از آن برای محاسبات تکمیلی و یا حتی لینک به ابزارهای دیگر استفاده کنید. مثلا میتوانید لیست مالی یک پیمانکار را گرفته و به نرم افزار آن پیمانکار لینک کنید. 

3.گروه بندی پروژه ها 
اگر چند پروژه در دست دارید، بهتر است داشبوردی انتخاب کنید که در آن بتوانید همه پروژه هایتان را مشاهده و مدیریت کنید. حتی بتوانید پروژه ها را گروه بندی کنید و به اصطلاح سبد پروژه تشکیل دهید. بطور مثال پروژه های دولتی را در یک سبد و پروژه های خصوصی را در سبد دیگر قرار دهید. 

4.دسترسی به اطلاعات جزئی 
در یک داشبورد کامل، علاوه بر اینکه میتوانید اطلاعات را بصورت خلاصه مشاهده کنید، میتوانید با یک کلیک روی خلاصه ها، به جزئیات آن هم دسترسی پیدا کنید. 

5.انتشار اطلاعات 
یکی از قابلیتهایی که یک داشبورد کامل باید داشته باشد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات است. مثلا بتوان اطلاعات را با یک کلیک ایمیل کرد. و یا حتی بتوان گزارش خاصی را بصورت ماهانه و اتوماتیک برای کارفرما ارسال کرد. 

6.به روز رسانی 
داشبورد ایده آل، بایستی به نرم افزارهای مدیریت پروژه لینک بوده و بصورت اتوماتیک آخرین اطلاعات را از آنها دریافت نماید. در غیر اینصورت، تهیه اطلاعات و وارد کردن آنها در داشبورد، چیزی جز اتلاف وقت و هزینه نخواهد بود.

مشاور که دو تا شد ...

هرچه بیشتر بهتر؟
دو تا پیتزا بهتر از یک پیتزاست. دو تا خانه، دو تا اتومبیل. 
دو تا مشاور چطور؟ شاید به نظر برسد که دو تا مشاور از قاعده «افراد بیشتر، زمان کمتر» تبعیت میکند. تجربه شخصی نشان داده که دو تا مشاور نه تنها پروژه را تسریع نمیکند بلکه مشکلات و حاشیه هایی بوجود می آورد که پیشرفت پروژه را کند میکند. چرا؟

مسئولیت با کیست؟ این سوالی است که مشتری می پرسد
مسئولیت پروژه با مدیر پروژه است. با این حال اکثر مشتریان تمایل دارند مستقیما با مشاور ارتباط برقرار کنند. بخصوص زمانی که مدیر پروژه بیش از حد مشغول است یا اینکه تیم مدیریت پروژه در حال تحویل پستهایشان به اتوبوس بعدی هستند. در این شرایط، مشتری واقعا نمیداند کدام مشاور مسئول است؟ اطلاعات کدامیک درست است؟ به تحلیلهای کدامیک میتواند اتکا کند. نبود مسئول واحد برای هر کاری، فرصت خوبی برای بازی «توپ دست کیه» و «مقصر من نبودم. تقصیر اون بود» فراهم میکند.

دو مشاور در یک مسند نگنجند!
یکی اصلی و یکی فرعی؟ یکی رئیس و دیگری مرئوس؟ یکی راهبر و دیگری پیرو؟ به نظر وحشتناک نیست؟ به یاد دارم که در یکی از پروژه ها، یکی از مشاوران مشاور اصلی بود. بسیار معتبر، دارای کمالات. ویژگیهایی که یک مشاور خوب باید داشته باشند او داشت به جز اینکه نمیتوانست همیشه در دسترس باشد. از آنجایی که مجری طرح فکر میکرد که کار از محکم کاری عیب نمیکند! مشاور دیگری به پروژه اضافه کرد. مشاور دوم از مشاور اول یاد میگرفت، یادداشت برداری و مستند میکرد و به مدیران طرح منعکس میکرد. اما مشکل اینجا بود که «دانش ممکن است ادعا هم بیاورد!».

هزینه سربار
هزینه همیشه یکی از دغدغه های مدیریت پروژه بوده است. استفاده از دو مشاور در پروژه هزینه های پروژه را زیاد میکند. هزینه های غیر مستقیم آن معمولا بیشتر از هزینه های مستقیم است. هزینه های غیر مستقیم عمدتا به دلیل حاشیه های ایجاد شده و ترفند هایی است که برای رفع مسئولیت گاها در پروژه ها استفاده می شود. دود این ترفندها به چشم مدیر پروژه و و در نهایت به چشم مشتری میرود. و این بعنوان یک نکته منفی مدیر پروژه همیشه در ذهن مشتری ثبت خواهد شد.

به من بگویید چکار کنم
استفاده از خدمات مشاوره با هدف تصمیم سازی و تصمیم گیری بهتر انجام میشود. زمانیکه از چند مشاور استفاده میکنید، یعنی چند راهکار به شما ارائه میشود. در چنین شرایطی، تشخیص راهکار درست خود یک معماست. به عبارت دیگر استفاده از چند مشاور برای تصمیم گیری و رفع مشکلات، شما را بر سر چند راهی قرار میدهد. به نقل از یکی از مدیران زبده «شاید دلیل اینکه سعی و خطا این قدر در میان مدیران ما رواج داشته و عموما مقدم بر راه حل علمی و دانش محور بوده این است که نتوانستیم به نحو احسن از خدمات مشاوران استفاده کنیم. همیشه مواجه بودیم با یک سری راه حل که در نهایت به جای انتخاب یکی، آنها را در چرخه سعی و خطا قراردادیم تا ببینیم کدامیک درست از آب در می آید!».

موانع و مشکلات مدیریت پروژه

آیا شما همیشه رهبر گروه خود هستید و همه منافع تیم را حفظ و همه مسائل را سازماندهی می کنید و هدف مشخصی در ذهن خود همیشه دارید؟ اگر پاسخ شما بله باشد، می توانید راه خود را برای حرفه‌ای شدن در مدیریت پروژه به آسانی طی کنید. مدیریت پروژه در نوع خود یکی از پیچیده ترین زمینه های کاری است. مدیر پروژه، مسئول هدایت کل پروژه از شروع، برنامه ریزی، اجرا، کنترل تا تکمیل است. مدیران پروژه همیشه در یک تیم کار می کنند و اغلب، بازیکنان تیمهای دوستانه و بزرگ هستند.

به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید با افراد، فرهنگ ها، محیط ها و شرایط مختلف سازگار باشید. انعطاف پذیر بودن کلید ارتباطی تیم است و مدیر پروژه، سازنده و کنترل کننده تیم خود میباشد. برای اینکه یک مدیر پروژه عالی باشید، باید همزمان که رهبر و مسئول تیم هستید، همکار تیم هم باشید. مدیریت پروژه، یکی از چالش برانگیزترین شغلها است زیرا هیچ روزی برای مدیر پروژه مثل روزهای قبل نیست. ممکن است امروز یک روز  پر چالش باشد و شما باید از تمام مهارت خود برای حل چالشها استفاده کنید. هنگامی که مشکلی رخ میدهد، تیم تان راه حلها را در شما جستجو میکنند و این چیزی است که کار حرفه ای مدیریت پروژه را جذاب می کند.

شما به عنوان مدیر پروژه باید با هرگونه تعامل رسمی و غیررسمی برخورد کنید. اگر فکر میکنید فردی هستید که در اولین برخورد افراد را میشناسید، از این مهارت در تعامل با افراد بسیار سود خواهید برد. مدیر پروژه، اصولا شبیه یک روانشناس است و از مشکلات، خواسته ها و انتظارات کارمندان و مشتریان اطلاعات کاملی دارد. با این حال، علیرغم اینکه فردی از خود تیم است، در پروژه های خود احساسات عاطفی را درگیر مسائل کاری خود نمی کند.

برخی از وظایف مدیر پروژه عبارتند از: شرکت در روند ایجاد و اجرای پروژه، فراهم آوردن روش های ارتباطی، پیدا کردن راه حل مسائل تکراری، نظارت بر پیشرفت پروژه از ابتدا تا انتها و بسیاری از موارد دیگر. به طور خلاصه، شما مسئول اتصال هر پروژه به دنیای کسب و کار و مشتریان خود هستید.

باید آگاه باشید که کل مسئولیت موفقیت پروژه بر روی شانه های شماست. شما باید برای هر گونه اشتباهی که تیمتان مرتکب میشود پاسخگو و مسئولیت پذیر باشید و بر دقت کاری تیم خود تمرکز کنید. این حرفه، همیشه در حال تغییر و روبرویی با خواسته های جدید است. اگر شما فردی هستید که تنوع را به سکون ترجیح می دهد، مدیریت پروژه، کاری است که هرگز از آن خسته نخواهید شد. باوجود اینکه هیچ پروژه ای مشابه پروژه های قبلی نیست، با این حال، تخصص شما در هر زمینه ای و در هر زمان که در موقعیتهای مشابه قرار می گیرید، مفید خواهد بود و تجربه گذشته شما برای حل مشکلاتات ضروری خواهد بود.

لازم به یادآوری است که دانش مديريت پروژه گاهی اوقات به اندازه کافی برای شما برای تبدیل شدن به یک مدیریت پروژه خوب کافی نیست و شما علاوه بر رهبری تیم نیاز به مهارت های نرم افزاری هم دارید. در پستهای بعدی چند مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را معرفی خواهیم کرد.

چطور پروژه را از راه دور مدیریت کنیم

بسیاری از متخصصان معتقدند که تا سال ۲۰۲۵، ۸۰ درصد افراد بصورت دورکاری و آزادکاری (freelance) فعالیت خواهند کرد. روشهای مرسوم مانند استخدام تمام وقت برای انجام کارها قدیمی و پر هزینه است. همه اینها از برکات ظهور اینترنت پر سرعت است. در مقابل، برخی معتقدند که آزادکاری معایبی هم دارد. مانند عدم ارتباط رو در رو با مشتری و اعضای تیم میتواند باعث بروز سوء تفاهم شده و نتیجه کار، آنچه مشتری میخواهد نباشد. بنابراین اگر میخواهید از آزادکارها در پروژه تان استفاده کنید، به نکات زیر توجه کنید:
انسجام تیم را حفظ کنید.
کارهای تیم را به نحو موثری مدیریت کنید.
افراد قابل اعتماد پیدا کنید.
نیازهای مشتریان خود را به دقت بررسی کنید. هرچقدر در ابتدای کار برای درک نیازها بیشتر وقت بگذارید، دعوایتان در انتها کمتر خواهد شد.
خروجی هر فرایند را قبل از اینکه وارد فرایند بعدی شوید حتما تست کنید.
فاصله های ارتباطی را شناسایی و پوشش دهید. گاهی اوقات سهم عمده ای از اتلاف وقت در فضاهای میان فرایندی (مانند انتقال اطلاعات) صرف میشود.

برای رسیدن به موارد فوق، راه حلها را میتواند بصورت زیر خلاصه کرد:

۱. چالشها را شناسایی کنید
گام اول شناسایی چالشهای احتمالی است که ممکن است در ادامه کار با آنها مواجه شوید. هنگامیکه یک پروژه را از راه دور کنترل میکنید، احتمال بروز خطا افزایش می یابد. شکافهای ارتباطی میان اعضای تیم ریشه اصلی این خطاها هستند. این شکافها باعث میشوند اعضای تیم درک عمیقی از نیازهای مشتری پیدا نکنند.

۲. از ابزارهای گفتگو استفاده کنید
برای رفع هر مشکلی، باید از ابزارهای مناسب استفاده کرد. برای بهبود کیفیت ارتباطات، استفاده از ابزارهای ارتباطی توصیه میشوند. این ابزارها باید کاربر پسند باشند. امکان چت خصوصی داشته باشند. امن باشند. قابلیت انتقال فایل داشته باشند. فایلها و گفتگو ها را بتوان در آنها دسته بندی کرد. امکان جستجو در میان گفتگوها داشته باشد. سرعت بالا داشته و همه جا در دسترس باشند.

۳. بهره وری تیم را با استفاده از ابزار مناسب ارتقا دهید
اگر از این ابزارها استفاده کرده باشید قدرت و تاثیر آنها را در بهره وری میدانید. یک ابزار مدیریتی باید بتواند کارهای تیم را مانیتور کند. همچنین باید در اعضای تیم انگیزه ایجاد کند تا کارهای محول شده را تا زمان مقرر انجام دهند.

۴. از نرم افزار مناسب برای مدیریت منابع انسانی استفاده کنید
یکی از چالشهای مدیریت دورکاری، مدیریت پرداختهاست. با تیم دورکاری قراردادهای محکم ببندید. خروجی مورد انتظارتان را به روشنی برایشان بیان کنید و پرداختها را منوط به خروجیها کنید. دقت کنید که نرم افزار مدیریت منابع انسانی باید الگوهای استاندارد و مشخصی برای این موضوع داشته باشد تا شما را دچار سردرگمی نکند.

۵. تخصیص کارها را توسط نرم افزار مناسب انجام دهید
هیچ پروژه ای به درستی پیش نخواهد رفت مگر اینکه هر عضو تیم کارهای مربوط به خود را بداند. از این رو نرم افزارهای مدیریت کار میتوانند بسیار مفید باشند. با استفاده از این نرم افزارها میتوانید پروژه را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و آنها را بین اعضای تیم توزیع کنید. اعضای تیم را متقاعد کنید که خروجی کار خود را حتی المقدور در این نرم افزار ثبت کنند. به این ترتیب، هر لحظه اراده کنید میتوانید وضعیت پیشرفت کار را مشاهده کنید. دقت کنید که نرم افزاری که استفاده میکنید، قابلیت ضمیمه کردن فایل نیز داشته باشد.

۶. انسجام ایجاد کنید
بعنوان مدیر تیم، وظیفه شماست که میان اعضا انسجام ایجاد کنید. راههای زیادی برای این کار وجود دارد. هر از گاهی از اعضای تیم را به یک محفل دوستانه دعوت کنید تا با یکدیگر ارتباط رو در رو برقرار کنند. با خلقیات همدیگر آشنا شوند. مثلا آنها را به یک کافی شاپ دعوت کنید. ویدیو کنفرانسهای هفتگی برگزار کنید. رقابتهای سالم میان اعضا ایجاد کنید. رقابت سالم، باعث پر رنگ تر شدن دوستی میشود. اخلاق محوری را در تیم رواج دهید.