کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم
برای زنده نگه داشتن یک پروژه، به دو چیز بایستی اهمیت داده شود: به تیم پروژه و به مشتریان آن. یک مدیر پروژه زمانی می‌تواند سوار بر پروژه باشد که یک دید کلی از تمام رویدادهای پروژه و تیمش داشته باشد.
اگر می‌خواهید کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانید، به نکات زیر توجه کنید:
با دقت پروژه را مانیتور کنید: مانیتور کردن پیشرفت پروژه، مهمترین کار ناخدای پروژه است. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. نرم‌افزارهای کنترل پروژه می‌توانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار دهند. کافیست اطلاعات پروژه را در آن ثبت کنید و هنگام نیاز به آن رجوع کنید. در این صورت نیازی نیست به همه اجزای پروژه سرک بکشید تا از وضعیت آن با خبر شوید. این کار هم وقت‌گیر است و هم دقت پایینی دارد. برخی از نرم‌افزارها حتی می‌توانند پروژه را به صورت اتوماتیک مانیتور کنند. بنابراین با انتخاب یک نرم‌افزار مناسب، می‌توانید دقت و سرعت مانیتور کردن را تا حد زیادی بالا ببرید.
نیازهایتان را مرور کنید: نیازهای پروژه را مرتباً با خود مرور کنید. ناخدای پروژه باید بداند چه چیزی را دقیقاً قرار است تحویل دهد. یکی از مهمترین دلایل تاخیر در پروژه‌ها، عدم شفافیت اهداف پروژه برای مدیر آن است. من پروژه‌های زیادی دیده‌ام که بدلیل همین عدم شفافیت، تاریخ پایان آن‌ها مرتباً به تعویق می‌افتد و هرگز به پایان نمی‌رسد. اگر اهداف پروژه توسط کارفرما مرتباً دچار تغییر می‌شود، دلایل آن باید بررسی و رفع شوند. بعد از اینکه اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف شد، تیم پروژه نیز باید در این خصوص توجیه شوند. برای این کار، بهتر است اهداف و نیازهای پروژه ثبت و بین اعضای تیم منتشر شود. برخی حتی پا را فراتر گذاشته و اهداف و نیازها را در اختیار عموم قرار می‌دهند. برای این کار، بخصوص در پروژه‌های بزرگ، می‌توان از وبسایت و یا رسانه‌های عمومی استفاده کرد.
اولویت‌ها را تثبیت کنید: مهمترین چیز در پروژه چیست؟ آیا سر وقت بودن، عدم تجاوز از بودجه، کیفیت بالا، رضایت مشتری، یا چیز دیگری است؟ قبل از شروع پروژه، با ذینفعان آن جلسه‌ای بگذارید و در مورد این موضوع صحبت کنید. به آن‌ها اجازه دهید در مورد اولویت‌ها تصمیم بگیرند. من پروژه‌هایی را دیده‌ام که حتی خود کارفرما اولویت اول پروژه را نمی‌داند. با چنین کارفرمایی مطمئناً هنگام تحویل پروژه با مشکل مواجه خواهید شد. برگزاری جلسه با کارفرما قبل از شروع پروژه، فرصتی را برای او فراهم خواهد کرد که بفهمد چه چیزی برایش مهم است. بعد از اینکه اولویت‌ها مشخص شد، تیمتان را از آن باخبر کنید و برنامه‌تان را با توجه به آن اولویت‌بندی کنید.
مطابق برنامه حرکت کنید: برخی از مدیران پروژه، در ابتدای پروژه به برنامه پایبند هستند و مطابق آن پیش می‌روند. به محضی که تغییری در پروژه رخ می‌دهد که خارج از برنامه باشد، برنامه را کنار می‌گذارند. تغییر در پروژه همیشه وجود دارد. یک مدیر پروژه خوب، برنامه‌اش را مطابق با این تغییرات به روز می‌کند. من پروژه‌هایی داشته‌ام که در آن‌ها هفته‌ای یک بار برنامه را به روز کرده‌ام. در این صورت تصویر هفته بعد و کارهایی که قرار است طی آن انجام شود، همیشه برایم واضح و شفاف بوده است.
بودجه‌تان را مدیریت کنید: مدیریت نادرست بودجه منشأ خیلی از مشکلات است. یک مدیر پروژه باید بداند که بودجه‌ای که در اختیار دارد برای چه مقدار کار کافی است و کارها را بر اساس آن بودجه اولویت‌بندی کند. بسیاری از پروژه‌ها بدلیل کمبود بودجه متوقف می‌شوند. بنابراین، مدیر پروژه بایستی همیشه برای جبران بودجه (مثلاً از طریق گرفتن وام و غیره) برنامه داشته باشد. کمبود بودجه را با کارفرما به اشتراک بگذارید. هرچند تجربه شخصی من نشان داده که کارفرما معمولاً راه حل عملی برای این موضوع ارائه نخواهد داد و به شما بگوید که کاری را که از قبل برنامه ریزی نشده باشد، انجام ندهید. به هر حال، بیشتر مواقع نیاز به برنامه دوم و بودجه ذخیره دارید.
تیمتان را تشویق کنید: افرادی که برای پروژه شما کار می‌کنند باید به احساسی مشترک از موفقیت پروژه دست یابند. تشویق آن‌ها از طریق به اشتراک گذاشتن اهداف و نیازهای پروژه، ارائه فرصت برای بهبود و رشد شخصی و حرفه‌ای، تشویق برای ایده‌ها و خلاقیت، تشویق مثبت برای انجام کارها و نتایج مثبت، و ایجاد یک محیط کاری دوستانه و همکاری از راه‌های موثری است.
مشکلات را در سرعت بهبود بدهید: همیشه مشکلاتی در پروژه رخ می‌دهد. مهم این است که چه سریع آن‌ها را شناسایی کنید و بهبود ببخشید. تاخیر در شناسایی و حل مشکلات می‌تواند منجر به تعطیل شدن پروژه یا کاهش رضایت کارفرما شود. بهترین راه برای مدیریت مشکلات، ایجاد یک فرآیند سامان‌مند برای گزارش دادن، ردیابی و رفع مشکلات است. همچنین مهم است که تیم را تشویق کنید که مشکلات را به شما گزارش دهند تا در سریع‌ترین زمان ممکن بتوانید آن‌ها را حل کنید.
ارتباط موثر را برقرار کنید: یک مدیر پروژه باید توانایی بالایی در برقراری ارتباط با اعضای تیم، کارفرما و سایر ذینفعان داشته باشد. ارتباط بیشترین تأثیر را بر روی پروژه دارد. برای ارتباط موثر، باید با اعضای تیمتان، کارفرما و سایر ذینفعان در ارتباط باشید، اطلاعات را به صورت شفاف و دقیق منتقل کنید، گوش دادن به نیازها و نگرانی‌های دیگران را بلد باشید، و به صورت منظم جلسات پیشرفت پروژه را برگزار کنید.
این توصیه‌ها ممکن است به شما کمک کننده باشند تا به مدیریت پروژه‌های خود بپردازید و مشکلات را کاهش دهید. همچنین بهتر است در نظر داشته باشید که هر پروژه ممکن است شرایط و چالش‌های منحصر به فرد خود را داشته باشد، بنابراین بهتر است با توجه به شرایط خاص پروژه خود، تمرکز و تنظیمات مناسب را انجام دهید.