مهارتهای مدیر پروژه

دانش مديريت پروژه گاهی اوقات به اندازه کافی برای تبدیل شدن به یک مدیر پروژه کافی نیست. شما به مهارت های نرم افزاری نیاز دارید. داشتن فقط یک ارتباط خوب و یک رهبر ی صریح، کافی نیست. مبارزه با چالش های مدیریت پروژه روزانه نیز نیازمند پاسخگویی، سازگاری، تفکر تحلیلی و استراتژیک، قاطعیت، شخصیت مقاوم در برابر استرس و حتی داشتن کمی عشق به ریسک پذیری است. داشتن مهارت چند وظیفه ای توام با مهارت های ارتباطی نوشتاری و شنیداری می تواند شما را در میان مدیران پروژه یک از ماهرترین های بخش خودتان قرار دهد. هنگامی که موضوع مهارت های سخت به میان می آید، باید آگاه باشید که هیچ مهارتی برای مدیریت پروژه خاص نیست. در حقیقت، بسته به پروژه، باید کمی از هر مهارت را بدانید. داشتن دانش عمومی در مورد کسب و کار، بسیار مورد توجه است. نگران نباشید، لازم نیست متخصص مهارتهای فنی مانند برنامه نویسی باشید. با این حال، توانایی دادن وظایف دقیق و صریح به توسعه دهندگان تان بسیار مهم است. در اینجا، نگاهی به مهارت های مدیران موفق ترین پروژه ها بندازید تا بفهمید که آیا آنچه را که می خواهید، برای تبدیل شدن به مدیر پروژه موفق را دارید و یا باید آن مهارت را در وجود خود بهبود ببخشید:
- درک جامع از پرونده های تجاری و فرایندهای مدیریت ریسک
- داشتن دانش تخصصی برای برخورد با شرایط خاص
- داشتن مهارت های رهبری قوی
- توانایی نظارت و کنترل بودجه
- اندیشه خلاق و تفکر انتقادی
-مهارتهای ارتباطی و مذاکره خوب
- توانایی تصمیم گیری تحت فشارهای روانی 
- مهارت های میان فردی ضروری برای هدایت یک تیم
- توانایی تعریف شرایط، داده های مستند و نتیجه گیری
- مشوق کسب و کار قوی
- مهارت های سازمانی قوی و چند وظیفه ای
- مهارت های تحلیلی
- دقت و توجه به جزئیات
- مهارت مدیریت زمانبندی عالی
- مهارت های حل مسائل
- خود انگیزشی
- مسئوليت پذیری 
- دانش کار بر روی ابزار مدیریت پروژه

یک مدیر ساخت چه وظایفی دارد؟

مدیران ساخت، مسئول تنظیم برنامه‌های زمانی، نظارت بر امور مالی و اطمینان از اینکه هر کس کار محول شده را به درستی انجام می‌دهد، هستند. وجود آنها باعث می‌شود اطمینان حاصل کنیم که محل کارمان عاری از خطرات ایمنی است. مدیران ساخت‌ در حقیقت با انواع مختلف روابط کاری که در یک محل کار می‌تواند وجود داشته باشد، سروکار دارند.


برای ایجاد یک دید کلی‌تر می‌توان گفت که مدیران ساخت روی بخشی از پروژه ساختمانی نظارت دارند و آن را مدیریت و رهبری می‌کنند. آنها در بازسازیهای کوچکتر و یا مدل‌سازی‌های مجدد تا پروژه‌های تجاری بزرگتر مانند بیمارستانها، ساختمانهای اداری و مدارس نقش کلیدی بازی می‌کنند. 


تقریبا ۷۵ درصد از مدیران ساخت در ایالات متحده، پیمانکاران مستقلی هستند که توسط کارفرما استخدام شده‌اند. تعداد زیادی از این کارفرما‌یان خواستار پس‌زمینه آکادمیک برای مدیران هستند و این مدرک حداقل باید در سطح کارشناسی در رشته مرتبط باشد. بر اساس تحقیقات موسسه BLS متوسط درآمد سالیانه برای مدیران ساخت و ساز در آمریکا ۸۲.۷۹۰ دلار است.


تفاوت‌های مدیر ساخت و پیمانکار عمومی

در حالی که دو اصطلاح "مدیریت ساخت" و "پیمانکار عمومی" اغلب اوقات به جای هم استفاده می‌شوند، اما تفاوت‌های متمایزی بین آنها وجود دارد. به طور معمول، مدیران ساخت از ابتدا تا انتها در یک پروژه خاص که به آنها محول شده درگیر هستند. آنها به کارفرمای خود در برنامه‌ریزی اولیه و همینطور انتخاب پیمانکار عمومی و معمار پروژه کمک می‌کنند. 


وظایف یک مدیر ساخت

وظایف خاصی که توسط مدیران ساخت انجام می‌شود شامل موارد زیر است:


مدیریت کیفیت: پروژه‌های ساختمانی اغلب شامل تعدادی از پیمانکاران و پیمانکاران فرعی هستند. یکی از مهمترین وظایف مدیر ساخت این است که اطمینان یابد که هرکس کار خود را با کیفیت مطلوب انجام می‌دهد و در طول فرایند کاری هر گوشه‌ای از کار را سرهم بندی نمی‌کند.


مدیریت هزینه: یک مدیر ساخت بایستی دائما در جریان هزینه‌ها قرار داشته و تصمیمات لازم را در شرایط بحرانی اتخاذ کند.


مدیریت ایمنی: مدیران ساخت باید قادر به شناسایی و از بین بردن خطرات احتمالی ایمنی برای هر فرد در محل کار باشند.


مدیریت قرارداد: این وظیفه مدیر ساخت است که اطمینان حاصل کند تمام شرایط موجود در قرارداد به درستی انجام می‌شود و تمام طرفین قرارداد راضی هستند.


علاوه بر موارد فوق، مدیر ساخت باید با عوامل درگیر در پروژه ارتباطات موثر داشته و آنها را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد.

مزایا و معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project)

نرم افزار مایکروسافت پروجکت یک ابزار مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. این نرم افزار میتواند بصورت شخصی و گروهی (تحت شبکه) مورد استفاده قرار گیرد. نسخه گروهی مایکروسافت پروجکت بر روی بستر شیر پوینت پیاده سازی میشود که در آن پروژه ها بصورت متمرکز بر روی سرور ذخیره شده توسط کاربران مورد استفاده قرار میگیرد. نسخه ابری مایکروسافت پروجکت در آفیس ۳۶۵ وجود دارد. این نسخه بر روی سرورهای مایکروسافت نصب شده و نیاز به سرور مجزا ندارد. لذا در هزینه های سخت افزاری صرفه جویی قابل توجهی مینماید. در ادامه برخی از نکات مثبت و منفی نرم افزار مایکروسافت پروجکت را عنوان میکنیم:

مزایای نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از قابلیتهایی که نرم افزار مایکروسافت پروجکت دارد این است که می توانید از آن برای نظر سنجی و اولیت بندی فعالیتها و تصمیم گیری استفاده کنید. این امکان فرصتی را فراهم می آورد تا فضای همکاری در سازمان ایجاد شده و تصمیم گیری از حالت متمرکز خارج شود. تحقیقات نشان داده است که تصمیم گیری غیر متمرکز احتمال موفقیت بیشتری نسبت به تصمیم گیری متمرکز دارد. لذا با استفاده از این ابزار، مایکروسافت پروجکت مدیر پروژه را به سمت اتخاذ تصمیمات صحیح تر سوق میدهد.

2. مدیریت و اختصاص منابع به پروژه های مختلف: زمانیکه تعداد پروژه ها یا منابع مورد استفاده در آنها زیاد میشود، مدیریت منابع مشکل  و گاها غیر ممکن میشود. ابزارهای مدیریت منابع نرم افزار مایکروسافت پروجکت  به گونه ای طراحی شده اند که تخصیص منابع و گزارش گیری از آنها به سادگی امکان پذیر است.

3. تخصیص منابع، توانایی شما را برای دیدن وظایف از قلم افتاده، وظایفی که شروع نشده، وظایف بدون مهلت زمانی، وظایف گروهی و غیره بالا می برد.

4. تسهیلات مبتنی بر وب: افراد می توانند وظایف خود را بدون نیاز به نصب نرم افزار آنها را در مرورگر خود مشاهده و ثبت نمایند. این قابلیت به ویژه برای سازمانهای بزرگ که تعدد منابع دارند بسیار مناسب است.

5. این نرم افزار مناسب کسانی است که به مدیریت متمرکز منابع، ارائه گزارشات قابل انعطاف، مدیریت متمرکز و یکپارچه بر روی پروژه های متعدد اهمیت میدهند و در تمام مراحل اجرایی پروژه، از جمع آوری ایده ها و نیازهای پروژه تا انتخاب یک پروژه درست و برنامه ریزی پروژه تا اجرا و همچنین مدیریت پروژه، این نرم افزار میتواند راهگشا باشد.

6. این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا تمام وظایف، منابع، زمان اجرای پروژه ها، زمان باقیمانده و پیشرفت پروژه را در یک گزارش مدیریتی مشاهده نمایید. این امکان باعث می شود تا تصمیمات دقیقتری را در مورد اختصاص مجدد منابع و همینطور عناصر دیگر دخیل در پروژه ها بگیرید و کل زیر مجموعه به صورت یکپارچه تحت نظر مدیر پروژه خواهد بود.

7. استفاده از این نرم افزار ساده بوده و ورود اطلاعات در آن به سرعت و به آسانی امکان پذیر است.

8. این نرم افزار، مجهز به ابزارهای برنامه نویسی و اسکریپت نویسی است که انعطاف پذیری آن را دو چندان میکند. با استفاده از این ابزارها میتوان افزونه هایی طراحی نمود و در نرم افزار مورد استفاده قرار داد. 

معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از مشکلات بزرگ این نرم افزار این است که اعمال تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها در عمل بسیار مشکل است. لذا بسیار دیده میشود که در ابتدای پروژه یک برنامه زمان ارائه شده و تا انتهای پروژه بدون تغییر باقی می ماند.

2. نسخه های متعددی از این نرم افزار ارائه شده است که استفاده از این نرم افزار را دچار چالش کرده است. گاها برنامه زمان بندی توسط نسخه بالاتر ارائه میشود که کارفرما با نسخه های پایین تر نمیتواند از آن استفاده نماید.

3. امکانات یادداشت گذاری در این نرم افزار بسیار ضعیف است. یادداشتها را نمیتوان به شکل گفتگو ثبت نمود. یعنی امکان ثبت پاسخ برای یادداشت وجود ندارد. بدتر از آن، امکان جستجوی یادداشتها نیز وجود ندارد. یعنی نمیتوانید یادداشتهایی که قبلا ثبت کرده اید پیدا کنید. این مساله یادداشتها را غیر قابل استفاده میکند.

4. امکان مرتب سازی لیست فایل های پشتیان وجود ندارد. لذا در بازگردانی فایلهای پشتیبان بایستی بسیار دقت کنید چرا که ممکن است موجب از دست رفتن اطلاعات پروژه هایتان شود.

5. با اینکه مدت زیادی است از ارائه این محصول میگذرد، هنوز ایرادات کاربردی زیادی دارد. حتی چنین به نظر میرسد نسخه های جدید بسیار ناپایدار تر از نسخه های قدیمی است. لذا بسیاری پیشنهاد نموده اند که در پروژه های جدی بر خروجیهای این نرم افزار تکیه نشود.

6. این نرم افزار ابزارهای موثری برای مدیریت تیم ندارد. بطور مثال راهی برای اندازه گیری بهره وری تیم و افراد وجود ندارد. تعریف شاخصهای بهره وری و عملکرد افراد به مدیر کمک میکند تا جو شایسته سالاری را در تیم حکم فرما نموده و تیم را بطور موثر تری مدیریت نماید.

7. این نرم افزار بسیار گران است. هزینه تهیه این نرم افزار برای شرکتهای کوچک یا متوسط بسیار بالاست. هزینه نسخه ابری این نرم افزار ۵۵ دلار در ماه به ازای هر کاربر است!

8. برای کاربران مبتدی و جدید استفاده از این نرم افزار دشوار است و این باعث میشود که استفاده از نرم افزار برای کاربران جدید با تردید همراه باشد.

9. بعضی از گزینه های پیشرفته در این نرم افزار مثل تسطیح منابع، پیچیده و دست و پا گیر است. فرمت بندی هدر برای قرار دادن آیکون ها یا آرم های مختلف آسان نیست و سوییچ از یک فعالیت به فعالیت  دیگر دشوار است. به این دلیل به ندرت از این قابلیتهای نرم افزار استفاده میشود.

10. یکی دیگر از معایب این نرم افزار عدم وجود امکانات ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه است. بدون ابزارهای ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه مدیریت پروژه بسیار دشوار و غیر علمی می باشد.

دیدگاهتان در مورد موفقیت پروژه چیست؟

از رادیو مکررا می شنوید که فلان مسئول گفت: "این پروژه را با موفقیت به پایان رساندیم". از خودم می پرسم آیا از نظر همه پروژه موفق بوده است؟ مدیر پروژه، مشاور، پیمانکار، کارفرما، بهره بردار و دهها و صدها عامل دیگر؟ اگر از مدیران پروژه در مورد موفقیت بپرسید، پاسخهای متنوعی می شنوید. هرچند نقاط اشتراکی نیز در این زمینه وجود دارد. در زیر دیدگاههای مختلف در مورد موفقیت بیان شده است:

از نظر مدیر پروژه:
از نظر مدیر پرژه، احتمالا موفقیت پروژه یعنی همه فعالیتها با موفقیت به پایان برسند. علاوه بر آن اوضاع تیم و پروژه کنترل شده باشد و خروجی فعالیتها، کیفیت لازم را داشته باشد. مدیریت صحیح و موثر ریسکهای پروژه، فاکتور دیگریست که یک مدیر پروژه به آن توجه دارد.

از نظر کارفرمای پروژه:
از نظر کارفرما، پرروژه ای موفق است که تمام فاکتور های سوددهی (از دیدگاه زمان، هزینه و کیفیت) را داشته باشد. همچنین ممکن است برای برخی از کارفرمایان، مدیریت ارتباطات و تغییرات هم اهمیت داشته باشد. چرا که یک کارفرما، بخصوص اگر تازه کار و بی تجربه باشد، به دنبال این است که دانش و تجربه خود را به کمک مشاور و پیمانکار، ارتقاء دهد. بنابراین نیاز به مدیریت موثر ارتباطات دارد. همچنین بواسطه بی تجربگی خود، ممکن است در خواسته های خود دچار تردید شود که به تبع آن، پروژه را دچار تغییرات میکند. مدیریت این تغییرات هم احتمالا یکی از فاکتورهای موفقیت کارفرما بحساب می رود.

از نظر اعضای تیم پروژه:
از نظر اعضای تیم، موفقیت تعاریف متفاوتی دارد. فرد با انگیزه، هر پروژه را فرصتی برای یادگیری و کسب تجربه میداند. همچنین ممکن است این فرد به دنبال گسترش روابط خود و پیدا کردن کار مورد علاقه اش باشد. برخلاف آن، فرد بی انگیزه، از زیر کار در رفتن را نوعی موفقیت می داند. به شما توصیه میکنم از اعضای تیم خود در مورد موفقیت سوال کنید. مطمئن هستم جوابهای غافلگیر کننده ای خواهید شنید و از تنوع دیدگاههای آنها شگفت زده خواهید شد.

از نظر بهره بردار:
بهره بردار ممکن است خود کارفرما و یا توده ای از مردم باشد. بنابراین دامنه و تنوع خواسته ها میتواند به طرز عجیبی نا معین باشد. بنابراین پیشنهاد میکنم قبل از شروع و بعد از پایان پروژه، نظر بهره بردار را در مورد موفقیت پروژه تا حد امکان جویا شوید. چرا که استفاده کننده واقعی پروژه، آنها هستند و بالطبع، رضایت آنها در مورد پروژه، از هر کس دیگری مهمتر است.

موفقیت، نتیجه تلاش تیمهای مختلف است. و این مدیر پروژه است که بایستی برای رسیدن به موفقیت، خواسته های این تیم ها را تا حد امکان به هم نزدیک کند. در این صورت، اهداف متمرکز شده و همه برای موفقیت تلاش خواهند کرد.

کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم

برای زنده نگه داشتن یک پروژه به دو چیز بایستی اهمیت داده شود: به تیم پروژه و به مشتریان آن. یک مدیر پروژه زمانی میتواند سوار بر پروژه باشد که یک دید کلی از تمام رویدادهای پروژه و تیمش داشته باشد.

اگر میخواهید کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانید به نکات زیر توجه کنید:

با دقت پروژه را مانیتور کنید
مانیتور کردن پیشرفت پروژه مهم ترین کار ناخدای پروژه است. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. نرم افزارهای کنترل پروژه میتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار دهند. کافیست اطلاعات پروژه را در آن ثبت کنید و هنگام نیاز به آن رجوع کنید. در این صورت نیازی نیست به همه اجزای پروژه سرک بکشید تا از وضعیت آن با خبر شوید. این کار هم وقت گیر است و هم دقت پایینی دارد. برخی از نرم افزارها حتی میتوانند پروژه را بصورت اتوماتیک مانیتور کنند. بنابر این با کمی دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، میتوانید دقت و سرعت مانیتور کردن را تا حد زیادی بالا ببرید.

نیازهایتان را مرور کنید
نیازهای پروژه را مرتبا با خود مرور کنید. ناخدای پروژه باید بداند چه چیزی را دقیقا قرار است تحویل دهد. یکی از مهمترین دلایل تاخیر در پروژه ها اینست که اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف نشده. من پروژه های زیادی دیده ام که بدلیل همین عدم شفافیت، تاریخ پایان آن مرتبا به تعویق می افتد و هرگز به پایان نمی رسد. اگر اهداف پروژه توسط کارفرما مرتبا دچار تغییر میشود، دلایل آن باید بررسی و رفع شوند. بعد از اینکه اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف شد، تیم پروژه نیز باید در این خصوص توجیه شوند. برای این کار، بهتر است اهداف و نیازهای پروژه ثبت و بین اعضای تیم منتشر شود. برخی حتی پا را فراتر گذاشته و اهداف و نیازها را در اختیار عموم قرار میدهند. برای این کار، بخصوص در پروژه های بزرگ، میتوان از وبسایت و یا رسانه های عمومی استفاده کرد.

اولویتها را تثبیت کنید
مهمترین چیز در پروژه چیست؟ اینکه سر وقت تمام شود؟ اینکه در هزینه از بودجه تجاوز نکند؟ اینکه با کیفیت بالایی اجرا شود؟ اینکه مشتری را ارضا کند؟ یا چیز دیگریست؟
قبل از شروع پروژه، با ذینفعان آن جلسه بگذارید و با آنها در مورد این موضوع صحبت کنید. اجازه بدهید خود آنها در این مورد تصمیم بگیرند. من پروژه هایی را دیده ام که حتی خود کارفرما اولویت اول پروژه را نمیداند. با چنین کارفرمایی مطمئنا هنگام تحویل پروژه با مشکل مواجه خواهید شد. برگزاری جلسه با کارفرما قبل از شروع پروژه، فرصتی را برای او فراهم خواهد کرد که بفهمد چه چیزی برایش مهم است.
بعد از اینکه اولویتها مشخص شد، تیمتان را از آن با خبر کنید و برنامه تان را با توجه به آن اولویت باز بینی کنید.

مطابق برنامه حرکت کنید
برخی از مدیران پروژه، در ابتدای پروژه به برنامه پایبند هستند و مطابق آن پیش میروند. به محض اینکه تغییری در پروژه اتفاق بیفتد که خارج از برنامه باشد، برنامه را کنار میگذارند. تغییر در پروژه همیشه وجود دارد. یک مدیر پروژه خوب، برنامه خود را مطابق با این تغییرات به روز میکند. من پروژه هایی داشته ام که در آنها هفته ای یک بار برنامه را به روز کرده ام. در این صورت تصویر هفته بعد و کارهایی که قرار است طی آن انجام شود، همیشه برایم واضح و شفاف بوده است.

بودجه تان را مدیریت کنید
مدیریت نادرست بودجه منشا خیلی از مشکلات است. یک مدیر پروژه باید بداند بودجه ای که در اختیار دارد برای چه مقدار کار کافیست و کارها را بر اساس آن بودجه اولویت بندی کند. بسیاری از پروژه ها بدلیل کمبود بودجه متوقف میشوند. بنابراین مدیر پروژه بایستی همیشه برای جبران بودجه (مثلا از طریق گرفتن وام ..) برنامه داشته باشد. کمبود بودجه را با کارفرما در میان بگذارید. هرچند تجربه شخصی من نشان داده که کارفرما معمولا راه حل عملی برای این موضوع ارائه نخواهد کرد. این موضوع را جدی بگیرید!!

نکاتی برای مدیریت زمان

چقدر کار در روز میتوانید انجام دهید؟ شرط می بندم شما هم مثل من دوست داشتید آخر روز، چند ساعت بیشتر وقت داشتید!. واقعیت اینست که اگر زمان را خوب مدیریت کنید، میتوانید روز پربار تری داشته باشید. نکات زیر میتواند مدیریت زمان را برایتان ساده تر کند:

1. از لیست کار استفاده کنید: استفاده از لیست کار باعث میشود کارهای روزانه تان را فراموش نکنید. از طرفی، اولویت بندی کارها نیز ساده تر میشود. حتی میتوانید از نرم افزار های مدیریت کار استفاده کنید. با استفاده از این نرم افزارها، میتوانید کارهای مهمتان را از کارهای غیر ضروری متمایز کنید و آنها را علامت بزنید. نسخه های موبایل این نرم افزارها میتواند همیشه همراه شما باشد. صادقانه بگویم: پر کاربرد ترین نرم افزار موبایل من، نرم افزار مدیریت کارهایم است.

2. ایمیلهایتان را لحظه به لحظه چک نکنید!: ممکن است برایتان کمی سخت باشد ولی سعی کنید به هر ترتیبی که شده ایمیلهایتان را بیش از 2 بار در روز چک نکنید. مطمئن باشید کسی بهترین خبر عمرتان را از طریق ایمیل به شما اطلاع نخواهد داد. اگر کسی کار فوری داشته باشد، به شما تلفن می زند. بنا براین، چک کردن زیاده از حد ایمیل، چیزی جز اتلاف وقت نیست.

3. از درایوهای آنلاین استفاده کنید: فایلهای پر استفاده تان را در درایو های آنلاین نگهداری کنید. بخصوص پروژه ای که کل وقت شما را در منزل و محل کارتان گرفته است. در اینصورت همیشه و در همه جا به آخرین نسخه فایلها دسترسی خواهید داشت. خود من از SkyDrive و DropBox برای نگهداری فایلها استفاده میکنم. نسخه آفلاین این سرویسها بدون نیاز به اینترنت امکان دسترسی به فایلهایتان را میدهد. بنابراین میتوانید بخشی از کارهایتان را در هواپیما و قطار و در مسافرتهای کاری انجام دهید.

4. از تمپلیتها استفاده کنید: تمپلیتها فایلهایی خالی هستند که به فرمت خاصی دارند. زمانی که میخواهید یک پروژه جدید شروع کنید یا بطور مثال نامه یا گزارشی جدید بنویسید، استفاده از تمپلیت میتواند سرعت شما را چندین برابر کند. بنابراین برای خود یک مجموعه از فایلهای تمپلیت تهیه کنید.

5. از ابزارهای مدیریتی آنلاین استفاده کنید: با استفاده از این ابزارها، همیشه میتوانید آخرین وضعیت پروژه را مانیتور کنید. همچنین میتوانید با اعضای تیم، ارتباط مستمر داشته باشید و از بروز مشکلات احتمالی با خبر شوید.