کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم

برای زنده نگه داشتن یک پروژه به دو چیز بایستی اهمیت داده شود: به تیم پروژه و به مشتریان آن. یک مدیر پروژه زمانی میتواند سوار بر پروژه باشد که یک دید کلی از تمام رویدادهای پروژه و تیمش داشته باشد.

اگر میخواهید کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانید به نکات زیر توجه کنید:

با دقت پروژه را مانیتور کنید
مانیتور کردن پیشرفت پروژه مهم ترین کار ناخدای پروژه است. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. نرم افزارهای کنترل پروژه میتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار دهند. کافیست اطلاعات پروژه را در آن ثبت کنید و هنگام نیاز به آن رجوع کنید. در این صورت نیازی نیست به همه اجزای پروژه سرک بکشید تا از وضعیت آن با خبر شوید. این کار هم وقت گیر است و هم دقت پایینی دارد. برخی از نرم افزارها حتی میتوانند پروژه را بصورت اتوماتیک مانیتور کنند. بنابر این با کمی دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، میتوانید دقت و سرعت مانیتور کردن را تا حد زیادی بالا ببرید.

نیازهایتان را مرور کنید
نیازهای پروژه را مرتبا با خود مرور کنید. ناخدای پروژه باید بداند چه چیزی را دقیقا قرار است تحویل دهد. یکی از مهمترین دلایل تاخیر در پروژه ها اینست که اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف نشده. من پروژه های زیادی دیده ام که بدلیل همین عدم شفافیت، تاریخ پایان آن مرتبا به تعویق می افتد و هرگز به پایان نمی رسد. اگر اهداف پروژه توسط کارفرما مرتبا دچار تغییر میشود، دلایل آن باید بررسی و رفع شوند. بعد از اینکه اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف شد، تیم پروژه نیز باید در این خصوص توجیه شوند. برای این کار، بهتر است اهداف و نیازهای پروژه ثبت و بین اعضای تیم منتشر شود. برخی حتی پا را فراتر گذاشته و اهداف و نیازها را در اختیار عموم قرار میدهند. برای این کار، بخصوص در پروژه های بزرگ، میتوان از وبسایت و یا رسانه های عمومی استفاده کرد.

اولویتها را تثبیت کنید
مهمترین چیز در پروژه چیست؟ اینکه سر وقت تمام شود؟ اینکه در هزینه از بودجه تجاوز نکند؟ اینکه با کیفیت بالایی اجرا شود؟ اینکه مشتری را ارضا کند؟ یا چیز دیگریست؟
قبل از شروع پروژه، با ذینفعان آن جلسه بگذارید و با آنها در مورد این موضوع صحبت کنید. اجازه بدهید خود آنها در این مورد تصمیم بگیرند. من پروژه هایی را دیده ام که حتی خود کارفرما اولویت اول پروژه را نمیداند. با چنین کارفرمایی مطمئنا هنگام تحویل پروژه با مشکل مواجه خواهید شد. برگزاری جلسه با کارفرما قبل از شروع پروژه، فرصتی را برای او فراهم خواهد کرد که بفهمد چه چیزی برایش مهم است.
بعد از اینکه اولویتها مشخص شد، تیمتان را از آن با خبر کنید و برنامه تان را با توجه به آن اولویت باز بینی کنید.

مطابق برنامه حرکت کنید
برخی از مدیران پروژه، در ابتدای پروژه به برنامه پایبند هستند و مطابق آن پیش میروند. به محض اینکه تغییری در پروژه اتفاق بیفتد که خارج از برنامه باشد، برنامه را کنار میگذارند. تغییر در پروژه همیشه وجود دارد. یک مدیر پروژه خوب، برنامه خود را مطابق با این تغییرات به روز میکند. من پروژه هایی داشته ام که در آنها هفته ای یک بار برنامه را به روز کرده ام. در این صورت تصویر هفته بعد و کارهایی که قرار است طی آن انجام شود، همیشه برایم واضح و شفاف بوده است.

بودجه تان را مدیریت کنید
مدیریت نادرست بودجه منشا خیلی از مشکلات است. یک مدیر پروژه باید بداند بودجه ای که در اختیار دارد برای چه مقدار کار کافیست و کارها را بر اساس آن بودجه اولویت بندی کند. بسیاری از پروژه ها بدلیل کمبود بودجه متوقف میشوند. بنابراین مدیر پروژه بایستی همیشه برای جبران بودجه (مثلا از طریق گرفتن وام ..) برنامه داشته باشد. کمبود بودجه را با کارفرما در میان بگذارید. هرچند تجربه شخصی من نشان داده که کارفرما معمولا راه حل عملی برای این موضوع ارائه نخواهد کرد. این موضوع را جدی بگیرید!!

مطالب مرتبط

سیستم تولید تویوتا (مدیریت ناب)

در سال ۱۹۳۰ در ژاپن شرکت تویوتا جهش قابل توجهی را در بهبود سیستم تولید خود تجربه کرد. تای چی اونو (Taiichi Ohno) یکی از موثرترین افراد در این جهش بود. او مشاهدات خود را از کف کارگاه در قالب کتابی به نام سیستم تولید تویوتا منتشر نمود. این مشاهدات آنچنان عمیق و ساختارمند است که پس از گذشت نزدیک به یک قرن هنوز کاربردی و قابل استفاده است. در اینجا قصد داریم مروری کلی بر مطالب این کتاب داشته باشیم.
فصل ۱ در باب لزوم شناسایی نقاط اتلاف منابع بحث می کند. مطالب عنوان شده در این فصل عمدتاً بر دو اصل کنترل بهنگام موجودی و اتونوماسیون (اتوماسیون تحت نظارت انسان) استوار است.
فصل ۲ به تحولات صورت گرفته در سیستم تولید تویوتا می پردازد. در این فصل مفاهیمی همچون کار استاندارد، کار تیمی، کانبان، جریان و سطوح مختلف کار مورد بررسی قرار می گیرد.
فصل ۳ موارد مطروحه در فصل قبل را به طور عمیق تری تشریح می کند.
فصل ۴ در مورد پیش زمینه های توسعه سیستم تولید تویوتا بحث نموده به تاریخچه آن را در حذف اتلاف منابع از ابتدا تا به امروز مورد بررسی قرار می دهد.
فصل ۵ تفاوت های میان سیستم تولید شرکت فورد ( تولید انبوه در اوایل قرن ۲۰) سیستم تولید تویوتا را مورد بررسی قرار داده و مزایا و معایب هر یک را عنوان می کند.
فصل ۶ در مورد بکارگیری سیستم تولید تویوتا در یک محیط رشد نیافته با منابع محدود بحث می کند.
تمرکز این کتاب بر روی پیاده سازی سیستم تولید تویوتا نیست. بلکه این کتاب به مبانی فلسفی سیستم تولید تویوتا و سیستم مدیریت ناب (Lean Management) می پردازد به خواننده کمک می‌کند که زمینه های لازم برای فرهنگ سازی سپس پیاده‌سازی مفاهیم سیستم تولید تویوتا در تجارت مورد نظر خود را فراهم آورد.

پروژه و مهندسی مدیریت پروژه

پروژه مجموعه ای از فعالیت ها است که برای دستیابی به منظور یا هدف خاصی انجام می گیرد. پروژه ها شامل فعالیت هایی هستند که باید در تاریخ های معین، با هزینه های معین و کیفیت تعیین شده ای به انجام رسند. لازمه ی موفقیت هر پروژه، دستیابی توأم به هر سه عامل زمان، هزینه و کیفیت معین است و خارج شدن هر یک از سه عامل مذکور از حدود تعیین شده، می تواند به انجام پروژه ای ناموفق و غیر اقتصادی منجر شود.
تخصیص، پیگیری و کاربرد منابع برای رسیدن به اهداف مشخص در یک دوره زمانی خاص را مدیریت پروژه (به انگلیسی: Project management) می‌گویند. به بیان دیگر مدیریت پروژه، به‌کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها برای فعالیت‌های پروژه به منظور تحقق الزامات پروژه است. مدیریت پروژه با استفاده از فرایندهایی هم‌چون فرایندهای آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایشی و اختتامی انجام می‌پذیرد.
مهندسی مدیریت پروژه (به انگلیسی: Engineering Project Management) یا همان رشته مدیریت پروژه و ساخت (Project Management and Construction) تلفیق علم، هنر و فن است و به منظور آموزش برای انجام فعالیت‌های آماده‌سازی، نظارت و اجرای پروژه به ویژه پروژه‌های عمرانی طرح‌ریزی شده‌است. ویژگی اصلی تخصصی مهندسی مدیریت پروژه، ماهیت بین رشته‌ای آن است. این رشته تلفیقی از رشته‌های عمران، صنایع و مدیریت می‌باشد. برای مدیریت پروژه روش‌های و طرح‌های بسیاری وجود دارد که بسته به نوع پروژه و شرایط ویژه آن اتخاذ می‌شود نحوه مدیریت پروژه تأثیر مستقیمی بر رسیدن به اهداف آن دارد. هر چند که رویکرد مدیریت پروژه یک رویکرد کاملاً اقتضایی است اما با فرموله کردن موضوع می‌توان از درست بودن تصمیم‌های گرفته شده اطمینان حاصل کرد.
انجمن مدیریت پروژه APM در سال ۱۹۹۲ اولین سری استاندارد دانش مدیریت پروژه (Project Management Body Of Knowledge) خوانده می‌شود را ارائه نمود که تاکنون ۴ بار این استاندارد بازنگری شده‌است. این استاندارد حاوی الزاماتی برای مدیریت پروژه می‌باشد که تضمین‌کننده رسیدن به اهداف پروژه‌ها می‌باشد. بر اساس PMBOK ، هر پروژه به ۵ مرحله آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و خاتمه تقسیم شده و این استاندارد برای اجرای موفق این ۵ مرحله راهنمایی‌های کاربردی ارائه می‌کند.
سازمان جهانی استانداردسازی (ISO) با توجه به نتایج موفق به دست آمده از اجرای PMBOK اقدام به تدوین استاندارد جهانی ISO 10006 نمود و این استاندارد بین‌المللی به پیش می‌رود تا در جهان جانشین موفقی برای سایر روش‌های مدیریت پروژه گردد. اجرای این استانداردها به ویژه به شرکتهایی که پروژه‌های بزرگ صنعتی و عمرانی را اجرا می‌کنند یا در مناقصه‌های بین‌المللی شرکت می‌نمایند توصیه می‌شود.

مزایا و معایب ترلو (Trello)

ترلو، یک ابزار قدرتمند است که پروژه های شما را به سمت اهدافتان سازماندهی می کند. ترلو در یک نگاه به شما میگوید که چه کسی چه کاری میکند و چه فرایندی در حال اجرا است. در ترلو همه پروژه ها و تمام وظایف اعضای تیم شما به صورت سازمان یافته، حساب شده در یک نگاه به راحتی قابل مشاهده است. طراحی بصری ترلو شروع کار را برای کاربران جدید تسهیل می کند. ترلو یک برنامه مدیریت پروژه مبتنی بر وب بوده و طراحی بسیار غنی و در عین حال ساده آن باعث سازگاری آن با انواع تکنیک های مدیریت پروژه شده است. ترلو یک ابزار کامل برای ردیابی جزء به جزء پروژه ها، مدیریت کارها و اجرای تکالیف است. در حقیقت ترلو یک برنامه قدرتمند با ویژگیهای زیادی است که شاید به جرات بتوان گفت بزرگترین ویژگی آن انعطاف پذیری آن است.
کاربران می توانند یک گردش کاری را در ترلو پیکربندی کنند که تا در حین همکاری با دیگران به ساده‌سازی فرایندها، کارآمدی کامل وظایف و به ردیابی پیشرفت کمک کنند. ترلو کاملا به صورت یکپارچه سازی (Power-Ups) شده در دسترس است بنابراین قابلیت کارکردی فوق‌العاده ای را فراهم می کند. به عنوان مثال، Google Drive Power-Up برای کاربران در ترلو در دسترس است.

از نقاط قوت این نرم افزار میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1. در ترلو به آسانی میتوانید برد، کار برگ و چک لیست تعریف کنید.
2. بردها اساسا یک پروژه / کمپین هستند که می توانیم بر اساس آن پروژه خاص، چندین لیست ایجاد کنیم و در این لیست ها می توانیم چندین کاربرگ برای آن لیست خاص ایجاد کنیم.
3. در ترلو به راحتی می توانید از هر منبع دیگری به این برنامه اضافه و یا کپی پیست کنید و گزینه های کشیدن و رها کردن برای فرمت های تصاویر، پی دی اف ها، اسناد و غیره آسان است و همینطور کلیدهای میانبر آن به صورت هوشمندانه انتخاب شده اند و به تسریع کار کمک می کنند.
4. در این نرم افزار بسیاری از گزینه های ادغام و یکپارچه سازی در دسترس هستند به عنوان مثال با جیمیل می تواند ادغام شود، به طوریکه که شما می توانید به طور مستقیم بر رویadd on کلیک کرده و محتوای ایمیل خود را به طور مستقیم در ترلو وارد کنید.
5. برچسب گذاری، اشارات و بسیاری گزینه های دیگر برای مدیریت راحت تر کار در این نرم افزار گنجانده شده است.
6. نسخه رایگان آن شامل تمام قابلیتهای پایه است که نیازمندیهای مربوط به مدیریت پروژه را رفع می کند.
7. شروع ترلو مبتنی بر وب بوده ولی در حال حاضر مبتنی بر مک و ویندوز نیز می باشد.
8. اخیرا به صفحه اصلی دیوار (مانند فیس بوک) اضافه شده که مرتب کردن اطلاعات را آسان تر می کند. این ویژگی برای زمانی که بطور همزمان در چندین برد مشارکت میکنید بسیار مفید است.
9. اعلانها در ترلو فوق العاده هستند وقتی که موعد انجام یک کار فرا می رسد، یا زمانی که یک عضو تیم به روز رسانی می کند، از طریق ایمیل یادآوری میشود.
10. امکان به اشتراک گذاری بردها به صورت عمومی و خصوصی در این برنامه وجود دارد و این باعث می شود همکاری با ذینفعان خارجی امکان پذیر باشد.
11. با ترلو پی گیری و سازماندهی جلسات، وضعیتهای معلق و وضعیت پیشرفت پروژه ها آسان است.
12. گزینه ها، تصاویر و برچسب های رنگی و بصری سازی فعالیت های مربوط به هر عضو به فهم وظایف کمک می کند.
13. ترلو یکی از معدود برنامه های کاربردی است که با این که رابط کاربری ساده و ظریفی دارد، از ویژگی های بسیار قدرتمند و انعطاف پذیری برخوردار است.
14. تمام ویژگی ها درون کارتها قرار داده شده اند و ترلو خیلی خوب با سبک های مختلف کار سازگار می شود می توانیم یک چک لیست ایجاد کنیم و یک وظیفه را با زیر مجموعه ای از کارهای مربوط به آن شبیه سازی کنیم، ضمیمه ها، برچسب ها، نظرات و غیره را هم اضافه کنیم.
15. در ترلو هرچیزی در یک نگاه برای کاربر قابل مشاهده است، بنابراین در صورت نیاز میتوان به هر وضعیت واکنش نشان داد و تمام مکالمات را در یک کاربرگ بایگانی نمود.
16. یک ویژگی جالب دیگر این است که تصاویر را می توان از ابزارهای دیگر درون یک کارت قرار داد و ترلو این تصایر را به عنوان کامنت استفاده می کند و نمایش می دهد.

معایب ترلو عبارتند از:
1. ترلو برای تیم های کوچک عالی است ولی برای تیم های بزرگ بسیار سنگین است.
2. گوشی های اپل تمام برنامه های مربوط به ترلو را مثل Watch app پشتیبانی نمی کند و این آزار دهنده است.
3. محدودیت رنگ پس زمینه هنگام سفارشی سازی آن وجود دارد و گزینه های مربوط به جستجو در ترلو ضعیف عمل می کند.
4. در یکپارچه سازیهایی که با ابزارهایی مثل Slack, Google drive اتفاق افتاده هنوز کمبودهایی وجود دارد و نسخه هایی که به روزرسانی می شود تغییرات عمده ای در این بروز رسانیها اتفاق نمی افتد به طوریکه ارزش پرداخت پول برای دریافت نسخه جدید را ندارد.
5. فرمت متن با "drag-select-change" معمول یا میانبرهای صفحه کلید که کاربران در برنامه های آشنای دیگر استفاده می کنند فعال نیست. در حالی که لازم است کاراکترها در متنها برای تغییر کلمات به بولد یا ایتالیک و همینطور برای تبدیل شدن به حالت هدر و یا فرمت های دیگر وارد شوند. لازم به ذکر است که فرمت متنی که ترلو استفاده می کند قالب بندی Markdown نامیده می شود. اگر بخواهید قالب متن را ویرایش کنید، باید قواعد درست را بدانید و به یاد داشته باشید.
6. خودکارسازی گردش کار یا خودکارسازی تخصیص وظایف می تواند ترلو را تقویت کند - اما ادغام با سایر برنامه هایی که ممکن است این نیاز را تامین کنند، این اتفاق را ممکن می کند.
7. گاهی اوقات شیتهای اکسل که برای مدیریت وظایف چندگانه لازم است در ترلو دیده نشده است.
8. استفاده از ابزارهای موجود در ترلو برای کاربران جدید 'گیج کننده و زمانبر است.
9. سوییچ از یک کارت به کارت دیگر و به روز رسانی در ترلو کمی زمانبر است.
10. هیچ گزینه ای برای خروجی گرفتن و اکسترکت داده ها (بردها، کارت ها و داده های دیگر) از ترلو به برخی از شیتها و.به فرمت صفحات گسترده و یا اسناد دیگر که می تواند یک ابزار بسیار مفید باشد وجود ندارد.
11. تنظیماتی برای دریافت اعلانهای محدود در بردهای تکی وجود ندارد.
12. ردیفهایی که در ترلو برای قرار دادن اطلاعات، در کنار هم قرار گرفته اند خیلی نزدیک به هم هستند که این موضوع زیبایی ظاهر آن را به هم می ریزد و طبیعی نیست.
13.گزینه تقویم در ترلو تعبیه نشده است و تنها یک Power up در نسخه رایگان آن وجود دارد.