نکاتی برای مدیریت زمان

چقدر کار در روز میتوانید انجام دهید؟ شرط می بندم شما هم مثل من دوست داشتید آخر روز، چند ساعت بیشتر وقت داشتید!. واقعیت اینست که اگر زمان را خوب مدیریت کنید، میتوانید روز پربار تری داشته باشید. نکات زیر میتواند مدیریت زمان را برایتان ساده تر کند:

1. از لیست کار استفاده کنید: استفاده از لیست کار باعث میشود کارهای روزانه تان را فراموش نکنید. از طرفی، اولویت بندی کارها نیز ساده تر میشود. حتی میتوانید از نرم افزار های مدیریت کار استفاده کنید. با استفاده از این نرم افزارها، میتوانید کارهای مهمتان را از کارهای غیر ضروری متمایز کنید و آنها را علامت بزنید. نسخه های موبایل این نرم افزارها میتواند همیشه همراه شما باشد. صادقانه بگویم: پر کاربرد ترین نرم افزار موبایل من، نرم افزار مدیریت کارهایم است.

2. ایمیلهایتان را لحظه به لحظه چک نکنید!: ممکن است برایتان کمی سخت باشد ولی سعی کنید به هر ترتیبی که شده ایمیلهایتان را بیش از 2 بار در روز چک نکنید. مطمئن باشید کسی بهترین خبر عمرتان را از طریق ایمیل به شما اطلاع نخواهد داد. اگر کسی کار فوری داشته باشد، به شما تلفن می زند. بنا براین، چک کردن زیاده از حد ایمیل، چیزی جز اتلاف وقت نیست.

3. از درایوهای آنلاین استفاده کنید: فایلهای پر استفاده تان را در درایو های آنلاین نگهداری کنید. بخصوص پروژه ای که کل وقت شما را در منزل و محل کارتان گرفته است. در اینصورت همیشه و در همه جا به آخرین نسخه فایلها دسترسی خواهید داشت. خود من از SkyDrive و DropBox برای نگهداری فایلها استفاده میکنم. نسخه آفلاین این سرویسها بدون نیاز به اینترنت امکان دسترسی به فایلهایتان را میدهد. بنابراین میتوانید بخشی از کارهایتان را در هواپیما و قطار و در مسافرتهای کاری انجام دهید.

4. از تمپلیتها استفاده کنید: تمپلیتها فایلهایی خالی هستند که به فرمت خاصی دارند. زمانی که میخواهید یک پروژه جدید شروع کنید یا بطور مثال نامه یا گزارشی جدید بنویسید، استفاده از تمپلیت میتواند سرعت شما را چندین برابر کند. بنابراین برای خود یک مجموعه از فایلهای تمپلیت تهیه کنید.

5. از ابزارهای مدیریتی آنلاین استفاده کنید: با استفاده از این ابزارها، همیشه میتوانید آخرین وضعیت پروژه را مانیتور کنید. همچنین میتوانید با اعضای تیم، ارتباط مستمر داشته باشید و از بروز مشکلات احتمالی با خبر شوید.

نکاتی برای بستن پروژه

تحویل پروژه به این معنی نیست که کار شما تمام شده. هنوز کارهای زیادی برای انجام باقی مانده. برای اینکه کار شما حرفه ای جلوه کند، نباید از آنها غافل شوید. کارهایی که من تجربه کرده ام در 5 شماره خلاصه میشوند:

1. دقت در تحویل: تیم پروژه شما، مسئول تحویل درست و کامل پروژه نیست. بلکه خود شما در قبال کار تحویل شده مسئولید. بنابراین قبل از تحویل، مجددا از صحت کار و اسناد اطمینان حاصل کنید. مستندات پروژه را نیز به کارفرما تحویل دهید. دقت در تحویل پروژه، شماره موبایلتان را به Speed Dial کارفرما اضافه خواهد کرد. چرا که کارفرما روی شما بعنوان یک مدیر پروژه حرفه ای حساب خواهد کرد و از مشاوره شما در پروژه های دیگر نیز استفاده خواهد کرد.

2. دروس آموخته شده: مستند سازی و ثبت دروس آموخته شده یکی از مهمترین فازهای بستن پروژه است که کمتر مدیری به آن توجه میکند. مستند سازی تجربیات هر پروژه، مهارتی است که مدیران موفق از آن استفاده میکنند. این مستندات میتواند شامل یادداشتهای شبانه، صورتجلسات و حتی نامه نگاری های انجام شده برای حل یک مشکل خاص باشد.

3. مستند سازی: همه فایلهای مربوط به پروژه را بصورت کلاسه بندی شده ذخیره کنید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین در این زمینه میتواند کار شما را ساده تر کند. اگر از چنین ابزارهایی استفاده میکنید حتما از آنها کپی آفلاین تهیه کنید و در آرشیو شخصی خودتان نگهداری کنید.

4. جشن بگیرید: اگرچه این مورد در اولویت نیست، اما تصویر مثبتی در ذهن کارفرما از شما بجای میگذارد. من اسم آن را Last Impression میگذارم. همکاری مجدد با کارفرما، تا حدودی بستگی به همین Last Impression دارد. بنابراین از آن غافل نشوید. حتما برای جشن گرفتن بودجه ای در نظر داشته باشید هرچند ناچیز. برای جشن گرفتن حتما لازم نیست یک مهمانی باپکوه ترتیب بدهید. با یک دعوت ساده به شام یا نهار میتوانید نتیجه مطلوبتان را بگیرید.

مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی

خیلی اوقات میشنویم که فلان مدیر پروژه چقدر در کارش موفق است. و می گویند انگار او مدیر پروژه بدنیا آمده است. این موضوع مرا به فکر واداشت که آیا واقعا مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی؟ برای پاسخ به این سوال، بیایید نگاهی به ویژگیهای رقابتی یک مدیر موفق بیندازیم:
دانش کاربردی: شناخت و درک فرایندهای درگیر با پروژه، و پیامدهای یک تصمیم، به مدیر پروژه کمک میکند که در تصمیم گیری خود، دقت لازم را داشته باشد. این یک مهارت است که فرد طی سالها کسب تجربه و مطالعه فرایندها، به آن دست پیدا میکند.
مهارت فنی: علاوه بر شناخت فرایندها، آشنایی با ابزارها و تکنولوژی انجام فعالیتها نیز به بالا بردن درصد موفقیت مدیر پروژه کمک میکند.
مهارتهای مدیریت پروژه: برای مدیر پروژه بودن، باید مدیر پروژه بود!. یک مدیر پروژه تا زمانیکه در یک پروژه واقعی فعالیت نکند، نمیتواند مهارتهای لازم مدیریت را کسب کند. بنابراین، شرایط محیطی و استفاده از فرصتهای شغلی مناسب، در پرورش یک مدیر پروژه تاثیر قابل توجهی خواهد داشت.
رهبری: لری الیسون، موسس شرکت اوراکل گفته: "مشکلی نبوده که برای رسیدن به موفقیت لازم باشد و من پشت سر نگذاشته باشم". هر مدیر پروژه موفقی شرایط سخت و غیر قابل پیش بینی را تجربه کرده است. در چنین موقعیتی، صبر و خلاقیت مدیر میتواند بهترین ابزار برای حل آن مشکل و رسیدن به موفقیت باشد.

با توجه به توضیحات بالا، نظر شما در مورد ذاتی یا اکتسابی بودن مدیریت چیست؟ به نظر من هردو میتواند در موفقیت فرد موثر باشد. هرچند تا به حال ژنی به نام "مدیریت پروژه" کشف نشده! اما آنچه مسلم است، یک مدیر با پرورش مهارتهای مدیریتی میتواند درصد موفقیتش را افزایش دهد.

نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید

از دفتر مدیریت پروژه با شما تماس میگیرند و به شما اطلاع میدهند که آخر همین ماه، پروژه شما شروع می شود. 
برای بالا بردن تاثیر اولیه (First Impression)، در روزهای اولیه کارهای زیر را انجام ندهید: 

1. تاخیر نداشته باشید: البته بسیار واضح است که تاخیر وجهه شما را تخریب میکند. حتی اگر میتوانید زودتر از موعد سر قرار حاضر شوید. این به شما فرصت میدهد که محیط جلسه را کمی برانداز کنید.

2. یادداشت بر ندارید: سعی کنید بجای یادداشت برداری، با چشمهایتان عکس برداری کنید. به ایده های ارائه شده خوب گوش دهید و فعالیتها را به خاطر بسپارید. 

3. سوال نپرسید: مطمئنا در جلسات اول سوالات زیادی برایتان پیش خواهد آمد. اما خودتان را کنترل کنید. سوالاتتان را در ذهنتان نگه دارید و بیرون از جلسه در مورد آنها تحقیق کنید.

مهارت گوش دادن

گفتگو ابزاری است برای تبادل اطلاعات. در یک مکالمه، کسی که بیشتر سکوت میکند، به دیگری فرصت صحبت 
بیشتری میدهد و بنابراین اطلاعات بیشتری دریافت میکند. بدیهی است، داشتن اطلاعات بیشتر میتواند منجر به تصمیم بهتر و دقیق تر گردد. 
با تمرکز بر شنیدن، فرصت آن را پیدا خواهید کرد که قبل از وقوع مشکلات، از آنها مطلع شده و قبل از آنکه به پروژه لطمه ای وارد کنند، آنها را مرتفع کنید. 

اگر گوش ندهید: 
دکتر استفان کووی، یکی از نویسندگان و مدیران سرشناس امریکایی میگوید: اکثر مردم نمیشنوند که بفهمند، بلکه میشنوند که جواب بدهند. به همین دلیل، ناخودآگاه، در صدد رد و یا تغییر نقطه نظر مخاطب خود هستند. 

اگر گوش دهید: 
نگرش مثبت به شنیدن، یک محیط پویا ایجاد میکند. چرا که اعضای تیم، مشکلات خود را بیان نموده و حسی که این موضوع در آنها ایجاد میکند، باعث افزایش عملکرد آنها خواهد شد. 

چرا مردم گوش نمی دهند؟ 
دلایل کمبود مهارت گوش دادن، متنوع است. بطور مثال، ممکن است فرد در محیطی رشد یافته باشد که گوش دادن به او آموخته نشده. در این صورت، زمانیکه یک ایده یا نقطه نظر جدید به او ارائه میشود، شخص به سرعت با آن مقابله میکند و به دنبال دلایل رد آن میگردد. 
گاهی اوقات نیز چند کاره بودن (Multi-tasking) نیز باعث کاهش شنوایی میگردد. مثلا زمانیکه فرد مشغول به کار دیگری همچون چک کردن ایمیل است، شنوایی او کاهش میابد. 

عادت های بد را ترک کنید: 
عادات بد، دیر از بین میروند. عادت نشنیدن نیز از آن دسته است. اگر احساس میکنید در این زمینه نیاز به تغییر دارید، از همین الان برنامه ریزی کنید و آن را ترک کنید. این کار ممکن است زمان بر باشد ولی مطمئنا پس از ترک آن، شاهد تغییرات شگرفی خواهید بود.

هیچ وقت برای اتمام کار زود نیست!

تصور کنید در یک خیابان با سرعت 80 کیلومتر در ساعت رانندگی میکنید. ماشینها کنار خیابان پارک کرده اند. ناگهان توپی از میان ماشینها به وسط خیابان قل میخورد و بدتر اینکه به دنبال آن دختر بچه ای میدود. ناگهان پایتان را روی ترمز میکوبید، فرمان را میگردانید و منتظر معجزه می مانید. 
سوال: آیا دوست داشتید 100 یا 200 متر با آن دختر بچه فاصله داشتید؟ پاسخ بدیهی است. هنگام بروز مشکل، داشتن زمان میتواند منجر به عکس العمل مناسب گردد. در غیر اینصورت، عکس العمل عجولانه و بدون تدبیر، میتواند خود باعث بروز مشکلات بعد شود. 
سوال بعدی اینست: چرا افراد معمولا تمایل دارند کارها را در دقیقه 90 انجام دهند؟ آیا بهتر نیست کار را همان اول انجام دهیم؟ در این صورت برای حل مشکلات احتمالی زمان خواهیم داشت. 
چرا افراد کارها را به تعویق می اندازند؟ 
سندروم دانشجویی: کارها نیز مانند اجسام دارای اینرسی هستند. شروع یک فعالیت، انرژی زیادی نیاز دارد و این باعث میشود افراد تا زمانیکه مجبور نشده اند کار را شروع نکنند و تا زمانیکه وقت اجازه میدهد آن را به تعویق بیندازند. در این گونه مواقع، در مقابل شروع کار مقاومت کرده و بهانه گیری میکنند. بطور مثال چک کردن ایمیل میتواند در نظر ما مهمتر از انجام آن کار جلوه کند. 
کار میتواند به اندازه ظرف زمان آن منبسط شود!: این پدیده جالبی است که هر مدیری آن را تجربه کرده است. بطور مثال کاری که 4 ساعت زمان برای آن اختصاص داده شده، 4 ساعت طول خواهد کشید. در کمال تعجب اگر برای همان کار 1 هفته زماندر نظر بگیرید، 1 هفته طول خواهد کشید. 
راه حل چیست؟ 
ما در یک دنیای ایده آل زندگی نمی کنیم. همیشه اتفاقی هست که باعث شود پروژه شما به تعویق بیفتد. اما اینکه شما به این واقعیت واقف باشید که هیچ وقت برای زود تمام کردن زود نیست ، می توانید فعالیتها را طوری مدیریت کنید که همیشه برای مقابله با مشکلات احتمالی زمان داشته باشید. این دیدگاه مدیریتی، استرس شما را کاهش داده و کمک میکند که اوضاع از کنترل شما خارج نشود.