مزایا و معایب ترلو (Trello)

ترلو، یک ابزار قدرتمند است که پروژه های شما را به سمت اهدافتان سازماندهی می کند. ترلو در یک نگاه به شما میگوید که چه کسی چه کاری میکند و چه فرایندی در حال اجرا است. در ترلو همه پروژه ها و تمام وظایف اعضای تیم شما به صورت سازمان یافته، حساب شده در یک نگاه به راحتی قابل مشاهده است. طراحی بصری ترلو شروع کار را برای کاربران جدید تسهیل می کند. ترلو یک برنامه مدیریت پروژه مبتنی بر وب بوده و طراحی بسیار غنی و در عین حال ساده آن باعث سازگاری آن با انواع تکنیک های مدیریت پروژه شده است. ترلو یک ابزار کامل برای ردیابی جزء به جزء پروژه ها، مدیریت کارها و اجرای تکالیف است. در حقیقت ترلو یک برنامه قدرتمند با ویژگیهای زیادی است که شاید به جرات بتوان گفت بزرگترین ویژگی آن انعطاف پذیری آن است.
کاربران می توانند یک گردش کاری را در ترلو پیکربندی کنند که تا در حین همکاری با دیگران به ساده‌سازی فرایندها، کارآمدی کامل وظایف و به ردیابی پیشرفت کمک کنند. ترلو کاملا به صورت یکپارچه سازی (Power-Ups) شده در دسترس است بنابراین قابلیت کارکردی فوق‌العاده ای را فراهم می کند. به عنوان مثال، Google Drive Power-Up برای کاربران در ترلو در دسترس است.

از نقاط قوت این نرم افزار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. در ترلو به آسانی میتوانید برد، کار برگ و چک لیست تعریف کنید.
2. بردها اساسا یک پروژه / کمپین هستند که می توانیم بر اساس آن پروژه خاص، چندین لیست ایجاد کنیم و در این لیست ها می توانیم چندین کاربرگ برای آن لیست خاص ایجاد کنیم.
3. در ترلو به راحتی می توانید از هر منبع دیگری به این برنامه اضافه و یا کپی پیست کنید و گزینه های کشیدن و رها کردن برای فرمت های تصاویر، پی دی اف ها، اسناد و غیره آسان است و همینطور کلیدهای میانبر آن به صورت هوشمندانه انتخاب شده اند و به تسریع کار کمک می کنند.
4. در این نرم افزار بسیاری از گزینه های ادغام و یکپارچه سازی در دسترس هستند به عنوان مثال با جیمیل می تواند ادغام شود، به طوریکه که شما می توانید به طور مستقیم بر رویadd on کلیک کرده و محتوای ایمیل خود را به طور مستقیم در ترلو وارد کنید.
5. برچسب گذاری، اشارات و بسیاری گزینه های دیگر برای مدیریت راحت تر کار در این نرم افزار گنجانده شده است.
6. نسخه رایگان آن شامل تمام قابلیتهای پایه است که نیازمندیهای مربوط به مدیریت پروژه را رفع می کند.
7. شروع ترلو مبتنی بر وب بوده ولی در حال حاضر مبتنی بر مک و ویندوز نیز می باشد.
8. اخیرا به صفحه اصلی دیوار (مانند فیس بوک) اضافه شده که مرتب کردن اطلاعات را آسان تر می کند. این ویژگی برای زمانی که بطور همزمان در چندین برد مشارکت میکنید بسیار مفید است.
9. اعلانها در ترلو فوق العاده هستند وقتی که موعد انجام یک کار فرا می رسد، یا زمانی که یک عضو تیم به روز رسانی می کند، از طریق ایمیل یادآوری میشود.
10. امکان به اشتراک گذاری بردها به صورت عمومی و خصوصی در این برنامه وجود دارد و این باعث می شود همکاری با ذینفعان خارجی امکان پذیر باشد.
11. با ترلو پی گیری و سازماندهی جلسات، وضعیتهای معلق و وضعیت پیشرفت پروژه ها آسان است.
12. گزینه ها، تصاویر و برچسب های رنگی و بصری سازی فعالیت های مربوط به هر عضو به فهم وظایف کمک می کند.
13. ترلو یکی از معدود برنامه های کاربردی است که با این که رابط کاربری ساده و ظریفی دارد، از ویژگی های بسیار قدرتمند و انعطاف پذیری برخوردار است.
14. تمام ویژگی ها درون کارتها قرار داده شده اند و ترلو خیلی خوب با سبک های مختلف کار سازگار می شود می توانیم یک چک لیست ایجاد کنیم و یک وظیفه را با زیر مجموعه ای از کارهای مربوط به آن شبیه سازی کنیم، ضمیمه ها، برچسب ها، نظرات و غیره را هم اضافه کنیم.
15. در ترلو هرچیزی در یک نگاه برای کاربر قابل مشاهده است، بنابراین در صورت نیاز میتوان به هر وضعیت واکنش نشان داد و تمام مکالمات را در یک کاربرگ بایگانی نمود.
16. یک ویژگی جالب دیگر این است که تصاویر را می توان از ابزارهای دیگر درون یک کارت قرار داد و ترلو این تصایر را به عنوان کامنت استفاده می کند و نمایش می دهد.

معایب ترلو عبارتند از:
1. ترلو برای تیم های کوچک عالی است ولی برای تیم های بزرگ بسیار سنگین است.
2. گوشی های اپل تمام برنامه های مربوط به ترلو را مثل Watch app پشتیبانی نمی کند و این آزار دهنده است.
3. محدودیت رنگ پس زمینه هنگام سفارشی سازی آن وجود دارد و گزینه های مربوط به جستجو در ترلو ضعیف عمل می کند.
4. در یکپارچه سازیهایی که با ابزارهایی مثل Slack, Google drive اتفاق افتاده هنوز کمبودهایی وجود دارد و نسخه هایی که به روزرسانی می شود تغییرات عمده ای در این بروز رسانیها اتفاق نمی افتد به طوریکه ارزش پرداخت پول برای دریافت نسخه جدید را ندارد.
5. فرمت متن با "drag-select-change" معمول یا میانبرهای صفحه کلید که کاربران در برنامه های آشنای دیگر استفاده می کنند فعال نیست. در حالی که لازم است کاراکترها در متنها برای تغییر کلمات به بولد یا ایتالیک و همینطور برای تبدیل شدن به حالت هدر و یا فرمت های دیگر وارد شوند. لازم به ذکر است که فرمت متنی که ترلو استفاده می کند قالب بندی Markdown نامیده می شود. اگر بخواهید قالب متن را ویرایش کنید، باید قواعد درست را بدانید و به یاد داشته باشید.
6. خودکارسازی گردش کار یا خودکارسازی تخصیص وظایف می تواند ترلو را تقویت کند - اما ادغام با سایر برنامه هایی که ممکن است این نیاز را تامین کنند، این اتفاق را ممکن می کند.
7. گاهی اوقات شیتهای اکسل که برای مدیریت وظایف چندگانه لازم است در ترلو دیده نشده است.
8. استفاده از ابزارهای موجود در ترلو برای کاربران جدید 'گیج کننده و زمانبر است.
9. سوییچ از یک کارت به کارت دیگر و به روز رسانی در ترلو کمی زمانبر است.
10. هیچ گزینه ای برای خروجی گرفتن و اکسترکت داده ها (بردها، کارت ها و داده های دیگر) از ترلو به برخی از شیتها و.به فرمت صفحات گسترده و یا اسناد دیگر که می تواند یک ابزار بسیار مفید باشد وجود ندارد.
11. تنظیماتی برای دریافت اعلانهای محدود در بردهای تکی وجود ندارد.
12. ردیفهایی که در ترلو برای قرار دادن اطلاعات، در کنار هم قرار گرفته اند خیلی نزدیک به هم هستند که این موضوع زیبایی ظاهر آن را به هم می ریزد و طبیعی نیست.
13.گزینه تقویم در ترلو تعبیه نشده است و تنها یک Power up در نسخه رایگان آن وجود دارد.

مزایا و معایب نرم افزار جیرا (JIRA)

جیرا ابزاریست برای پشتیبانی پروژه های نرم افزاری که توسط روشهای مدیریت پروژه چابک (مانند اسکرام) استفاده می شود. این نرم افزار میلیونها کاربر دارد که توسط آن پروژه های نرم افزاری خود را مدیریت میکنند. با اینکه جیرا عموما برای مدیریت پروژه های نرم افزاری طراحی شده، اما میتواند در همه پروژه ها، بخصوص پروژه های چابک بکار گرفته شود. 
از دیدگاه مدیریت تیم، جیرا یک نرم افزار گردش کار است که در مقایسه با نرم افزارهای هم رده خود از محبوبیت ۹۴ درصدی برخوردار است. برخی از کاربران این نرم افزار ادعا کرده اند که با این نرم افزار میتوان ۹۹٪ درخواستهای مشتری را ثبت و مدیریت کرد. هدف جیرا این است که رابطه نزدیکی میان مشتریان و پیمانکاران برقرار نماید، بطوریکه مشتری حضور خود را در تیم پیمانکار احساس میکند. جیرا در هر کسب و کاری از یک شرکت حقوقی گرفته تا یک شرکت فناوری اطلاعات قابل استفاده است. منحنی یادگیری جیرا شیب ملایمی دارد اما بسیاری اذعان کرده اند که پس از پیاده سازی ادامه کار بدون جیرا دور از تصور خواهد بود.

مزایای نرم افزار جیرا
جیرا طراحی بسیار ماهرانه ای دارد و بطوریکه راههای متعددی برای گردش و تکمیل کار در جیرا وجود دارد. پیکره بندی نرم‌افزار به راحتی قابل تغییر است و هر کس میتواند مطابق سلیقه خود چیدمان آن را تغییر دهد. گزارشگیری و فیلترینگ درخواستها بسیار ساده است و میتوان موضوع مورد نظر را در کمترین زمان پیدا کرد. جیرا، روش آسانی برای دنبال کردن تاریخچه نظرات و گردش کارها دارد. قابلیت لینک کردن مسائل و اسناد از جمله امکانات بی نظیر جیرا است.
جیرا یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت پروژه های چابک است که به طور همزمان میتواند بر روی چندین پروژه اجرا شده و به مدیریت آنها کمک کند. با استفاده از این نرم‌افزار میتوان بهره وری تیم را به حداکثر رساند و  مسائل و اشکالات پروژه را ردیابی نمود. علاوه بر اینها، جیرا امکان جمع آوری بازخورد از کاربران غیر فنی را نیز دارد. این نرم‌افزار از بردهای اسکرام و کانبان نیز پشتیبانی میکند.
جیرا یک سرویس ابری (کلاود) است، لذا در هر نقطه از جهان با اتصال به اینترنت می توان به جیرا دسترسی پیدا کرد. نسخه موبایل آن نیز که اخیرا منتشر شده است، دسترسی به آن را ساده تر میکند. بطور خلاصه امکانات جیرا عبارتند از: تعریف و تخصیص کار به اعضای تیم، امکان برگزاری نظر سنجی و طوفان فکری، امکان ضمیمه کردن اسناد یا دانلود کردن اسناد، گزارشگیری از پیشرفت کارها.

معایب نرم‌افزار جیرا
جیرا سرعت بسیار پایینی دارد. نسخه های جدید جیرا دارای ویژگیهای جدید است که باعث سردرگمی کاربران آن میشود. اگر شما و یا شرکتتان تعداد نفرات کم با وظایف کم دارید بهتر است سراغ گزینه های دیگر بروید. به دلیل این که جیرا برای استفاده های شخصی و با دامنه های کاری کوچک مناسب نیست. جیرا گزارش ها و داشبورد ها را به صورت گرافیکی ارائه نمی کند. یادداشت های موجود در جیرا فقط اجازه می دهد متن وارد کنید و اجازه ورود اطلاعات به صورت جدول و یا ستونی را نمی دهد.
 با توجه به ویژگی های قوی و عملکردی که جیرا از آن پشتیبانی می کند، عمق و گستردگی زیادی در نرم افزار وجود دارد، بنابراین برای کاربران جدید تا حدودی پیچیده و گیج کننده است. بخصوص افرادی که با ابزارهای مدیریت پروژه آشنایی ندارند.
برای مدیران پروژه که به طور همزمان چندین تیم را هدایت می کنند، مسائل و مواردی است که در آن ممکن است سردرگم شوند، به عنوان مثال، اعلان های ایمیل و هشدار های پروژه می توانند به سرعت افزایش یابد و هیچ راهی برای بهبود اعلان ها در پروژه ها / تیم ها وجود ندارد.
جیرا نیاز به آموزش خوب دارد و ابزار بسیار ساده ای نیست. رابط کاربری آن کاربر را سردرگم میکند. راه اندازی، ایجاد پروژه / گردش کاری، مدیریت کاربران و غیره کارهای دشواری است که نیاز به دانش ویژه دارد.

مزایا و معایب نرم افزار رایک (Wrike)

نرم افزار رایک (Wrike)، یک نرم افزار مدیریت پروژه تحت وب است که دارای نسخه موبایل (Android, iOS) نیز می باشد. این نرم افزار فضای همکاری را بین افراد پروژه تقویت میکند. حتی میتواند مشتری را نیز در این فضا سهیم کند. این نرم افزار از سه جزء اصلی تشکیل شده است که عبارتند از پروژه ها، پوشه ها و وظایف. 


قابلیتهای نرم افزار رایک را میتوان در موارد زیر خلاصه نمود:

۱. امکان نظارت مدیر بر وضعیت پروژه ها با استفاده از گزارشات آنلاین

۲. قابلیت تدوین استراتژی و هدفگذاری و تبدیل آنها به برنامه های عملیاتی و اجرایی

۳. امکان مشارکت مشتری در هدفگذاری و در نظر گرفتن منافع همه ذینفعان پروژه در پروسه هدفگذاری

۴. ردیابی و مدیریت تیم ها و اعضای تیم ها و ردیابی جریانات کاری 

۵. نمودارهای مختلف برای نمایش زمان بندی پروژه

۶. امکان نمایش خلاصه پیشرفت پروژه ها در قالب گزارشات داشبورد. در این خصوص رایک ادعا کرده است که میتوان اطلاعات مهم یک پروژه را در کمتر از ۳۰ ثانیه مرور نمود.

۷. انعطاف پذیری بالا برای نمایش کارها

۸. رایک مجهز به ابزارهایی است که ارتباطات عوامل پروژه را تقویت میکند.

۹. دارای گزارشاتی برای ردیابی پروژه ها و عملکرد تیم و کارهای باقیمانده و انجام شده توسط آنان است.

۱۰. این نرم افزار میتواند اعضای تیم را از برنامه های کاریشان مطلع نماید. به این ترتیب هیچ عذری برای فراموش کردن کارها وجود نخواهد داشت

۱۱. در رایک امکان تعریف و تخصیص کار وجود دارد


با وجود امکانات جالب و کاربردی رایک، معایبی نیز در آن وجود دارد که برخی از آنها عبارتند از:

۱. در نسخه جدید رایک، فرمت گزارش دهی و تفکیک پروژه ها تغییر پیدا کرده است که این تغییرات چندان مورد پسند مشتریان نیست. فرمت نسخه های قبلی که در آنها پروژه ها با رنگ آمیزی از یکدیگر تفکیک میشدند مورد استقبال بیشتری واقع میشد

۲. پروسه فیلتر کردن داده ها در رایک پیچیده و مشکل است. فیلترهای از پیش تعیین شده متناسب با نیاز همه شرکتها و پروژه ها نیست.

۳. تعریف ساختار درختی فعالیتها در رایک پیچیده است و ممکن است موجب سردرگمی کاربر شود.

۴. یکی از دلایل پیچیدگی نرم افزار رایک، امکانات بیش از اندازه آن است. بعضی از امکانات آن چندان مورد استفاده قرار نمیگیرند و جا را برای امکانات پر استفاده تنگ کرده اند. پیدا کردن یک امکان در میان انبوه امکانات کمی مشکل و زمان بر است

۵. تکنولوژی مورد استفاده در پیاده سازی این نرم افزار قدیمی بوده و این باعث کند شدن کاربری سیستم میشود. این کندی گاها محسوس بوده و از حوصله کاربر خارج میشود.

۶. تقویم مشترکی برای مشاهده کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه وجود ندارد.

۷. این نرم افزار نیاز به داشتن یک راهنمای استفاده برای کسانی که در مدیریت پروژه کم تجربه هستند دارد.

مزایا و معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت (Microsoft Project)

نرم افزار مایکروسافت پروجکت یک ابزار مدیریت پروژه است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه شده است. این نرم افزار میتواند بصورت شخصی و گروهی (تحت شبکه) مورد استفاده قرار گیرد. نسخه گروهی مایکروسافت پروجکت بر روی بستر شیر پوینت پیاده سازی میشود که در آن پروژه ها بصورت متمرکز بر روی سرور ذخیره شده توسط کاربران مورد استفاده قرار میگیرد. نسخه ابری مایکروسافت پروجکت در آفیس ۳۶۵ وجود دارد. این نسخه بر روی سرورهای مایکروسافت نصب شده و نیاز به سرور مجزا ندارد. لذا در هزینه های سخت افزاری صرفه جویی قابل توجهی مینماید. در ادامه برخی از نکات مثبت و منفی نرم افزار مایکروسافت پروجکت را عنوان میکنیم:

مزایای نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از قابلیتهایی که نرم افزار مایکروسافت پروجکت دارد این است که می توانید از آن برای نظر سنجی و اولیت بندی فعالیتها و تصمیم گیری استفاده کنید. این امکان فرصتی را فراهم می آورد تا فضای همکاری در سازمان ایجاد شده و تصمیم گیری از حالت متمرکز خارج شود. تحقیقات نشان داده است که تصمیم گیری غیر متمرکز احتمال موفقیت بیشتری نسبت به تصمیم گیری متمرکز دارد. لذا با استفاده از این ابزار، مایکروسافت پروجکت مدیر پروژه را به سمت اتخاذ تصمیمات صحیح تر سوق میدهد.

2. مدیریت و اختصاص منابع به پروژه های مختلف: زمانیکه تعداد پروژه ها یا منابع مورد استفاده در آنها زیاد میشود، مدیریت منابع مشکل  و گاها غیر ممکن میشود. ابزارهای مدیریت منابع نرم افزار مایکروسافت پروجکت  به گونه ای طراحی شده اند که تخصیص منابع و گزارش گیری از آنها به سادگی امکان پذیر است.

3. تخصیص منابع، توانایی شما را برای دیدن وظایف از قلم افتاده، وظایفی که شروع نشده، وظایف بدون مهلت زمانی، وظایف گروهی و غیره بالا می برد.

4. تسهیلات مبتنی بر وب: افراد می توانند وظایف خود را بدون نیاز به نصب نرم افزار آنها را در مرورگر خود مشاهده و ثبت نمایند. این قابلیت به ویژه برای سازمانهای بزرگ که تعدد منابع دارند بسیار مناسب است.

5. این نرم افزار مناسب کسانی است که به مدیریت متمرکز منابع، ارائه گزارشات قابل انعطاف، مدیریت متمرکز و یکپارچه بر روی پروژه های متعدد اهمیت میدهند و در تمام مراحل اجرایی پروژه، از جمع آوری ایده ها و نیازهای پروژه تا انتخاب یک پروژه درست و برنامه ریزی پروژه تا اجرا و همچنین مدیریت پروژه، این نرم افزار میتواند راهگشا باشد.

6. این نرم افزار به شما اجازه می دهد تا تمام وظایف، منابع، زمان اجرای پروژه ها، زمان باقیمانده و پیشرفت پروژه را در یک گزارش مدیریتی مشاهده نمایید. این امکان باعث می شود تا تصمیمات دقیقتری را در مورد اختصاص مجدد منابع و همینطور عناصر دیگر دخیل در پروژه ها بگیرید و کل زیر مجموعه به صورت یکپارچه تحت نظر مدیر پروژه خواهد بود.

7. استفاده از این نرم افزار ساده بوده و ورود اطلاعات در آن به سرعت و به آسانی امکان پذیر است.

8. این نرم افزار، مجهز به ابزارهای برنامه نویسی و اسکریپت نویسی است که انعطاف پذیری آن را دو چندان میکند. با استفاده از این ابزارها میتوان افزونه هایی طراحی نمود و در نرم افزار مورد استفاده قرار داد. 

معایب نرم افزار مایکروسافت پروجکت:

1. یکی از مشکلات بزرگ این نرم افزار این است که اعمال تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها در عمل بسیار مشکل است. لذا بسیار دیده میشود که در ابتدای پروژه یک برنامه زمان ارائه شده و تا انتهای پروژه بدون تغییر باقی می ماند.

2. نسخه های متعددی از این نرم افزار ارائه شده است که استفاده از این نرم افزار را دچار چالش کرده است. گاها برنامه زمان بندی توسط نسخه بالاتر ارائه میشود که کارفرما با نسخه های پایین تر نمیتواند از آن استفاده نماید.

3. امکانات یادداشت گذاری در این نرم افزار بسیار ضعیف است. یادداشتها را نمیتوان به شکل گفتگو ثبت نمود. یعنی امکان ثبت پاسخ برای یادداشت وجود ندارد. بدتر از آن، امکان جستجوی یادداشتها نیز وجود ندارد. یعنی نمیتوانید یادداشتهایی که قبلا ثبت کرده اید پیدا کنید. این مساله یادداشتها را غیر قابل استفاده میکند.

4. امکان مرتب سازی لیست فایل های پشتیان وجود ندارد. لذا در بازگردانی فایلهای پشتیبان بایستی بسیار دقت کنید چرا که ممکن است موجب از دست رفتن اطلاعات پروژه هایتان شود.

5. با اینکه مدت زیادی است از ارائه این محصول میگذرد، هنوز ایرادات کاربردی زیادی دارد. حتی چنین به نظر میرسد نسخه های جدید بسیار ناپایدار تر از نسخه های قدیمی است. لذا بسیاری پیشنهاد نموده اند که در پروژه های جدی بر خروجیهای این نرم افزار تکیه نشود.

6. این نرم افزار ابزارهای موثری برای مدیریت تیم ندارد. بطور مثال راهی برای اندازه گیری بهره وری تیم و افراد وجود ندارد. تعریف شاخصهای بهره وری و عملکرد افراد به مدیر کمک میکند تا جو شایسته سالاری را در تیم حکم فرما نموده و تیم را بطور موثر تری مدیریت نماید.

7. این نرم افزار بسیار گران است. هزینه تهیه این نرم افزار برای شرکتهای کوچک یا متوسط بسیار بالاست. هزینه نسخه ابری این نرم افزار ۵۵ دلار در ماه به ازای هر کاربر است!

8. برای کاربران مبتدی و جدید استفاده از این نرم افزار دشوار است و این باعث میشود که استفاده از نرم افزار برای کاربران جدید با تردید همراه باشد.

9. بعضی از گزینه های پیشرفته در این نرم افزار مثل تسطیح منابع، پیچیده و دست و پا گیر است. فرمت بندی هدر برای قرار دادن آیکون ها یا آرم های مختلف آسان نیست و سوییچ از یک فعالیت به فعالیت  دیگر دشوار است. به این دلیل به ندرت از این قابلیتهای نرم افزار استفاده میشود.

10. یکی دیگر از معایب این نرم افزار عدم وجود امکانات ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه است. بدون ابزارهای ارزیابی و پیش بینی عملکرد پروژه مدیریت پروژه بسیار دشوار و غیر علمی می باشد.