مزایا و معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project)

نرم افزار مایکروسافت پروجکت یک ابزار مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. این نرم افزار میتواند بصورت شخصی و گروهی (تحت شبکه) مورد استفاده قرار گیرد. نسخه گروهی مایکروسافت پروجکت بر روی بستر شیر پوینت پیاده سازی میشود که در آن پروژه ها بصورت متمرکز بر روی سرور ذخیره شده توسط کاربران مورد استفاده قرار میگیرد. نسخه ابری مایکروسافت پروجکت در آفیس ۳۶۵ وجود دارد. این نسخه بر روی سرورهای مایکروسافت نصب شده و نیاز به سرور مجزا ندارد. لذا در هزینه های سخت افزاری صرفه جویی قابل توجهی مینماید. در ادامه برخی از نکات مثبت و منفی نرم افزار مایکروسافت پروجکت را عنوان میکنیم:

مزایای نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از قابلیتهایی که نرم افزار مایکروسافت پروجکت دارد این است که می توانید از آن برای نظر سنجی و اولیت بندی فعالیتها و تصمیم گیری استفاده کنید. این امکان فرصتی را فراهم می آورد تا فضای همکاری در سازمان ایجاد شده و تصمیم گیری از حالت متمرکز خارج شود. تحقیقات نشان داده است که تصمیم گیری غیر متمرکز احتمال موفقیت بیشتری نسبت به تصمیم گیری متمرکز دارد. لذا با استفاده از این ابزار، مایکروسافت پروجکت مدیر پروژه را به سمت اتخاذ تصمیمات صحیح تر سوق میدهد.

2. مدیریت و اختصاص منابع به پروژه های مختلف: زمانیکه تعداد پروژه ها یا منابع مورد استفاده در آنها زیاد میشود، مدیریت منابع مشکل  و گاها غیر ممکن میشود. ابزارهای مدیریت منابع نرم افزار مایکروسافت پروجکت  به گونه ای طراحی شده اند که تخصیص منابع و گزارش گیری از آنها به سادگی امکان پذیر است.

3. تخصیص منابع، توانایی شما را برای دیدن وظایف از قلم افتاده، وظایفی که شروع نشده، وظایف بدون مهلت زمانی، وظایف گروهی و غیره بالا می برد.

4. تسهیلات مبتنی بر وب: افراد می توانند وظایف خود را بدون نیاز به نصب نرم افزار آنها را در مرورگر خود مشاهده و ثبت نمایند. این قابلیت به ویژه برای سازمانهای بزرگ که تعدد منابع دارند بسیار مناسب است.

5. این نرم افزار مناسب کسانی است که به مدیریت متمرکز منابع، ارائه گزارشات قابل انعطاف، مدیریت متمرکز و یکپارچه بر روی پروژه های متعدد اهمیت میدهند و در تمام مراحل اجرایی پروژه، از جمع آوری ایده ها و نیازهای پروژه تا انتخاب یک پروژه درست و برنامه ریزی پروژه تا اجرا و همچنین مدیریت پروژه، این نرم افزار میتواند راهگشا باشد.

6. این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا تمام وظایف، منابع، زمان اجرای پروژه ها، زمان باقیمانده و پیشرفت پروژه را در یک گزارش مدیریتی مشاهده نمایید. این امکان باعث می شود تا تصمیمات دقیقتری را در مورد اختصاص مجدد منابع و همینطور عناصر دیگر دخیل در پروژه ها بگیرید و کل زیر مجموعه به صورت یکپارچه تحت نظر مدیر پروژه خواهد بود.

7. استفاده از این نرم افزار ساده بوده و ورود اطلاعات در آن به سرعت و به آسانی امکان پذیر است.

8. این نرم افزار، مجهز به ابزارهای برنامه نویسی و اسکریپت نویسی است که انعطاف پذیری آن را دو چندان میکند. با استفاده از این ابزارها میتوان افزونه هایی طراحی نمود و در نرم افزار مورد استفاده قرار داد. 

معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از مشکلات بزرگ این نرم افزار این است که اعمال تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها در عمل بسیار مشکل است. لذا بسیار دیده میشود که در ابتدای پروژه یک برنامه زمان ارائه شده و تا انتهای پروژه بدون تغییر باقی می ماند.

2. نسخه های متعددی از این نرم افزار ارائه شده است که استفاده از این نرم افزار را دچار چالش کرده است. گاها برنامه زمان بندی توسط نسخه بالاتر ارائه میشود که کارفرما با نسخه های پایین تر نمیتواند از آن استفاده نماید.

3. امکانات یادداشت گذاری در این نرم افزار بسیار ضعیف است. یادداشتها را نمیتوان به شکل گفتگو ثبت نمود. یعنی امکان ثبت پاسخ برای یادداشت وجود ندارد. بدتر از آن، امکان جستجوی یادداشتها نیز وجود ندارد. یعنی نمیتوانید یادداشتهایی که قبلا ثبت کرده اید پیدا کنید. این مساله یادداشتها را غیر قابل استفاده میکند.

4. امکان مرتب سازی لیست فایل های پشتیان وجود ندارد. لذا در بازگردانی فایلهای پشتیبان بایستی بسیار دقت کنید چرا که ممکن است موجب از دست رفتن اطلاعات پروژه هایتان شود.

5. با اینکه مدت زیادی است از ارائه این محصول میگذرد، هنوز ایرادات کاربردی زیادی دارد. حتی چنین به نظر میرسد نسخه های جدید بسیار ناپایدار تر از نسخه های قدیمی است. لذا بسیاری پیشنهاد نموده اند که در پروژه های جدی بر خروجیهای این نرم افزار تکیه نشود.

6. این نرم افزار ابزارهای موثری برای مدیریت تیم ندارد. بطور مثال راهی برای اندازه گیری بهره وری تیم و افراد وجود ندارد. تعریف شاخصهای بهره وری و عملکرد افراد به مدیر کمک میکند تا جو شایسته سالاری را در تیم حکم فرما نموده و تیم را بطور موثر تری مدیریت نماید.

7. این نرم افزار بسیار گران است. هزینه تهیه این نرم افزار برای شرکتهای کوچک یا متوسط بسیار بالاست. هزینه نسخه ابری این نرم افزار ۵۵ دلار در ماه به ازای هر کاربر است!

8. برای کاربران مبتدی و جدید استفاده از این نرم افزار دشوار است و این باعث میشود که استفاده از نرم افزار برای کاربران جدید با تردید همراه باشد.

9. بعضی از گزینه های پیشرفته در این نرم افزار مثل تسطیح منابع، پیچیده و دست و پا گیر است. فرمت بندی هدر برای قرار دادن آیکون ها یا آرم های مختلف آسان نیست و سوییچ از یک فعالیت به فعالیت  دیگر دشوار است. به این دلیل به ندرت از این قابلیتهای نرم افزار استفاده میشود.

10. یکی دیگر از معایب این نرم افزار عدم وجود امکانات ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه است. بدون ابزارهای ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه مدیریت پروژه بسیار دشوار و غیر علمی می باشد.