مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی

خیلی اوقات میشنویم که فلان مدیر پروژه چقدر در کارش موفق است. و می گویند انگار او مدیر پروژه بدنیا آمده است. این موضوع مرا به فکر واداشت که آیا واقعا مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی؟ برای پاسخ به این سوال، بیایید نگاهی به ویژگیهای رقابتی یک مدیر موفق بیندازیم:
دانش کاربردی: شناخت و درک فرایندهای درگیر با پروژه، و پیامدهای یک تصمیم، به مدیر پروژه کمک میکند که در تصمیم گیری خود، دقت لازم را داشته باشد. این یک مهارت است که فرد طی سالها کسب تجربه و مطالعه فرایندها، به آن دست پیدا میکند.
مهارت فنی: علاوه بر شناخت فرایندها، آشنایی با ابزارها و تکنولوژی انجام فعالیتها نیز به بالا بردن درصد موفقیت مدیر پروژه کمک میکند.
مهارتهای مدیریت پروژه: برای مدیر پروژه بودن، باید مدیر پروژه بود!. یک مدیر پروژه تا زمانیکه در یک پروژه واقعی فعالیت نکند، نمیتواند مهارتهای لازم مدیریت را کسب کند. بنابراین، شرایط محیطی و استفاده از فرصتهای شغلی مناسب، در پرورش یک مدیر پروژه تاثیر قابل توجهی خواهد داشت.
رهبری: لری الیسون، موسس شرکت اوراکل گفته: "مشکلی نبوده که برای رسیدن به موفقیت لازم باشد و من پشت سر نگذاشته باشم". هر مدیر پروژه موفقی شرایط سخت و غیر قابل پیش بینی را تجربه کرده است. در چنین موقعیتی، صبر و خلاقیت مدیر میتواند بهترین ابزار برای حل آن مشکل و رسیدن به موفقیت باشد.

با توجه به توضیحات بالا، نظر شما در مورد ذاتی یا اکتسابی بودن مدیریت چیست؟ به نظر من هردو میتواند در موفقیت فرد موثر باشد. هرچند تا به حال ژنی به نام "مدیریت پروژه" کشف نشده! اما آنچه مسلم است، یک مدیر با پرورش مهارتهای مدیریتی میتواند درصد موفقیتش را افزایش دهد.

دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟

از رادیو مکررا می شنوید که فلان مسئول گفت: "این پروژه را با موفقیت به پایان رساندیم". از خودم می پرسم آیا از نظر همه پروژه موفق بوده است؟ مدیر پروژه، مشاور، پیمانکار، کارفرما، بهره بردار و دهها و صدها عامل دیگر؟ اگر از مدیران پروژه در مورد موفقیت بپرسید، پاسخهای متنوعی می شنوید. هرچند نقاط اشتراکی نیز در این زمینه وجود دارد. در زیر دیدگاههای مختلف در مورد موفقیت بیان شده است:

از نظر مدیر پروژه:
از نظر مدیر پرژه، احتمالا موفقیت پروژه یعنی همه فعالیتها با موفقیت به پایان برسند. علاوه بر آن اوضاع تیم و پروژه کنترل شده باشد و خروجی فعالیتها، کیفیت لازم را داشته باشد. مدیریت صحیح و موثر ریسکهای پروژه، فاکتور دیگریست که یک مدیر پروژه به آن توجه دارد.

از نظر کارفرمای پروژه:
از نظر کارفرما، پرروژه ای موفق است که تمام فاکتور های سوددهی (از دیدگاه زمان، هزینه و کیفیت) را داشته باشد. همچنین ممکن است برای برخی از کارفرمایان، مدیریت ارتباطات و تغییرات هم اهمیت داشته باشد. چرا که یک کارفرما، بخصوص اگر تازه کار و بی تجربه باشد، به دنبال این است که دانش و تجربه خود را به کمک مشاور و پیمانکار، ارتقاء دهد. بنابراین نیاز به مدیریت موثر ارتباطات دارد. همچنین بواسطه بی تجربگی خود، ممکن است در خواسته های خود دچار تردید شود که به تبع آن، پروژه را دچار تغییرات میکند. مدیریت این تغییرات هم احتمالا یکی از فاکتورهای موفقیت کارفرما بحساب می رود.

از نظر اعضای تیم پروژه:
از نظر اعضای تیم، موفقیت تعاریف متفاوتی دارد. فرد با انگیزه، هر پروژه را فرصتی برای یادگیری و کسب تجربه میداند. همچنین ممکن است این فرد به دنبال گسترش روابط خود و پیدا کردن کار مورد علاقه اش باشد. برخلاف آن، فرد بی انگیزه، از زیر کار در رفتن را نوعی موفقیت می داند. به شما توصیه میکنم از اعضای تیم خود در مورد موفقیت سوال کنید. مطمئن هستم جوابهای غافلگیر کننده ای خواهید شنید و از تنوع دیدگاههای آنها شگفت زده خواهید شد.

از نظر بهره بردار:
بهره بردار ممکن است خود کارفرما و یا توده ای از مردم باشد. بنابراین دامنه و تنوع خواسته ها میتواند به طرز عجیبی نا معین باشد. بنابراین پیشنهاد میکنم قبل از شروع و بعد از پایان پروژه، نظر بهره بردار را در مورد موفقیت پروژه تا حد امکان جویا شوید. چرا که استفاده کننده واقعی پروژه، آنها هستند و بالطبع، رضایت آنها در مورد پروژه، از هر کس دیگری مهمتر است.

موفقیت، نتیجه تلاش تیمهای مختلف است. و این مدیر پروژه است که بایستی برای رسیدن به موفقیت، خواسته های این تیم ها را تا حد امکان به هم نزدیک کند. در این صورت، اهداف متمرکز شده و همه برای موفقیت تلاش خواهند کرد.

مدیریت پروژه ساخت

مدیریت پروژه  تخصصی بسیار پیچیده می باشد. مخصوصا اگر پروژه مورد نظر، عمرانی هم باشد کار محول شده بسیار سنگین‌تر و پیچیده تر می‌ گردد. مدیران پروژه ساخت باید در حین کنار آمدن با موارد متغیر و ثابت در کار خود با استراتژی و متفکر‌انه عمل کنند.
آیا به عنوان یک مدیر پروژه دوست دارید که در صنعت ساخت و ساز هم فعالیت داشته باشید؟ در نگاه اول ممکن است فکر کنید که مهارت‌های مدیریت پروژه و مدیریت ساخت با هم یکسان هستند. البته هر دو از قوانین مشترکی تبعیت می‌کنند. آغاز پروژه، برنامه‌ریزی، اجرا، پایش عملکرد و اتمام پروژه، اما شباهت‌ها در همین‌جا به پایان می‌ رسند. نیاز به داشتن دانش گسترده از صنعت ساخت و ساز و ترکیب آن با مدیریت، از مدیریت پروژه‌های ساخت یک بستر منحصر به فرد و پیچیده می سازد که از مدیریت پروژه متمایز تر است. براساس بیانات موسسه‌ی مدیریت ساخت ایالات متحده آمریکا، مدیران ساخت  ۱۲۰ مسئولیت را به طور متوسط بر عهده دارند. یعنی باید در کار  خود ماهرانه و متفکرانه عمل کنند تا بتوانند با حوزه‌های مختلف کاری و با تغییر ات مداوم شرایط کاری کنار آیند.
برای اینکه مدیران ساخت و ساز به این اطمینان برسند که تمام کارهایشان به سرانجام رسیده و تمام معماران، پیمانکاران و تامین کنندگان به برنامه زمانی و بودجه توجه دارند، باید از ابزارها و استراتژی‌هایی استفاده کنند که کارشان را ساده تر کند. 
خوشبختانه، مدیریت ساخت با توسعه‌ی ابزار‌های جدید برای ساده‌ کردن روند کاری، به سمت فنی شدن در حال پیشروی است و حال اینکه شما چگونه از این ابزارها استفاده می کنید بسیار  مهم هست.
مدیران، برای عقب نیفتادن از رقابت‌های محلی و منطقه‌ای، باید دست به تصمیم‌گیری‌های خلاقانه و پر استراتژیک و متفکرانه بزنند تا پروژه اشان در چارچوب هزینه، کیفیت و زمان پیش‌بینی شده به پایان برسد. طبق بررسی‌های انجام شده، مدیران پروژه‌های عمرانی به طور متوسط باید ۲۰ وظیفه مختلف را همزمان  به پیش ببرند. با توجه به تنوع فرایندها، تخصص‌های لازم و شرایط متغیر بازار، تسلط بر روند پیشرفت پروژه و اتفاقات غیرمنتظره آسان نیست.

6 امکانی که یک داشبورد کامل باید به شما بدهد

برای یک مدیر پروژه بسیار مهم است که آخرین اطلاعات را بصورت دقیق و خلاصه داشته باشد و در صورت نیاز بتواند به راحتی به جزئیات آن مراجعه کند. 
اگر میخواهید اطلاعات پروژه هایتان را یک جا و به روز داشته باشید، باید در پی یک داشبورد کامل باشید. 
مزیت داشبورد در مقایسه با جداول اکسل و ابزارهای رایج امروزی اینست که اطلاعات داشبورد همواره بروز بوده و به راحتی قابل انتشار است. مثلا اگر بخواهید گزارشی را به کارفرما ارائه دهید، مجبور نیستید اطلاعات را بصورت اکسل از زیر گروهها جمع آوری کنید و از آنها خلاصه تهیه کنید. بلکه در یک داشبورد خوب، اطلاعات با یک کلیک قابل دسترس خواهد. 
برای انتخاب و خرید یک داشبورد کامل، حتما موارد زیر را در نظر داشته باشید: 

1.مطابقت با نیازهایتان 
داشبوردی که نتوانید گزارشات مورد نیازتان را از آن استخراج کنید، عملا یک ابزار لوکس و غیر کاربردی است. داشبوردی مناسب است که به راحتی بتوانید تغییرات مورد نظرتان را بر آن اعمال کنید. مثلا بتوانید گزارشات را بصورت جدول و نمودار، با آرم شرکت به همراه توضیحات و یادداشت های تکمیلی از آن استخراج کنید. 

2.قدرت مانور روی اطلاعات 
در یک داشبورد خوب، به راحتی میتوانید اطلاعات را فیلتر و گروه بندی نموده و یا اطلاعات اضافی را حذف کنید. همچنین میتوانید خروجیهای دلخواهتان را از اطلاعات بگیرید و از آن برای محاسبات تکمیلی و یا حتی لینک به ابزارهای دیگر استفاده کنید. مثلا میتوانید لیست مالی یک پیمانکار را گرفته و به نرم افزار آن پیمانکار لینک کنید. 

3.گروه بندی پروژه ها 
اگر چند پروژه در دست دارید، بهتر است داشبوردی انتخاب کنید که در آن بتوانید همه پروژه هایتان را مشاهده و مدیریت کنید. حتی بتوانید پروژه ها را گروه بندی کنید و به اصطلاح سبد پروژه تشکیل دهید. بطور مثال پروژه های دولتی را در یک سبد و پروژه های خصوصی را در سبد دیگر قرار دهید. 

4.دسترسی به اطلاعات جزئی 
در یک داشبورد کامل، علاوه بر اینکه میتوانید اطلاعات را بصورت خلاصه مشاهده کنید، میتوانید با یک کلیک روی خلاصه ها، به جزئیات آن هم دسترسی پیدا کنید. 

5.انتشار اطلاعات 
یکی از قابلیتهایی که یک داشبورد کامل باید داشته باشد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات است. مثلا بتوان اطلاعات را با یک کلیک ایمیل کرد. و یا حتی بتوان گزارش خاصی را بصورت ماهانه و اتوماتیک برای کارفرما ارسال کرد. 

6.به روز رسانی 
داشبورد ایده آل، بایستی به نرم افزارهای مدیریت پروژه لینک بوده و بصورت اتوماتیک آخرین اطلاعات را از آنها دریافت نماید. در غیر اینصورت، تهیه اطلاعات و وارد کردن آنها در داشبورد، چیزی جز اتلاف وقت و هزینه نخواهد بود.

5 تفاوت بین مدیریت ساخت و مدیریت پروژه

تصمیم گیری در مورد نوع رهبری مورد نیاز در یک پروژه ساختمانی یک تصمیم بسیار مهم است. ما 5 تفاوت اصلی بین یک مدیر پروژه و مدیر ساخت را برای کمک به تصمیم گیری بهتر برای رهبری پروژه خود در این پست مشخص کرده ایم.

1. مدیران ساخت، تنها بخش ساخت و ساز محصول را مدیریت می کنند. مدیران ساخت، کارشناس انجام اموری همچون برق، نجاری، لوله کشی و ساخت و ساز عمومی هستند. آنها عملیات روزمره را پیش از ساخت و ساز از طریق چک لیست پروژه کنترل می کنند. اساساً مدیر ساخت یک مدیر پروژه با یک حوزه خاص از دانش است.

2. مدیر ساخت در مدیریت کارکنان خود در محل ساخت و ساز دخالت دارد. مدیر ساخت باید اطمینان حاصل کند که مواد به موقع تحویل داده می شوند، ابزار موجود و منابع به درستی اختصاص داده می شود.

3.مدیر پروژه تمام جنبه های پروژه املاک و مستغلات را اجرا می کند. این شامل همه چیز از برنامه ریزی اولیه، انتخاب سایت و تجزیه و تحلیل، طراحی، تهیه، ساخت و ساز و مسایل فیزیکی است. از آنجا که مدیریت پروژه، مسئول بودجه و برنامه پروژه است، داشتن یک منبع مستقل می تواند مفید باشد. مدیریت پروژه از هر چیزی که برنامه زمان بندی پروژه را گسترش می دهد و بودجه پروژه را افزایش می دهد و قصد دارد این خطرات را کاهش دهد، آگاه است.

4.مدیر پروژه در سر راس یک پروژه املاک و مستغلات است و بنابراین درک جامع از اهداف مشتری دارد. مدیر پروژه بسیار نزدیک با مشتری کار می کند تا درکی جامع از تمامی جنبه های پروژه املاک و مستغلات بدست آورد. مدیران پروژه بیش از دانستن نیاز مشتری از فضای فیزیکی خود، از مشتری اطلاعات می گیرند که نیازهای خاصی را درک کنند تا نتیجه نهایی دقیقا همان چیزی باشد که مشتری می خواهد.

5.اختلاف اصلی سطح اقتدار است. مدیریت ساخت، تمام فعالیت های ساخت و ساز را تحت نظارت دارد. یک مدیر پروژه نیز یک مدیریت ساخت را نظارت می کند. مدیر پروژه مسئولیت بیشتری نسبت به پروژه دارد، زیرا او بیش از یک فرآیند ساخت و ساز را نظارت می کند، بنابراین، مدیر پروژه اغلب یک مدیر ساخت را نظارت می کند.