هیچ وقت برای اتمام کار زود نیست!

تصور کنید در یک خیابان با سرعت 80 کیلومتر در ساعت رانندگی میکنید. ماشینها کنار خیابان پارک کرده اند. ناگهان توپی از میان ماشینها به وسط خیابان قل میخورد و بدتر اینکه به دنبال آن دختر بچه ای میدود. ناگهان پایتان را روی ترمز میکوبید، فرمان را میگردانید و منتظر معجزه می مانید. 
سوال: آیا دوست داشتید 100 یا 200 متر با آن دختر بچه فاصله داشتید؟ پاسخ بدیهی است. هنگام بروز مشکل، داشتن زمان میتواند منجر به عکس العمل مناسب گردد. در غیر اینصورت، عکس العمل عجولانه و بدون تدبیر، میتواند خود باعث بروز مشکلات بعد شود. 
سوال بعدی اینست: چرا افراد معمولا تمایل دارند کارها را در دقیقه 90 انجام دهند؟ آیا بهتر نیست کار را همان اول انجام دهیم؟ در این صورت برای حل مشکلات احتمالی زمان خواهیم داشت. 
چرا افراد کارها را به تعویق می اندازند؟ 
سندروم دانشجویی: کارها نیز مانند اجسام دارای اینرسی هستند. شروع یک فعالیت، انرژی زیادی نیاز دارد و این باعث میشود افراد تا زمانیکه مجبور نشده اند کار را شروع نکنند و تا زمانیکه وقت اجازه میدهد آن را به تعویق بیندازند. در این گونه مواقع، در مقابل شروع کار مقاومت کرده و بهانه گیری میکنند. بطور مثال چک کردن ایمیل میتواند در نظر ما مهمتر از انجام آن کار جلوه کند. 
کار میتواند به اندازه ظرف زمان آن منبسط شود!: این پدیده جالبی است که هر مدیری آن را تجربه کرده است. بطور مثال کاری که 4 ساعت زمان برای آن اختصاص داده شده، 4 ساعت طول خواهد کشید. در کمال تعجب اگر برای همان کار 1 هفته زماندر نظر بگیرید، 1 هفته طول خواهد کشید. 
راه حل چیست؟ 
ما در یک دنیای ایده آل زندگی نمی کنیم. همیشه اتفاقی هست که باعث شود پروژه شما به تعویق بیفتد. اما اینکه شما به این واقعیت واقف باشید که هیچ وقت برای زود تمام کردن زود نیست ، می توانید فعالیتها را طوری مدیریت کنید که همیشه برای مقابله با مشکلات احتمالی زمان داشته باشید. این دیدگاه مدیریتی، استرس شما را کاهش داده و کمک میکند که اوضاع از کنترل شما خارج نشود.

BIM: مدلسازی و یکپارچه سازی اطلاعات ساخت و ساز

فن آوری Building Information Modeling یا به اختصار BIM، یکی از جدید ترین ابزارهای مدیریت اطلاعات ساخت و ساز است که امروزه شرکتهای ساختمانی، بعنوان یکی از ابزارهای رقابتی برای بالا بردن توان مدیریت پروژه از آن استفاده می کنند. در این روش، ساختمان بصورت اجزای تشکیل دهنده آن مدل شده و اطلاعات هر بعد (مدل سه بعدی، زمان بعنوان بعد چهارم، هزینه بعنوان بعد پنجم و نگهداری بعنوان بعد ششم) ثبت میگردد. این داده ها میتواند بعنوان یک منبع مشترک اطلاعات، بین تیم طراحی، اجرای ساختمان و مدیریت پروژه بکار گرفته شود. 

ویژگیهای این فن آوری عبارتند از: 

مدلسازی n بعدی

غلط یاب طراحی (پیدا کردن خطا های طراحی) با استفاده از قابلیت Clash detection

یکپارچه سازی طراحی و مدیریت پروژه (Integration)

دسترسی سریع و دقیق به گزارشات مدیریتی

مدیریت یکپارچه تغییرات

مدیریت ساده تر هزینه و زمان پروژه

مستند سازی و بایگانی اطلاعات پروژه

شی گرایی به این معنی که هر چیز فقط یک بار مدل میشود.

در کارتان غرق شوید!

حتما تا بحال برایتان پیش آمده که آنقدر درگیر کار شده اید که متوجه گذر زمان نشده اید. یا حتی آنقدر در کار غرق شده اید که ناهارتان فراموش شده. علاقه به کار باعث میشود که از آن لذت ببرید و انرژی بگیرید. روانشناسان این حالت را حالت جریان یا flow می نامند. در این حالت، تمام حواسمان متمرکز به کارمان میشود و اغلب فعالیتهایمان توسط غریزه کنترل میشوند. این موضوع برای اولین بار در سال 1990 توسط روانشناس معروف Mihaly Csíkszentmihályi تحت عنوان مدل جریان (flow model) مطرح شد. این مدل بعدها مورد توجه مدیران قرار گرفت تا بوسیله آن بتوانند علاقه و اشتیاق کارمندان خود به کار را افزایش دهند. اغلب افرادی که در حرفه خود استاد هستند، این حالت را تجربه کرده اند. 
زمانیکه این حالت را تجربه میکنید معمولا: 

برداشت واضح و روشنی از کاری که میخواهید انجام دهید دارید

درطول زمان کار، همه حواستان بر روی کار متمرکز است

گذر زمان را حس نمیکنید

به سرعت از کار انرژی میگیرید و حین انجام آن احساس رضایت میکنید

کار، قابلیتهای شما را به چالش میکشد و حس رضایت در شما را تقویت میکنید

حس میکنید که کار را به خوبی تحت کنترل دارید

نیازهای فیزیولوژیکتان را کمتر حس میکنید (مانند غذا خوردن)


Csíkszentmihályi عوامل بالا را در سه گروه دسته بندی کرده است: 

۱. هدف: هدف قوی یکی از انگیزاننده های مهم در رسیدن به این حالت است.

۲. تعادل: وجود تعادل میان سختی کار و قابلیتهای شما بسیار مهم است. اگر کار بسیار ساده باشد، انگیزه ای برای انجام آن نخواهید داشت. در صورتیکه کار خارج از توانایی شما باشد، باعث سرخوردگی شما خواهد شد و به تدریج علاقه تان را برای انجام آن از دست خواهید داد.

۳. بازخورد: بازخورد کارخود را بایستی به سرعت دریافت کنید. در این صورت قادر خواهد بود عملکرد خود را ارزیابی نموده و آن را بهبود ببخشید.

مدیریت یکپارچه یعنی ...

یکپارچگی یعنی "افرادتان کارشان را درست انجام دهند، حتی اگر تحت نظارت نباشند". البته من تعریف دیگری دارم: "یکپارچگی یعنی افرادتان درست کار کنند حتی اگر کار بی نهایت سخت باشد". به عبارت دیگر، افراد سختیها را بخاطر شما و سازمان تحمل کنند. برای مدیریت یکپارچه به موارد زیر دقت کنید: 

رو راست باشید 
صداقت پایه و اساس مدیریت یکپارچه است. بزرگی می گوید: "مدیر باید بطور بیرحمانه ای صادق باشد. حتی ممکن است به پرسنلش بازخوردی دهد که انتظار شنیدنش را ندارند". با گذشت زمان نه چندان طولانی، صداقت باعث میشود اطرافیان شما از جمله پرسنل، مشتری و سهامداران انتظارات واقعی و شفافی از شما پیدا کنند. البته گاهی اوقات ممکن است این رفتار منجر به ناراحت شدن اطرافیانتان شود. لیکن با گذشت زمان نه تنها رفتار شما برایشان ناراحت کننده نخواهد بود بلکه صداقت شما را تحسین خواهند کرد. 

مسئولیت پذیر باشید 
زمانی که همه چیز طبق برنامه پیش میرود، همه با هم خوبند. ولی کافیست مشکلی در پروژه پیش بیاید، و آنجاست که انگشتهای اتهام دنبال مقصر میگردند. از این کار خود داری کنید. مدیریت یکپارچه یعنی مسئولیت عملکرد خود و تیمتان را بپذیرید. چه خوب باشد چه بد. بنابراین هرگز به افراد به دید قایق نجات نگاه نکنید. 

موفقیت را تقسیم کنید 
حسی که بعد از موفقیت به انسان دست می دهد قوی ترین نیروی محرکه برای ادامه راه است. بنابراین سعی کنید این حس را با تیمتان تقسیم کنید. این حس در افرادتان ذخیره میشود و در مواقع ضروری و هنگام برخورد با موانع به کمکتان می آیند.

راهنمای مدیریت ریسک

پروژه های عمرانی عموما از پیچیدگیهای زیادی برخوردارند. بدیهی است که پیچیدگی و ابهام منشاء اصلی ریسک است. گاهی اوقات به واقعیت پیوستن یک ریسک مانند یک طوفان مخرب سازمان را در بحران فرو می برد که بیرون آمدن از آن بحران مستلزم مدیریت هوشمندانه است. در واقع میتوان گفت مدیریت ریسک مانند راه رفتن روی لبه دیواری است که یک سمت آن صرف هزینه برای پیشگیری از وقوع ریسک و سمت دیگر آن از دست دادن سرمایه ناشی از وقوع ریسک است. 
بهترین راه برای مدیریت ریسک چیست؟ پاسخ این سوال ‪طراحی هوشمندانه فرایندها‬ ست. فرایندهایی که قوی، ساده و قابل پیاده سازی بوده و به شما کمک می کند تا بتوانید تصمیم مناسب را در زمان مناسب بگیرید. 
برای مدیریت ریسک ۵ گام زیر را انجام دهید: 

۱. لیستی از منشاء های اصلی ریسک تهیه کنید.

۲. لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید

۳. از همه توان سازمان برای مقابله و دفع ریسک استفاده کنید

۴. برای مدیریت هر ریسک منابع مناسب پیدا کنید

۵. برای هر ریسک عکس العملتان را مشخص کنید

راهنمای مدیریت ریسک: ۱- لیستی از منشا های ریسک تهیه کنید

راهنمای مدیریت ریسک: 
همانطور که در پستهای قبل اشاره شد مدیریت ریسک ۵ گام کلی دارد که در اینجا گام اول آن توضیح داده می شود: 
گام اول: لیستی از منشاء های ریسک تهیه کنید: 

برای اینکه بتوانید ریسکهای پروژه را مدیریت کنید، ابتدا باید ببینید با چه چیزی روبرو هستید. این لیست معمولا یک لیست طولانی است. دسته بندی زیر ممکن است در تهیه این لیست به شما کمک کند: 

ریسکهای مربوط به محیط کار: صدمات و خسارات وارد بر نیروی کار که منشاء آن رفتارها، روشها و تکنولوژیهای مورد استفاده و همچنین شرایط آب و هوایی است

ریسکهای مالی: افزایش قیمت مصالح و نیروی کار و یا کاهش نرخ فروش و یا درآمد شرکت میتواند ریسکهای مالی ایجاد کند. تورم یکی از بارزترین منشاء های این نوع ریسک است

ریسکهای مربوط به قرارداد: جریمه ای که بدلیل تاخیر در تحویل پروژه در موعد مقرر بایستی پرداخت کنید

ریسکهای پروژه: ضعف در مدیریت پروژه، قوانین نا مناسب و یا مشکلات اجرایی آن قوانین، اشتباه در تخمین زمان و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه از جمله ریسکهای پروژه هستند.

ریسکهای مربوط به ذینفعان: نبود ارتباط موثر با ذینفعان، سوء تفاهمات در مورد محصول نهایی، حمایت نا مناسب و غیر موثر آنها از جمله ریسکهای مربوط به ذینفعان هستند.

ریسکهای طبیعی: سیل، زمین لرزه و سایر بلایای طبیعی که ادامه کار را غیر ممکن میکند

رقابت: برای اینکه بتوانید در یک فضای رقابتی به حیات خود ادامه دهید، ناچارید حاشیه سود خود را کاهش دهید. این کاهش درآمد، قدرت مانور شما را در شرایط سخت بسیار محدود خواهد نمود.