نکاتی برای مستند سازی صحیح
مستندسازی یکی از وظایف اساسی یک مدیر پروژه است که اطلاعات لازم برای وضعیت پروژه را به مدیران و ذینفعان ارائه می‌دهد. اغلب در برخی پروژه‌ها، مستندسازی به عنوان یک کار لوکس در نظر گرفته می‌شود که کاربرد آن برای عموم به طور واضح قابل مشاهده نیست. برای اینکه مستندات شما کاربردی‌تر باشند، به نکات زیر توجه کنید:
انتخاب منبع اطلاعات: در جمع‌آوری اطلاعات، دقت لازم را به خرج دهید. جمع‌آوری اطلاعات از منابع نادرست و غیرموثق عملاً به تلفات زمانی و هزینه منجر می‌شود. برای اطمینان از قابلیت اتکا به مستندات، باید آنها را از منابع صحیح و قابل اعتماد جمع‌آوری کنید. به عنوان مثال، اگر قصد دارید اطلاعات مربوط به بودجه پروژه را مستند سازی کنید، بهتر است این اطلاعات را از مدیر مالی پروژه دریافت کنید و حتی ممکن است آنها را به مستندات اضافه کنید. حتی سهامداران پروژه هم ممکن است به طور کامل اطلاعات صحیحی نداشته باشند. بنابراین، داشتن ارتباطات گسترده با ذینفعان، یک نکته کلیدی در جمع‌آوری اطلاعات صحیح است.
ثبت اطلاعات به صورت شفاف و بدون ابهام: به اندازه‌ای که ممکن است، اطلاعات را به صورت روشن و واضح ثبت کنید تا استفاده‌کنندگان مستندات، به راحتی آنها را درک کرده و از آنها استفاده کنند. از جملاتی استفاده کنید که منبع آنها قابل پیگیری باشد.
نگهداری منظم و مرتب مستندات: مستندات را در محلی نگهداری کنید که به اندازه کافی امن و در دسترس باشد. برای دسته‌بندی و بایگانی مستندات، آنها را به ترتیب تاریخ و موضوع مرتب کنید تا به راحتی قابل جستجو باشند. استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری برای مستندسازی می‌تواند به شما در این زمینه کمک زیادی کند. می‌توانید نرم‌افزاری مطابق با نیازهایتان سفارش دهید و مستندات را در آن نگهداری نمایید.