راهنمای مدیریت ریسک: ۱- لیستی از منشا های ریسک تهیه کنید

راهنمای مدیریت ریسک: 
همانطور که در پستهای قبل اشاره شد مدیریت ریسک ۵ گام کلی دارد که در اینجا گام اول آن توضیح داده می شود: 
گام اول: لیستی از منشاء های ریسک تهیه کنید: 

برای اینکه بتوانید ریسکهای پروژه را مدیریت کنید، ابتدا باید ببینید با چه چیزی روبرو هستید. این لیست معمولا یک لیست طولانی است. دسته بندی زیر ممکن است در تهیه این لیست به شما کمک کند: 

ریسکهای مربوط به محیط کار: صدمات و خسارات وارد بر نیروی کار که منشاء آن رفتارها، روشها و تکنولوژیهای مورد استفاده و همچنین شرایط آب و هوایی است

ریسکهای مالی: افزایش قیمت مصالح و نیروی کار و یا کاهش نرخ فروش و یا درآمد شرکت میتواند ریسکهای مالی ایجاد کند. تورم یکی از بارزترین منشاء های این نوع ریسک است

ریسکهای مربوط به قرارداد: جریمه ای که بدلیل تاخیر در تحویل پروژه در موعد مقرر بایستی پرداخت کنید

ریسکهای پروژه: ضعف در مدیریت پروژه، قوانین نا مناسب و یا مشکلات اجرایی آن قوانین، اشتباه در تخمین زمان و منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه از جمله ریسکهای پروژه هستند.

ریسکهای مربوط به ذینفعان: نبود ارتباط موثر با ذینفعان، سوء تفاهمات در مورد محصول نهایی، حمایت نا مناسب و غیر موثر آنها از جمله ریسکهای مربوط به ذینفعان هستند.

ریسکهای طبیعی: سیل، زمین لرزه و سایر بلایای طبیعی که ادامه کار را غیر ممکن میکند

رقابت: برای اینکه بتوانید در یک فضای رقابتی به حیات خود ادامه دهید، ناچارید حاشیه سود خود را کاهش دهید. این کاهش درآمد، قدرت مانور شما را در شرایط سخت بسیار محدود خواهد نمود.

راهنمای مدیریت ریسک: ۲- لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید

راهنمای مدیریت ریسک:
همانطور که در پستهای قبل اشاره شد مدیریت ریسک ۵ گام کلی دارد که در اینجا گام دوم آن توضیح داده می شود:
گام دوم: لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید:
همیشه اولویت ریسکهایی که پروژه های شما را تهدید میکنند مشابه هم نیستند. بنابراین نمیتوانید از لیست دیگران یک کپی بگیرید و اولویتهای آنها را اولویتهای خودتان بدانید. چرا که این کار نه تنها در شناسایی و مدیریت ریسک به شما کمک نمی کند، بلکه خودش ریسکهایی را بوجود می آورد.
یکی از فاکتورهای مهمی که باید در اولویت بندی درنظر بگیرید فرایند های تجاری ضعیف و لطمه پذیر است. بنابراین صدمه ای که وقوع ریسک به تجارت شما وارد میکند میتواند معیار خوبی برای ارزیابی آن در اولویت بندی باشد. فاکتور مهم دیگر، احتمال وقوع ریسک است. اگر معیار اول را به ریال و دوم را به درصد در نظر بگیرید، میزان اهمیت هریک از ردیفهای لیست میتواند از حاصلضرب آن دو عدد در یکدیگر بدست بیاید. اعداد بدست آمده هرگز دقیق نیستند لیکن میتوانند مبنایی برای دسته بندی ریسکها با سه دسته با اهمیت بالا، متوسط و کم در نظر گرفته شوند. در ادامه به مثالهایی از ریسکهای رایج و اولویت بندی آنها توجه کنید:

  • یکی از پیمانکاران جزء با مشکل مالی مواجه شده است و هر لحظه ممکن است از ادامه پروژه سر باز بزند و پروژه شما را با تاخیر مواجه کند. در این صورت احتمال وقوع آن بالاست و همچنین ضریب تاثیر آن هم زیاد است. بنابراین بایستی این ریسک را جدی بگیرید.

  • محل اجرای پروژه سابقه سیل دارد که طبق آمار هر ۱۵ سال یکبار اتفاق می افتد. تاثیر این ریسک بر روی پروژه زیاد است لیکن احتمال وقوع آن کم.

  • افزایش نرخ مصالح میتواند به حاشیه سود شما لطمه بزند. از سوی دیگر این مساله فقط جزیی از هزینه کل پروژه است. بنابراین میتواند هم از لحاظ احتمال وقوع و هم تاثیر آن بر روی پروژه در سطح متوسطی قرار گیرد.

راهنمای مدیریت ریسک : ۳- مقابله با ریسک

راهنمای مدیریت ریسک:
همانطور که در پستهای قبل اشاره شد مدیریت ریسک ۵ گام کلی دارد که در اینجا گام سوم آن توضیح داده می شود:
گام سوم : مقابله با ریسک
با وجود این که ریسکهای ساخت و ساز ممکن است متغیر و پیچیده باشد، با این حال تکنیک های مدیریت ریسک در چهار دسته ساده قرار می گیرند.
1- جلوگیری از ریسک: به عنوان مثال، شما ممکن است در مناطق مستعد زلزله، از پروژه های ساخت امتناع کنید.
2- انتقال ریسک : بیمه یک راه معمول برای انجام این کار است. توافق قراردادی مناسب با یک پیمانکار فرعی و یا تامین کننده (کارپرداز) ممکن است روش دیگری باشد.
3- کاهش خطر: به عنوان مثال، خطرات ایمنی در ساخت و ساز همیشه وجود دارد. تجهیزات ایمنی مناسب و آموزش کارگران و مدیران می تواند به کاهش خطرات کمک کند.
4- پذیرش ریسک : به عنوان مثال آب و هوا غیر قابل کنترل بوده و ممکن است باعث تاخیر در زمانبندی ساخت و ساز شود. با این حال یک مدیر پروژه خوب می تواند براین مسئله فائق آمده و اثر آن را کاهش دهد.

رویکردی که شما برای مدیریت ریسک انتخاب می کنید ، همچنین میتواند از نظر پاداش، مرتبط با ریسک بهینه سازی شود. سود، تکرار یک پروژه ساختمانی از سوی مشتری و یا بدست آوردن یک پروژه ساخت و ساز کلیدی برای وارد شدن به بازار ، همه نمونه هایی از پاداش ها هستند که ممکن است شما به دنبال آن باشید. پاداشهای بیشتر ممکن است نیاز مند سطوح بالاتر ریسک باشند. با این حال، ریسک های بالاتر همیشه پاداشهای بیشتر را نتیجه نمی دهد.

راهنمای مدیریت ریسک : ۴- انتخاب درست منابع برای مدیریت ریسک

راهنمای مدیریت ریسک: 
دراین پست چهارمین گام از پنج گام کلی راهنمای مدیریت ریسک توضیح داده می شود: 

گام چهارم : انتخاب درست منابع برای مدیریت ریسک 

اگر شما تصمیم به انتقال، کاهش و یا پذیرش ریسک داشته باشید، منابع مختلفی برای بهینه سازی انتخاب مدیریت ریسک ممکن است به شما کمک کند: 

نرم افزار: چه برای طراحی ساختمان، چه هزینه، مدیریت پروژه، حسابداری و یا دیگر جنبه های کسب و کار ساخت و ساز، یک نرم افزار مدیریت ساخت مناسب می تواند باعث قابل مدیریت بودن وظایف شده و روند انجام فرایندها را سریع تر پیش ببرد. همه این مزایا همچنین به کاهش ریسک کمک می کند . همانطور که یک شرکت ساخت و ساز رشد می کند وهمزمان تعداد پروژه های در حال افزایش را مدیریت و اداره می کند، یک برنامه نرم افزاری طراحی شده مناسب و مخصوص این کار، به مدیریت ریسک کمک می کند. (مثل ERM یا نرم افزار بزرگ مدیریت ریسک ). در سطح متوسط، گزینه های نرم افزار مدیریت پروژه معین همچنین دارای قابلیت ها و عملکردهای تو کار مدیریت ریسک هستند. 

آموزش: آموزش در حین کار در استفاده از مواد و ماشین آلات مخصوص ، یک نمونه بوده و آموزش آنلاین برای ایمنی کار نمونه دیگری است. 

تامین مالی: خطوط اعتباری کسب و کار ساخت و ساز ، مورد استفاده باشند یانه، یک اقدام احتیاطی خوب هستند. و به عنوان یک تکیه گاه مالی به شما اجازه می دهند ریسکهای مختلف از قبیل تاخیر ممکن در پرداخت یک مشتری و یا اختلاف در پرداخت را بپذیرید. نرم افزار حسابداری مناسب می تواند باعث آماده سازی آسان اسناد و مدارکی گردد که بانک شما قبل از باز کردن یک خط اعتباری نیاز خواهد داشت. 

بیمه: یک شرکت یا کارگزار بیمه بایستی قادر باشد در مورد ملزومات مجوز محلی برای بیمه ساخت و ساز و ورودیها و خروجی های CCIP (برنامه های بیمه کنترلی پیمانکار(و یا برنامه های بیمه کنترل شونده توسط پیمانکار)) و SDI ( بیمه قراردادی پیمانکار فرعی) به شما توصیه هایی ارائه کند. با این حال، به یاد داشته باشید که برخی از ریسک های ساخت و ساز همیشه غیر قابل بیمه شدن هستند. 

مشاوره حرفه ای: منابع مشاوره برای کسب و کار ساخت و ساز شامل شرکت های قانونی و متخصص درزمینه قراردادهای ساخت و ساز و دادخواهی ، بانکداران و شرکت های حسابداری، مشاوران و دوستان کسب و کار هستند. منبع دیگری که گاهی اوقات نادیده گرفته میشود سازمانهایی هستند که به صدوراوراق قرضه (ضمانت نامه ) مبادرت می کنند. این اوراق قرضه، مشتریان را با ضمانت این که علیرغم هر آنچه هم که ممکن است به شرکت ساخت و ساز شان اتفاق بیفتد، با این حال پروژه های ساختمانی اشان در نهایت انجام خواهد شد، تضمین و پشتیبانی می کند. برای تصمیم گیری راجع به صدور یک اوراق قرضه ، سازمان صادر کننده، کسب و کار پیمان کار را که شامل شناسایی هر گونه شیوه کسب و کار مخاطره آمیز است مورد بررسی قرار خواهد داد. 

تکنولوژی ها و روشهای جدید: برخی از ریسک ها که قبلا به طور خودکار پذیرفته شده اند هم اکنون می توانند با رویکردهای جدید کاهش یا حتی حذف شوند. آب و هوای بد یکی از این نمونه هاست . با استفاده از ماژول های پیش ساخته ساختمان، زمان ساخت و ساز ساختمانی در سایت می تواند به طور قابل توجهی کاهش یابد و با آن، ممکن است تاثیر آب و هوای بد نیز از بین برود. 
در مناطق دیگر، استفاده از هواپیماهای بدون سرنشین (وسایل نقلیه هوایی بدون سرنشین) می تواند در زمان صرفه جویی کرده و به کاهش خطرات ایمنی کمک کند . مدل سازی اطلاعات ساختمان (BIM) نیز یک ابزار شناسایی و برخورد با ریسک ها قبل از اینکه به واقعیت تبدیل شود، می باشد.

نکاتی برای مستند سازی صحیح

مستند سازی یکی از کارهای مهم یک مدیر پروژه است که بواسطه آن، مدیران و ذینفعان پروژه، از وضعیت آن آگاه میشوند. در برخی پروژه ها به مستند سازی بعنوان یک کار لوکس نگاه میشود که عموما کاربر آنچنانی ندارد. برای اینکه مستندات شما کاربردی تر شود به نکات زیر توجه کنید: 

در انتخاب منبع اطلاعات دقت کنید 
جمع آوری اطلاعات از منبع نادرست و غیر موثق، عملا اتلاف وقت است. برای اینکه مستندات جمع آوری شده قابل اتکا باشد، بایستی آنها را از منابع صحیح جمع آوری نمایید. بطور مثال اگر میخواهید اطلاعاتی مربوط به بودجه پروژه را مستند سازی کنید، بهتر است این اطلاعات را از مدیر مالی پروژه دریافت نمائید. حتی میتوانید مستندات مربوط به بودجه را به آن ضمیمه نمائید. در این مورد بخصوص حتی سهامداران پروژه نیز ممکن است اطلاعات صحیحی در اختیار نداشته باشند. به خاطر داشته باشید که داشتن ارتباطات گسترده، نکته ای کلیدی در جمع آوری اطلاعات صحیح است. 

اطلاعات را شفاف و بدون ابهام ثبت کنید 
تا حدی که ممکن است، اطلاعات را واضح و روشن ثبت کنید بطوری که استفاده کنندگان مستندات شما، بتوانند به راحتی آن را درک و از آن استفاده کنند. از جملاتی استفاده کنید که منبع آنها مشخص بوده و به راحتی قابل پیگیری باشند. 

مستندات را بصورت صحیح و مرتب نگهداری کنید 
مستندات را در محلی نگهداری کنید که به اندازه کافی امن و به راحتی در دسترس باشد. برای کلاسه بندی آنها را به ترتیب تاریخ و موضوع بایگانی نمائید تا به راحتی قابل جستجو باشند. استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای مستند سازی میتواند در این خصوص کمک زیادی نماید. برای این منظور میتوانید نرم افزاری مطابق با نیازهایتان سفارش دهید و مستندات را در آن نگهداری نمائید.

نکاتی برای مدیریت زمان

چقدر کار در روز میتوانید انجام دهید؟ شرط می بندم شما هم مثل من دوست داشتید آخر روز، چند ساعت بیشتر وقت داشتید!. واقعیت اینست که اگر زمان را خوب مدیریت کنید، میتوانید روز پربار تری داشته باشید. نکات زیر میتواند مدیریت زمان را برایتان ساده تر کند:

1. از لیست کار استفاده کنید: استفاده از لیست کار باعث میشود کارهای روزانه تان را فراموش نکنید. از طرفی، اولویت بندی کارها نیز ساده تر میشود. حتی میتوانید از نرم افزار های مدیریت کار استفاده کنید. با استفاده از این نرم افزارها، میتوانید کارهای مهمتان را از کارهای غیر ضروری متمایز کنید و آنها را علامت بزنید. نسخه های موبایل این نرم افزارها میتواند همیشه همراه شما باشد. صادقانه بگویم: پر کاربرد ترین نرم افزار موبایل من، نرم افزار مدیریت کارهایم است.

2. ایمیلهایتان را لحظه به لحظه چک نکنید!: ممکن است برایتان کمی سخت باشد ولی سعی کنید به هر ترتیبی که شده ایمیلهایتان را بیش از 2 بار در روز چک نکنید. مطمئن باشید کسی بهترین خبر عمرتان را از طریق ایمیل به شما اطلاع نخواهد داد. اگر کسی کار فوری داشته باشد، به شما تلفن می زند. بنا براین، چک کردن زیاده از حد ایمیل، چیزی جز اتلاف وقت نیست.

3. از درایوهای آنلاین استفاده کنید: فایلهای پر استفاده تان را در درایو های آنلاین نگهداری کنید. بخصوص پروژه ای که کل وقت شما را در منزل و محل کارتان گرفته است. در اینصورت همیشه و در همه جا به آخرین نسخه فایلها دسترسی خواهید داشت. خود من از SkyDrive و DropBox برای نگهداری فایلها استفاده میکنم. نسخه آفلاین این سرویسها بدون نیاز به اینترنت امکان دسترسی به فایلهایتان را میدهد. بنابراین میتوانید بخشی از کارهایتان را در هواپیما و قطار و در مسافرتهای کاری انجام دهید.

4. از تمپلیتها استفاده کنید: تمپلیتها فایلهایی خالی هستند که به فرمت خاصی دارند. زمانی که میخواهید یک پروژه جدید شروع کنید یا بطور مثال نامه یا گزارشی جدید بنویسید، استفاده از تمپلیت میتواند سرعت شما را چندین برابر کند. بنابراین برای خود یک مجموعه از فایلهای تمپلیت تهیه کنید.

5. از ابزارهای مدیریتی آنلاین استفاده کنید: با استفاده از این ابزارها، همیشه میتوانید آخرین وضعیت پروژه را مانیتور کنید. همچنین میتوانید با اعضای تیم، ارتباط مستمر داشته باشید و از بروز مشکلات احتمالی با خبر شوید.