با مخالفانتان دوست شوید!!

از لحاظ پزشکی، بعضی از ویروسها در مقابل دارو مقاومت بیشتری از خود نشان می دهند. سوال اینست که چطور این ویروسها در مقابل دارو مقاومت پیدا میکنند؟ بطور مثال ویروسهای آنفولانزا، هر سال هوشمند تر و قوی تر از سال قبل میشوند.
این موضوع در یک پروژه بطور مشابهی اتفاق می افتد. معمولا در هر پروژه ای افرادی هستند که با مدیر پروژه مخالفت میکنند و از او تبعیت نمی کنند. برای مدیریت این افراد، باید آنها را بشناسیم و دلایل مخالفت آنها را بدانیم.

نوع مخالفت :
مخالفت غیر مستقیم:
این افراد هنگام برنامه ریزی سرشان را به نشانه تائید تکان میدهند و با تصمیمات شما مخالفتی نمی کنند. معمولا سوالی نمیکنند و با شما هم عقیده هستند. تا اینجا مشکلی وجود ندارد. اما در عمل، وقتی بعد از مدتی آنها را چک میکنید، میبینید برنامه را نادیده گرفته و کارهای محول شده را انجام نداده اند. من شخصا تجربه کار با این افراد را داشته ام. آنها در جلسات مدیریتی با شما موافقند ولی به محض بیرون رفتن از جلسه، مخالفت را شروع میکنند. این مساله معمولا به ضرر آنها تمام میشود. چرا که برای مدیریت آنها مجبورید از روشهای ریز-مدیریتی استفاده کنید.

مخالفت مستقیم:
مخالفت این افراد بصورت مستقیم اتفاق می افتد. داخل جلسه و بیرون جلسه دم از مخالفت میزنند و شما را زیر سوال میبرند. احتمالا خود آنها زمانی مدیر پروژه بوده اند و از جزئیات کار تا حدودی خبر دارند.

خرابکارها:
این مخالفت احتمالا بدترین و مخرب ترین نوع مخالفت است. آنها معمولا به سختی تلاش میکنند تا در غیاب شما کارهای انجام داده شده را خراب کنند. بطوریکه برای کنترل وضعیت، مجبور میشوید با مدیران ارشد پروژه جلسات بحرانی تشکیل دهید که تصمیمات اتخاذ شده در این جلسات معمولا به نفع این افراد نخواهد بود.

چطور با افراد مخالف برخورد کنیم؟
مهمترین قدم برای مدیریت این افراد، شناسایی انگیزه و علل مخالفت آنهاست. این علل نیز به سه دسته کلی تقسیم میشوند:
1. به اصطلاع عامه، این افراد از شما خوششان نمی آید
2.از روال کاری که شما تعریف کرده اید ناراضی هستند
3.احتمالا در گذشته شغل شما را داشته اند و حالا شما جای آنها را اشغال کرده اید

بعد از اینکه انگیزه آنها برای مخالفت را کشف کردید، بهتر میتوانید آنها را مدیریت کنید. برای مدیریت این افراد، اولین و کم هزینه ترین قدم، صحبت کردن با آنهاست. نگرانیتان را بیان کنید و به مشکلات آنها گوش فرادهید. 1% احتمال دهید که آنها دلیل قانع کننده ای برای مخالفت با شما داشته باشند. سعی کنید روابطتان را مثبت کنید. به یاد داشته باشید که این کار زمان خواهد برد. بنابراین صبور باشید. اگر با صحبت کردن به نتیجه مطلوب نرسیدید، راههای دیگر را امتحان کنید. یادتان باشد که اخراج آخرین راه است. هرگز آخرین گزینه را اول استفاده نکنید.

مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی

خیلی اوقات میشنویم که فلان مدیر پروژه چقدر در کارش موفق است. و می گویند انگار او مدیر پروژه بدنیا آمده است. این موضوع مرا به فکر واداشت که آیا واقعا مدیریت پروژه ذاتی است یا اکتسابی؟ برای پاسخ به این سوال، بیایید نگاهی به ویژگیهای رقابتی یک مدیر موفق بیندازیم:
دانش کاربردی: شناخت و درک فرایندهای درگیر با پروژه، و پیامدهای یک تصمیم، به مدیر پروژه کمک میکند که در تصمیم گیری خود، دقت لازم را داشته باشد. این یک مهارت است که فرد طی سالها کسب تجربه و مطالعه فرایندها، به آن دست پیدا میکند.
مهارت فنی: علاوه بر شناخت فرایندها، آشنایی با ابزارها و تکنولوژی انجام فعالیتها نیز به بالا بردن درصد موفقیت مدیر پروژه کمک میکند.
مهارتهای مدیریت پروژه: برای مدیر پروژه بودن، باید مدیر پروژه بود!. یک مدیر پروژه تا زمانیکه در یک پروژه واقعی فعالیت نکند، نمیتواند مهارتهای لازم مدیریت را کسب کند. بنابراین، شرایط محیطی و استفاده از فرصتهای شغلی مناسب، در پرورش یک مدیر پروژه تاثیر قابل توجهی خواهد داشت.
رهبری: لری الیسون، موسس شرکت اوراکل گفته: "مشکلی نبوده که برای رسیدن به موفقیت لازم باشد و من پشت سر نگذاشته باشم". هر مدیر پروژه موفقی شرایط سخت و غیر قابل پیش بینی را تجربه کرده است. در چنین موقعیتی، صبر و خلاقیت مدیر میتواند بهترین ابزار برای حل آن مشکل و رسیدن به موفقیت باشد.

با توجه به توضیحات بالا، نظر شما در مورد ذاتی یا اکتسابی بودن مدیریت چیست؟ به نظر من هردو میتواند در موفقیت فرد موثر باشد. هرچند تا به حال ژنی به نام "مدیریت پروژه" کشف نشده! اما آنچه مسلم است، یک مدیر با پرورش مهارتهای مدیریتی میتواند درصد موفقیتش را افزایش دهد.

مهارت گوش دادن

گفتگو ابزاری است برای تبادل اطلاعات. در یک مکالمه، کسی که بیشتر سکوت میکند، به دیگری فرصت صحبت 
بیشتری میدهد و بنابراین اطلاعات بیشتری دریافت میکند. بدیهی است، داشتن اطلاعات بیشتر میتواند منجر به تصمیم بهتر و دقیق تر گردد. 
با تمرکز بر شنیدن، فرصت آن را پیدا خواهید کرد که قبل از وقوع مشکلات، از آنها مطلع شده و قبل از آنکه به پروژه لطمه ای وارد کنند، آنها را مرتفع کنید. 

اگر گوش ندهید: 
دکتر استفان کووی، یکی از نویسندگان و مدیران سرشناس امریکایی میگوید: اکثر مردم نمیشنوند که بفهمند، بلکه میشنوند که جواب بدهند. به همین دلیل، ناخودآگاه، در صدد رد و یا تغییر نقطه نظر مخاطب خود هستند. 

اگر گوش دهید: 
نگرش مثبت به شنیدن، یک محیط پویا ایجاد میکند. چرا که اعضای تیم، مشکلات خود را بیان نموده و حسی که این موضوع در آنها ایجاد میکند، باعث افزایش عملکرد آنها خواهد شد. 

چرا مردم گوش نمی دهند؟ 
دلایل کمبود مهارت گوش دادن، متنوع است. بطور مثال، ممکن است فرد در محیطی رشد یافته باشد که گوش دادن به او آموخته نشده. در این صورت، زمانیکه یک ایده یا نقطه نظر جدید به او ارائه میشود، شخص به سرعت با آن مقابله میکند و به دنبال دلایل رد آن میگردد. 
گاهی اوقات نیز چند کاره بودن (Multi-tasking) نیز باعث کاهش شنوایی میگردد. مثلا زمانیکه فرد مشغول به کار دیگری همچون چک کردن ایمیل است، شنوایی او کاهش میابد. 

عادت های بد را ترک کنید: 
عادات بد، دیر از بین میروند. عادت نشنیدن نیز از آن دسته است. اگر احساس میکنید در این زمینه نیاز به تغییر دارید، از همین الان برنامه ریزی کنید و آن را ترک کنید. این کار ممکن است زمان بر باشد ولی مطمئنا پس از ترک آن، شاهد تغییرات شگرفی خواهید بود.

مدیریت یکپارچه یعنی ...

یکپارچگی یعنی "افرادتان کارشان را درست انجام دهند، حتی اگر تحت نظارت نباشند". البته من تعریف دیگری دارم: "یکپارچگی یعنی افرادتان درست کار کنند حتی اگر کار بی نهایت سخت باشد". به عبارت دیگر، افراد سختیها را بخاطر شما و سازمان تحمل کنند. برای مدیریت یکپارچه به موارد زیر دقت کنید: 

رو راست باشید 
صداقت پایه و اساس مدیریت یکپارچه است. بزرگی می گوید: "مدیر باید بطور بیرحمانه ای صادق باشد. حتی ممکن است به پرسنلش بازخوردی دهد که انتظار شنیدنش را ندارند". با گذشت زمان نه چندان طولانی، صداقت باعث میشود اطرافیان شما از جمله پرسنل، مشتری و سهامداران انتظارات واقعی و شفافی از شما پیدا کنند. البته گاهی اوقات ممکن است این رفتار منجر به ناراحت شدن اطرافیانتان شود. لیکن با گذشت زمان نه تنها رفتار شما برایشان ناراحت کننده نخواهد بود بلکه صداقت شما را تحسین خواهند کرد. 

مسئولیت پذیر باشید 
زمانی که همه چیز طبق برنامه پیش میرود، همه با هم خوبند. ولی کافیست مشکلی در پروژه پیش بیاید، و آنجاست که انگشتهای اتهام دنبال مقصر میگردند. از این کار خود داری کنید. مدیریت یکپارچه یعنی مسئولیت عملکرد خود و تیمتان را بپذیرید. چه خوب باشد چه بد. بنابراین هرگز به افراد به دید قایق نجات نگاه نکنید. 

موفقیت را تقسیم کنید 
حسی که بعد از موفقیت به انسان دست می دهد قوی ترین نیروی محرکه برای ادامه راه است. بنابراین سعی کنید این حس را با تیمتان تقسیم کنید. این حس در افرادتان ذخیره میشود و در مواقع ضروری و هنگام برخورد با موانع به کمکتان می آیند.

مشاور که دو تا شد ...

هرچه بیشتر بهتر؟
دو تا پیتزا بهتر از یک پیتزاست. دو تا خانه، دو تا اتومبیل. 
دو تا مشاور چطور؟ شاید به نظر برسد که دو تا مشاور از قاعده «افراد بیشتر، زمان کمتر» تبعیت میکند. تجربه شخصی نشان داده که دو تا مشاور نه تنها پروژه را تسریع نمیکند بلکه مشکلات و حاشیه هایی بوجود می آورد که پیشرفت پروژه را کند میکند. چرا؟

مسئولیت با کیست؟ این سوالی است که مشتری می پرسد
مسئولیت پروژه با مدیر پروژه است. با این حال اکثر مشتریان تمایل دارند مستقیما با مشاور ارتباط برقرار کنند. بخصوص زمانی که مدیر پروژه بیش از حد مشغول است یا اینکه تیم مدیریت پروژه در حال تحویل پستهایشان به اتوبوس بعدی هستند. در این شرایط، مشتری واقعا نمیداند کدام مشاور مسئول است؟ اطلاعات کدامیک درست است؟ به تحلیلهای کدامیک میتواند اتکا کند. نبود مسئول واحد برای هر کاری، فرصت خوبی برای بازی «توپ دست کیه» و «مقصر من نبودم. تقصیر اون بود» فراهم میکند.

دو مشاور در یک مسند نگنجند!
یکی اصلی و یکی فرعی؟ یکی رئیس و دیگری مرئوس؟ یکی راهبر و دیگری پیرو؟ به نظر وحشتناک نیست؟ به یاد دارم که در یکی از پروژه ها، یکی از مشاوران مشاور اصلی بود. بسیار معتبر، دارای کمالات. ویژگیهایی که یک مشاور خوب باید داشته باشند او داشت به جز اینکه نمیتوانست همیشه در دسترس باشد. از آنجایی که مجری طرح فکر میکرد که کار از محکم کاری عیب نمیکند! مشاور دیگری به پروژه اضافه کرد. مشاور دوم از مشاور اول یاد میگرفت، یادداشت برداری و مستند میکرد و به مدیران طرح منعکس میکرد. اما مشکل اینجا بود که «دانش ممکن است ادعا هم بیاورد!».

هزینه سربار
هزینه همیشه یکی از دغدغه های مدیریت پروژه بوده است. استفاده از دو مشاور در پروژه هزینه های پروژه را زیاد میکند. هزینه های غیر مستقیم آن معمولا بیشتر از هزینه های مستقیم است. هزینه های غیر مستقیم عمدتا به دلیل حاشیه های ایجاد شده و ترفند هایی است که برای رفع مسئولیت گاها در پروژه ها استفاده می شود. دود این ترفندها به چشم مدیر پروژه و و در نهایت به چشم مشتری میرود. و این بعنوان یک نکته منفی مدیر پروژه همیشه در ذهن مشتری ثبت خواهد شد.

به من بگویید چکار کنم
استفاده از خدمات مشاوره با هدف تصمیم سازی و تصمیم گیری بهتر انجام میشود. زمانیکه از چند مشاور استفاده میکنید، یعنی چند راهکار به شما ارائه میشود. در چنین شرایطی، تشخیص راهکار درست خود یک معماست. به عبارت دیگر استفاده از چند مشاور برای تصمیم گیری و رفع مشکلات، شما را بر سر چند راهی قرار میدهد. به نقل از یکی از مدیران زبده «شاید دلیل اینکه سعی و خطا این قدر در میان مدیران ما رواج داشته و عموما مقدم بر راه حل علمی و دانش محور بوده این است که نتوانستیم به نحو احسن از خدمات مشاوران استفاده کنیم. همیشه مواجه بودیم با یک سری راه حل که در نهایت به جای انتخاب یکی، آنها را در چرخه سعی و خطا قراردادیم تا ببینیم کدامیک درست از آب در می آید!».

چطور پروژه را از راه دور مدیریت کنیم

بسیاری از متخصصان معتقدند که تا سال ۲۰۲۵، ۸۰ درصد افراد بصورت دورکاری و آزادکاری (freelance) فعالیت خواهند کرد. روشهای مرسوم مانند استخدام تمام وقت برای انجام کارها قدیمی و پر هزینه است. همه اینها از برکات ظهور اینترنت پر سرعت است. در مقابل، برخی معتقدند که آزادکاری معایبی هم دارد. مانند عدم ارتباط رو در رو با مشتری و اعضای تیم میتواند باعث بروز سوء تفاهم شده و نتیجه کار، آنچه مشتری میخواهد نباشد. بنابراین اگر میخواهید از آزادکارها در پروژه تان استفاده کنید، به نکات زیر توجه کنید:
انسجام تیم را حفظ کنید.
کارهای تیم را به نحو موثری مدیریت کنید.
افراد قابل اعتماد پیدا کنید.
نیازهای مشتریان خود را به دقت بررسی کنید. هرچقدر در ابتدای کار برای درک نیازها بیشتر وقت بگذارید، دعوایتان در انتها کمتر خواهد شد.
خروجی هر فرایند را قبل از اینکه وارد فرایند بعدی شوید حتما تست کنید.
فاصله های ارتباطی را شناسایی و پوشش دهید. گاهی اوقات سهم عمده ای از اتلاف وقت در فضاهای میان فرایندی (مانند انتقال اطلاعات) صرف میشود.

برای رسیدن به موارد فوق، راه حلها را میتواند بصورت زیر خلاصه کرد:

۱. چالشها را شناسایی کنید
گام اول شناسایی چالشهای احتمالی است که ممکن است در ادامه کار با آنها مواجه شوید. هنگامیکه یک پروژه را از راه دور کنترل میکنید، احتمال بروز خطا افزایش می یابد. شکافهای ارتباطی میان اعضای تیم ریشه اصلی این خطاها هستند. این شکافها باعث میشوند اعضای تیم درک عمیقی از نیازهای مشتری پیدا نکنند.

۲. از ابزارهای گفتگو استفاده کنید
برای رفع هر مشکلی، باید از ابزارهای مناسب استفاده کرد. برای بهبود کیفیت ارتباطات، استفاده از ابزارهای ارتباطی توصیه میشوند. این ابزارها باید کاربر پسند باشند. امکان چت خصوصی داشته باشند. امن باشند. قابلیت انتقال فایل داشته باشند. فایلها و گفتگو ها را بتوان در آنها دسته بندی کرد. امکان جستجو در میان گفتگوها داشته باشد. سرعت بالا داشته و همه جا در دسترس باشند.

۳. بهره وری تیم را با استفاده از ابزار مناسب ارتقا دهید
اگر از این ابزارها استفاده کرده باشید قدرت و تاثیر آنها را در بهره وری میدانید. یک ابزار مدیریتی باید بتواند کارهای تیم را مانیتور کند. همچنین باید در اعضای تیم انگیزه ایجاد کند تا کارهای محول شده را تا زمان مقرر انجام دهند.

۴. از نرم افزار مناسب برای مدیریت منابع انسانی استفاده کنید
یکی از چالشهای مدیریت دورکاری، مدیریت پرداختهاست. با تیم دورکاری قراردادهای محکم ببندید. خروجی مورد انتظارتان را به روشنی برایشان بیان کنید و پرداختها را منوط به خروجیها کنید. دقت کنید که نرم افزار مدیریت منابع انسانی باید الگوهای استاندارد و مشخصی برای این موضوع داشته باشد تا شما را دچار سردرگمی نکند.

۵. تخصیص کارها را توسط نرم افزار مناسب انجام دهید
هیچ پروژه ای به درستی پیش نخواهد رفت مگر اینکه هر عضو تیم کارهای مربوط به خود را بداند. از این رو نرم افزارهای مدیریت کار میتوانند بسیار مفید باشند. با استفاده از این نرم افزارها میتوانید پروژه را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و آنها را بین اعضای تیم توزیع کنید. اعضای تیم را متقاعد کنید که خروجی کار خود را حتی المقدور در این نرم افزار ثبت کنند. به این ترتیب، هر لحظه اراده کنید میتوانید وضعیت پیشرفت کار را مشاهده کنید. دقت کنید که نرم افزاری که استفاده میکنید، قابلیت ضمیمه کردن فایل نیز داشته باشد.

۶. انسجام ایجاد کنید
بعنوان مدیر تیم، وظیفه شماست که میان اعضا انسجام ایجاد کنید. راههای زیادی برای این کار وجود دارد. هر از گاهی از اعضای تیم را به یک محفل دوستانه دعوت کنید تا با یکدیگر ارتباط رو در رو برقرار کنند. با خلقیات همدیگر آشنا شوند. مثلا آنها را به یک کافی شاپ دعوت کنید. ویدیو کنفرانسهای هفتگی برگزار کنید. رقابتهای سالم میان اعضا ایجاد کنید. رقابت سالم، باعث پر رنگ تر شدن دوستی میشود. اخلاق محوری را در تیم رواج دهید.