راهنمای مدیریت ریسک: ۲- لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید

راهنمای مدیریت ریسک:
همانطور که در پستهای قبل اشاره شد مدیریت ریسک ۵ گام کلی دارد که در اینجا گام دوم آن توضیح داده می شود:
گام دوم: لیست را به ترتیب اهمیت مرتب کنید:
همیشه اولویت ریسکهایی که پروژه های شما را تهدید میکنند مشابه هم نیستند. بنابراین نمیتوانید از لیست دیگران یک کپی بگیرید و اولویتهای آنها را اولویتهای خودتان بدانید. چرا که این کار نه تنها در شناسایی و مدیریت ریسک به شما کمک نمی کند، بلکه خودش ریسکهایی را بوجود می آورد.
یکی از فاکتورهای مهمی که باید در اولویت بندی درنظر بگیرید فرایند های تجاری ضعیف و لطمه پذیر است. بنابراین صدمه ای که وقوع ریسک به تجارت شما وارد میکند میتواند معیار خوبی برای ارزیابی آن در اولویت بندی باشد. فاکتور مهم دیگر، احتمال وقوع ریسک است. اگر معیار اول را به ریال و دوم را به درصد در نظر بگیرید، میزان اهمیت هریک از ردیفهای لیست میتواند از حاصلضرب آن دو عدد در یکدیگر بدست بیاید. اعداد بدست آمده هرگز دقیق نیستند لیکن میتوانند مبنایی برای دسته بندی ریسکها با سه دسته با اهمیت بالا، متوسط و کم در نظر گرفته شوند. در ادامه به مثالهایی از ریسکهای رایج و اولویت بندی آنها توجه کنید:

  • یکی از پیمانکاران جزء با مشکل مالی مواجه شده است و هر لحظه ممکن است از ادامه پروژه سر باز بزند و پروژه شما را با تاخیر مواجه کند. در این صورت احتمال وقوع آن بالاست و همچنین ضریب تاثیر آن هم زیاد است. بنابراین بایستی این ریسک را جدی بگیرید.

  • محل اجرای پروژه سابقه سیل دارد که طبق آمار هر ۱۵ سال یکبار اتفاق می افتد. تاثیر این ریسک بر روی پروژه زیاد است لیکن احتمال وقوع آن کم.

  • افزایش نرخ مصالح میتواند به حاشیه سود شما لطمه بزند. از سوی دیگر این مساله فقط جزیی از هزینه کل پروژه است. بنابراین میتواند هم از لحاظ احتمال وقوع و هم تاثیر آن بر روی پروژه در سطح متوسطی قرار گیرد.

راهنمای مدیریت ریسک : ۳- مقابله با ریسک

راهنمای مدیریت ریسک:
همانطور که در پستهای قبل اشاره شد مدیریت ریسک ۵ گام کلی دارد که در اینجا گام سوم آن توضیح داده می شود:
گام سوم : مقابله با ریسک
با وجود این که ریسکهای ساخت و ساز ممکن است متغیر و پیچیده باشد، با این حال تکنیک های مدیریت ریسک در چهار دسته ساده قرار می گیرند.
1- جلوگیری از ریسک: به عنوان مثال، شما ممکن است در مناطق مستعد زلزله، از پروژه های ساخت امتناع کنید.
2- انتقال ریسک : بیمه یک راه معمول برای انجام این کار است. توافق قراردادی مناسب با یک پیمانکار فرعی و یا تامین کننده (کارپرداز) ممکن است روش دیگری باشد.
3- کاهش خطر: به عنوان مثال، خطرات ایمنی در ساخت و ساز همیشه وجود دارد. تجهیزات ایمنی مناسب و آموزش کارگران و مدیران می تواند به کاهش خطرات کمک کند.
4- پذیرش ریسک : به عنوان مثال آب و هوا غیر قابل کنترل بوده و ممکن است باعث تاخیر در زمانبندی ساخت و ساز شود. با این حال یک مدیر پروژه خوب می تواند براین مسئله فائق آمده و اثر آن را کاهش دهد.

رویکردی که شما برای مدیریت ریسک انتخاب می کنید ، همچنین میتواند از نظر پاداش، مرتبط با ریسک بهینه سازی شود. سود، تکرار یک پروژه ساختمانی از سوی مشتری و یا بدست آوردن یک پروژه ساخت و ساز کلیدی برای وارد شدن به بازار ، همه نمونه هایی از پاداش ها هستند که ممکن است شما به دنبال آن باشید. پاداشهای بیشتر ممکن است نیاز مند سطوح بالاتر ریسک باشند. با این حال، ریسک های بالاتر همیشه پاداشهای بیشتر را نتیجه نمی دهد.

راهنمای مدیریت ریسک : ۴- انتخاب درست منابع برای مدیریت ریسک

راهنمای مدیریت ریسک: 
دراین پست چهارمین گام از پنج گام کلی راهنمای مدیریت ریسک توضیح داده می شود: 

گام چهارم : انتخاب درست منابع برای مدیریت ریسک 

اگر شما تصمیم به انتقال، کاهش و یا پذیرش ریسک داشته باشید، منابع مختلفی برای بهینه سازی انتخاب مدیریت ریسک ممکن است به شما کمک کند: 

نرم افزار: چه برای طراحی ساختمان، چه هزینه، مدیریت پروژه، حسابداری و یا دیگر جنبه های کسب و کار ساخت و ساز، یک نرم افزار مدیریت ساخت مناسب می تواند باعث قابل مدیریت بودن وظایف شده و روند انجام فرایندها را سریع تر پیش ببرد. همه این مزایا همچنین به کاهش ریسک کمک می کند . همانطور که یک شرکت ساخت و ساز رشد می کند وهمزمان تعداد پروژه های در حال افزایش را مدیریت و اداره می کند، یک برنامه نرم افزاری طراحی شده مناسب و مخصوص این کار، به مدیریت ریسک کمک می کند. (مثل ERM یا نرم افزار بزرگ مدیریت ریسک ). در سطح متوسط، گزینه های نرم افزار مدیریت پروژه معین همچنین دارای قابلیت ها و عملکردهای تو کار مدیریت ریسک هستند. 

آموزش: آموزش در حین کار در استفاده از مواد و ماشین آلات مخصوص ، یک نمونه بوده و آموزش آنلاین برای ایمنی کار نمونه دیگری است. 

تامین مالی: خطوط اعتباری کسب و کار ساخت و ساز ، مورد استفاده باشند یانه، یک اقدام احتیاطی خوب هستند. و به عنوان یک تکیه گاه مالی به شما اجازه می دهند ریسکهای مختلف از قبیل تاخیر ممکن در پرداخت یک مشتری و یا اختلاف در پرداخت را بپذیرید. نرم افزار حسابداری مناسب می تواند باعث آماده سازی آسان اسناد و مدارکی گردد که بانک شما قبل از باز کردن یک خط اعتباری نیاز خواهد داشت. 

بیمه: یک شرکت یا کارگزار بیمه بایستی قادر باشد در مورد ملزومات مجوز محلی برای بیمه ساخت و ساز و ورودیها و خروجی های CCIP (برنامه های بیمه کنترلی پیمانکار(و یا برنامه های بیمه کنترل شونده توسط پیمانکار)) و SDI ( بیمه قراردادی پیمانکار فرعی) به شما توصیه هایی ارائه کند. با این حال، به یاد داشته باشید که برخی از ریسک های ساخت و ساز همیشه غیر قابل بیمه شدن هستند. 

مشاوره حرفه ای: منابع مشاوره برای کسب و کار ساخت و ساز شامل شرکت های قانونی و متخصص درزمینه قراردادهای ساخت و ساز و دادخواهی ، بانکداران و شرکت های حسابداری، مشاوران و دوستان کسب و کار هستند. منبع دیگری که گاهی اوقات نادیده گرفته میشود سازمانهایی هستند که به صدوراوراق قرضه (ضمانت نامه ) مبادرت می کنند. این اوراق قرضه، مشتریان را با ضمانت این که علیرغم هر آنچه هم که ممکن است به شرکت ساخت و ساز شان اتفاق بیفتد، با این حال پروژه های ساختمانی اشان در نهایت انجام خواهد شد، تضمین و پشتیبانی می کند. برای تصمیم گیری راجع به صدور یک اوراق قرضه ، سازمان صادر کننده، کسب و کار پیمان کار را که شامل شناسایی هر گونه شیوه کسب و کار مخاطره آمیز است مورد بررسی قرار خواهد داد. 

تکنولوژی ها و روشهای جدید: برخی از ریسک ها که قبلا به طور خودکار پذیرفته شده اند هم اکنون می توانند با رویکردهای جدید کاهش یا حتی حذف شوند. آب و هوای بد یکی از این نمونه هاست . با استفاده از ماژول های پیش ساخته ساختمان، زمان ساخت و ساز ساختمانی در سایت می تواند به طور قابل توجهی کاهش یابد و با آن، ممکن است تاثیر آب و هوای بد نیز از بین برود. 
در مناطق دیگر، استفاده از هواپیماهای بدون سرنشین (وسایل نقلیه هوایی بدون سرنشین) می تواند در زمان صرفه جویی کرده و به کاهش خطرات ایمنی کمک کند . مدل سازی اطلاعات ساختمان (BIM) نیز یک ابزار شناسایی و برخورد با ریسک ها قبل از اینکه به واقعیت تبدیل شود، می باشد.

راهنمای مدیریت ریسک: ۵- درک سایر پیچیدگیها و ابهامات سازمان

دراین پست آخرین گام از پنج گام کلی راهنمای مدیریت ریسک توضیح داده می شود: 

گام ۵- درک سایر پیچیدگیها و ابهامات سازمان 
مدیریت ریسک ساخت و ساز یک ورزش پرتماشاچی نیست. همه باید در مدیریت ریسک خوب با توجه به نقش خود در کسب و کار ساخت و ساز آگاه و سهیم باشند. به روز رسانی های ریسک و بررسی و بازبینی در مورد ریسک ها، باید بخشی از ارتباطات در تمام سطوح باشد. 
آیا به یاد دارید که چطور والدین اتان با مهربانی، ولی قاطع در مورد اینکه توجه اتان به مسائل و مراقبت از خودتان باشد، سرتان نق می زدند؛؟ یادآوری های سازنده و منظم به شما کمک می کند تا کارها درست پیش بروند. ارتباط خود را درمورد ریسکها و همچنین نکات و نقطه نظرات به سادگی حفظ کنید تا درک و یادآوری پیام شما در یادها سهل و ساده باشد. 

مرحله تکمیلی: کاری کنید که ریسک به جای اینکه در مقابل شما باشد، درجهت منفعت شما باشد(کاری کنید که ریسک برای شما کار کند نه بر علیه شما). 
در اینجا یک موضوع واضح و در حقیقت امر بدیهی که وجود دارد این است که : همه ریسک ساخت و ساز منفی نیست. اگر شما برای اولین بار از عهده انجام یک پروژه برای یک مشتری، به خوبی برآیید یک ریسک مثبت است (که خوب است!) و در این صورت از شما برای انجام پروژه دوم و پروژه های بعدی نیزدرخواست خواهد شد. پروژه های تجاری ساخت و ساز درحال حاضر بر اساس BIARS (انگیزه متعادل و تسهیم ریسک) انجام می شوند. مشتری و پیمانکار در(به عنوان مثال، صرفه جویی در هزینه پروژه) سود و زیان بالقوه سهیم هستند تا با افزایش انگیزه هر بخش، به موفقیت کار کمک کنند. 
خیلی از منابع که برای اداره کردن ریسکهای منفی به کارمی رود برای مدیریت ریسک مثبت هم قابل اعمال است. با انتخاب درست نرم افزار، منبع آموزشی و منبع مالی و غیره، شرکت شما نه تنها از موقعیت های سخت جان سالم بدر خواهد برد، بلکه آماده استفاده از فرصت های سودمند بیشتر کسب و کار نیز خواهید بود. 

برای بهینه سازی مدیریت ریسک ساخت و ساز تان آماده اید؟ 
این پنج مرحله به اضافه مرحله تکمیلی، روند مستحکم و قابل اطمینانی برای شناسایی، مدیریت و حتی کسب درآمد خارج از ریسک ساخت و ساز به شما می دهد. برای این که در جهت منفعت شما و شرکت تان عمل کنند آنها را به کار ببندید. 
در مورد ریسکهایی که قبلا به آنها فکر نکرده اید و حال پی برده اید که ممکن است به طور قابل توجهی کسب و کار ساخت و ساز شما را تحت تاثیر قراردهد، نترسید. حرف ما را گوش گنید؛ شما به مراتب بهتر می دانید که این قبیل ریسکها همیشه وجود دارد و به توانایی خودتان در مدیریت صحیح آنها چه مثبت و چه منفی، توجه داشته باشید. 

نکاتی برای مستند سازی صحیح

مستند سازی یکی از کارهای مهم یک مدیر پروژه است که بواسطه آن، مدیران و ذینفعان پروژه، از وضعیت آن آگاه میشوند. در برخی پروژه ها به مستند سازی بعنوان یک کار لوکس نگاه میشود که عموما کاربر آنچنانی ندارد. برای اینکه مستندات شما کاربردی تر شود به نکات زیر توجه کنید: 

در انتخاب منبع اطلاعات دقت کنید 
جمع آوری اطلاعات از منبع نادرست و غیر موثق، عملا اتلاف وقت است. برای اینکه مستندات جمع آوری شده قابل اتکا باشد، بایستی آنها را از منابع صحیح جمع آوری نمایید. بطور مثال اگر میخواهید اطلاعاتی مربوط به بودجه پروژه را مستند سازی کنید، بهتر است این اطلاعات را از مدیر مالی پروژه دریافت نمائید. حتی میتوانید مستندات مربوط به بودجه را به آن ضمیمه نمائید. در این مورد بخصوص حتی سهامداران پروژه نیز ممکن است اطلاعات صحیحی در اختیار نداشته باشند. به خاطر داشته باشید که داشتن ارتباطات گسترده، نکته ای کلیدی در جمع آوری اطلاعات صحیح است. 

اطلاعات را شفاف و بدون ابهام ثبت کنید 
تا حدی که ممکن است، اطلاعات را واضح و روشن ثبت کنید بطوری که استفاده کنندگان مستندات شما، بتوانند به راحتی آن را درک و از آن استفاده کنند. از جملاتی استفاده کنید که منبع آنها مشخص بوده و به راحتی قابل پیگیری باشند. 

مستندات را بصورت صحیح و مرتب نگهداری کنید 
مستندات را در محلی نگهداری کنید که به اندازه کافی امن و به راحتی در دسترس باشد. برای کلاسه بندی آنها را به ترتیب تاریخ و موضوع بایگانی نمائید تا به راحتی قابل جستجو باشند. استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای مستند سازی میتواند در این خصوص کمک زیادی نماید. برای این منظور میتوانید نرم افزاری مطابق با نیازهایتان سفارش دهید و مستندات را در آن نگهداری نمائید.

6 امکانی که یک داشبورد کامل باید به شما بدهد

برای یک مدیر پروژه بسیار مهم است که آخرین اطلاعات را بصورت دقیق و خلاصه داشته باشد و در صورت نیاز بتواند به راحتی به جزئیات آن مراجعه کند. 
اگر میخواهید اطلاعات پروژه هایتان را یک جا و به روز داشته باشید، باید در پی یک داشبورد کامل باشید. 
مزیت داشبورد در مقایسه با جداول اکسل و ابزارهای رایج امروزی اینست که اطلاعات داشبورد همواره بروز بوده و به راحتی قابل انتشار است. مثلا اگر بخواهید گزارشی را به کارفرما ارائه دهید، مجبور نیستید اطلاعات را بصورت اکسل از زیر گروهها جمع آوری کنید و از آنها خلاصه تهیه کنید. بلکه در یک داشبورد خوب، اطلاعات با یک کلیک قابل دسترس خواهد. 
برای انتخاب و خرید یک داشبورد کامل، حتما موارد زیر را در نظر داشته باشید: 

1.مطابقت با نیازهایتان 
داشبوردی که نتوانید گزارشات مورد نیازتان را از آن استخراج کنید، عملا یک ابزار لوکس و غیر کاربردی است. داشبوردی مناسب است که به راحتی بتوانید تغییرات مورد نظرتان را بر آن اعمال کنید. مثلا بتوانید گزارشات را بصورت جدول و نمودار، با آرم شرکت به همراه توضیحات و یادداشت های تکمیلی از آن استخراج کنید. 

2.قدرت مانور روی اطلاعات 
در یک داشبورد خوب، به راحتی میتوانید اطلاعات را فیلتر و گروه بندی نموده و یا اطلاعات اضافی را حذف کنید. همچنین میتوانید خروجیهای دلخواهتان را از اطلاعات بگیرید و از آن برای محاسبات تکمیلی و یا حتی لینک به ابزارهای دیگر استفاده کنید. مثلا میتوانید لیست مالی یک پیمانکار را گرفته و به نرم افزار آن پیمانکار لینک کنید. 

3.گروه بندی پروژه ها 
اگر چند پروژه در دست دارید، بهتر است داشبوردی انتخاب کنید که در آن بتوانید همه پروژه هایتان را مشاهده و مدیریت کنید. حتی بتوانید پروژه ها را گروه بندی کنید و به اصطلاح سبد پروژه تشکیل دهید. بطور مثال پروژه های دولتی را در یک سبد و پروژه های خصوصی را در سبد دیگر قرار دهید. 

4.دسترسی به اطلاعات جزئی 
در یک داشبورد کامل، علاوه بر اینکه میتوانید اطلاعات را بصورت خلاصه مشاهده کنید، میتوانید با یک کلیک روی خلاصه ها، به جزئیات آن هم دسترسی پیدا کنید. 

5.انتشار اطلاعات 
یکی از قابلیتهایی که یک داشبورد کامل باید داشته باشد، امکان به اشتراک گذاری اطلاعات است. مثلا بتوان اطلاعات را با یک کلیک ایمیل کرد. و یا حتی بتوان گزارش خاصی را بصورت ماهانه و اتوماتیک برای کارفرما ارسال کرد. 

6.به روز رسانی 
داشبورد ایده آل، بایستی به نرم افزارهای مدیریت پروژه لینک بوده و بصورت اتوماتیک آخرین اطلاعات را از آنها دریافت نماید. در غیر اینصورت، تهیه اطلاعات و وارد کردن آنها در داشبورد، چیزی جز اتلاف وقت و هزینه نخواهد بود.