نکاتی برای مدیریت زمان

چقدر کار در روز میتوانید انجام دهید؟ شرط می بندم شما هم مثل من دوست داشتید آخر روز، چند ساعت بیشتر وقت داشتید!. واقعیت اینست که اگر زمان را خوب مدیریت کنید، میتوانید روز پربار تری داشته باشید. نکات زیر میتواند مدیریت زمان را برایتان ساده تر کند:

1. از لیست کار استفاده کنید: استفاده از لیست کار باعث میشود کارهای روزانه تان را فراموش نکنید. از طرفی، اولویت بندی کارها نیز ساده تر میشود. حتی میتوانید از نرم افزار های مدیریت کار استفاده کنید. با استفاده از این نرم افزارها، میتوانید کارهای مهمتان را از کارهای غیر ضروری متمایز کنید و آنها را علامت بزنید. نسخه های موبایل این نرم افزارها میتواند همیشه همراه شما باشد. صادقانه بگویم: پر کاربرد ترین نرم افزار موبایل من، نرم افزار مدیریت کارهایم است.

2. ایمیلهایتان را لحظه به لحظه چک نکنید!: ممکن است برایتان کمی سخت باشد ولی سعی کنید به هر ترتیبی که شده ایمیلهایتان را بیش از 2 بار در روز چک نکنید. مطمئن باشید کسی بهترین خبر عمرتان را از طریق ایمیل به شما اطلاع نخواهد داد. اگر کسی کار فوری داشته باشد، به شما تلفن می زند. بنا براین، چک کردن زیاده از حد ایمیل، چیزی جز اتلاف وقت نیست.

3. از درایوهای آنلاین استفاده کنید: فایلهای پر استفاده تان را در درایو های آنلاین نگهداری کنید. بخصوص پروژه ای که کل وقت شما را در منزل و محل کارتان گرفته است. در اینصورت همیشه و در همه جا به آخرین نسخه فایلها دسترسی خواهید داشت. خود من از SkyDrive و DropBox برای نگهداری فایلها استفاده میکنم. نسخه آفلاین این سرویسها بدون نیاز به اینترنت امکان دسترسی به فایلهایتان را میدهد. بنابراین میتوانید بخشی از کارهایتان را در هواپیما و قطار و در مسافرتهای کاری انجام دهید.

4. از تمپلیتها استفاده کنید: تمپلیتها فایلهایی خالی هستند که به فرمت خاصی دارند. زمانی که میخواهید یک پروژه جدید شروع کنید یا بطور مثال نامه یا گزارشی جدید بنویسید، استفاده از تمپلیت میتواند سرعت شما را چندین برابر کند. بنابراین برای خود یک مجموعه از فایلهای تمپلیت تهیه کنید.

5. از ابزارهای مدیریتی آنلاین استفاده کنید: با استفاده از این ابزارها، همیشه میتوانید آخرین وضعیت پروژه را مانیتور کنید. همچنین میتوانید با اعضای تیم، ارتباط مستمر داشته باشید و از بروز مشکلات احتمالی با خبر شوید.

نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید

از دفتر مدیریت پروژه با شما تماس میگیرند و به شما اطلاع میدهند که آخر همین ماه، پروژه شما شروع می شود. 
برای بالا بردن تاثیر اولیه (First Impression)، در روزهای اولیه کارهای زیر را انجام ندهید: 

1. تاخیر نداشته باشید: البته بسیار واضح است که تاخیر وجهه شما را تخریب میکند. حتی اگر میتوانید زودتر از موعد سر قرار حاضر شوید. این به شما فرصت میدهد که محیط جلسه را کمی برانداز کنید.

2. یادداشت بر ندارید: سعی کنید بجای یادداشت برداری، با چشمهایتان عکس برداری کنید. به ایده های ارائه شده خوب گوش دهید و فعالیتها را به خاطر بسپارید. 

3. سوال نپرسید: مطمئنا در جلسات اول سوالات زیادی برایتان پیش خواهد آمد. اما خودتان را کنترل کنید. سوالاتتان را در ذهنتان نگه دارید و بیرون از جلسه در مورد آنها تحقیق کنید.

چطور پروژه را از راه دور مدیریت کنیم

بسیاری از متخصصان معتقدند که تا سال ۲۰۲۵، ۸۰ درصد افراد بصورت دورکاری و آزادکاری (freelance) فعالیت خواهند کرد. روشهای مرسوم مانند استخدام تمام وقت برای انجام کارها قدیمی و پر هزینه است. همه اینها از برکات ظهور اینترنت پر سرعت است. در مقابل، برخی معتقدند که آزادکاری معایبی هم دارد. مانند عدم ارتباط رو در رو با مشتری و اعضای تیم میتواند باعث بروز سوء تفاهم شده و نتیجه کار، آنچه مشتری میخواهد نباشد. بنابراین اگر میخواهید از آزادکارها در پروژه تان استفاده کنید، به نکات زیر توجه کنید:
انسجام تیم را حفظ کنید.
کارهای تیم را به نحو موثری مدیریت کنید.
افراد قابل اعتماد پیدا کنید.
نیازهای مشتریان خود را به دقت بررسی کنید. هرچقدر در ابتدای کار برای درک نیازها بیشتر وقت بگذارید، دعوایتان در انتها کمتر خواهد شد.
خروجی هر فرایند را قبل از اینکه وارد فرایند بعدی شوید حتما تست کنید.
فاصله های ارتباطی را شناسایی و پوشش دهید. گاهی اوقات سهم عمده ای از اتلاف وقت در فضاهای میان فرایندی (مانند انتقال اطلاعات) صرف میشود.

برای رسیدن به موارد فوق، راه حلها را میتواند بصورت زیر خلاصه کرد:

۱. چالشها را شناسایی کنید
گام اول شناسایی چالشهای احتمالی است که ممکن است در ادامه کار با آنها مواجه شوید. هنگامیکه یک پروژه را از راه دور کنترل میکنید، احتمال بروز خطا افزایش می یابد. شکافهای ارتباطی میان اعضای تیم ریشه اصلی این خطاها هستند. این شکافها باعث میشوند اعضای تیم درک عمیقی از نیازهای مشتری پیدا نکنند.

۲. از ابزارهای گفتگو استفاده کنید
برای رفع هر مشکلی، باید از ابزارهای مناسب استفاده کرد. برای بهبود کیفیت ارتباطات، استفاده از ابزارهای ارتباطی توصیه میشوند. این ابزارها باید کاربر پسند باشند. امکان چت خصوصی داشته باشند. امن باشند. قابلیت انتقال فایل داشته باشند. فایلها و گفتگو ها را بتوان در آنها دسته بندی کرد. امکان جستجو در میان گفتگوها داشته باشد. سرعت بالا داشته و همه جا در دسترس باشند.

۳. بهره وری تیم را با استفاده از ابزار مناسب ارتقا دهید
اگر از این ابزارها استفاده کرده باشید قدرت و تاثیر آنها را در بهره وری میدانید. یک ابزار مدیریتی باید بتواند کارهای تیم را مانیتور کند. همچنین باید در اعضای تیم انگیزه ایجاد کند تا کارهای محول شده را تا زمان مقرر انجام دهند.

۴. از نرم افزار مناسب برای مدیریت منابع انسانی استفاده کنید
یکی از چالشهای مدیریت دورکاری، مدیریت پرداختهاست. با تیم دورکاری قراردادهای محکم ببندید. خروجی مورد انتظارتان را به روشنی برایشان بیان کنید و پرداختها را منوط به خروجیها کنید. دقت کنید که نرم افزار مدیریت منابع انسانی باید الگوهای استاندارد و مشخصی برای این موضوع داشته باشد تا شما را دچار سردرگمی نکند.

۵. تخصیص کارها را توسط نرم افزار مناسب انجام دهید
هیچ پروژه ای به درستی پیش نخواهد رفت مگر اینکه هر عضو تیم کارهای مربوط به خود را بداند. از این رو نرم افزارهای مدیریت کار میتوانند بسیار مفید باشند. با استفاده از این نرم افزارها میتوانید پروژه را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید و آنها را بین اعضای تیم توزیع کنید. اعضای تیم را متقاعد کنید که خروجی کار خود را حتی المقدور در این نرم افزار ثبت کنند. به این ترتیب، هر لحظه اراده کنید میتوانید وضعیت پیشرفت کار را مشاهده کنید. دقت کنید که نرم افزاری که استفاده میکنید، قابلیت ضمیمه کردن فایل نیز داشته باشد.

۶. انسجام ایجاد کنید
بعنوان مدیر تیم، وظیفه شماست که میان اعضا انسجام ایجاد کنید. راههای زیادی برای این کار وجود دارد. هر از گاهی از اعضای تیم را به یک محفل دوستانه دعوت کنید تا با یکدیگر ارتباط رو در رو برقرار کنند. با خلقیات همدیگر آشنا شوند. مثلا آنها را به یک کافی شاپ دعوت کنید. ویدیو کنفرانسهای هفتگی برگزار کنید. رقابتهای سالم میان اعضا ایجاد کنید. رقابت سالم، باعث پر رنگ تر شدن دوستی میشود. اخلاق محوری را در تیم رواج دهید.