مشاور که دو تا شد ...

دو تا پیتزا بهتر از یک پیتزاست. دو تا خانه، دو تا اتومبیل. دو تا مشاور چطور؟ شاید به نظر برسد که دو تا مشاور از قاعده «افراد بیشتر، زمان کمتر» تبعیت می‌کند. تجربه شخصی نشان داده که دو تا مشاور نه تنها پروژه را تسریع نمی‌کند بلکه مشکلات و حاشیه‌هایی بوجود می‌آورد که پیشرفت پروژه را کند می‌کند.

چرا؟ مسئولیت با کیست؟ این سوالی است که مشتری می‌پرسد. مسئولیت پروژه با مدیر پروژه است. با این حال، اکثر مشتریان تمایل دارند مستقیماً با مشاور ارتباط برقرار کنند. بخصوص زمانی که مدیر پروژه بیش از حد مشغول است یا اینکه تیم مدیریت پروژه در حال تحویل پستهایشان به اتوبوس بعدی هستند. در این شرایط، مشتری واقعاً نمی‌داند کدام مشاور مسئول است؟ اطلاعات کدامیک درست است؟ به تحلیل‌های کدامیک می‌تواند اعتماد کند. نبود مسئول واحد برای هر کاری، فرصت خوبی برای بازی «توپ دست کیه» و «مقصر من نبودم، تقصیر اون بود» فراهم می‌کند.

دو مشاور در یک مسند نگنجند! یکی اصلی و یکی فرعی؟ یکی رئیس و دیگری مرئوس؟ یکی راهبر و دیگری پیرو؟ به نظر وحشتناک نیست؟

به یاد دارم که در یکی از پروژه‌ها، یکی از مشاوران مشاور اصلی بود. او بسیار معتبر بود و ویژگی‌هایی که یک مشاور خوب باید داشته باشد را داشت، به جز اینکه نمی‌توانست همیشه در دسترس باشد. از آنجایی که مجری طرح فکر می‌کرد که کار از محکم کاری عیب نمی‌کند، مشاور دیگری به پروژه اضافه کرد. مشاور دوم از مشاور اول یاد می‌گرفت، یادداشت برداری و مستند می‌کرد و به مدیران طرح منعکس می‌کرد. اما مشکل اینجا بود که «دانش ممکن است ادعا هم بیاورد!».

هزینه سربار همیشه یکی از دغدغه‌های مدیریت پروژه بوده است. استفاده از دو مشاور در پروژه هزینه‌های پروژه را زیاد می‌کند. هزینه‌های غیرمستقیم آن معمولاً بیشتر از هزینه‌های مستقیم است. هزینه‌های غیرمستقیم عمدتاً به دلیل حاشیه‌های ایجاد شده و ترفند‌هایی است که برای رفع مسئولیت گاهاً در پروژه‌ها استفاده می‌شود. دود این ترفندها به چشم مدیر پروژه و در نهایت به چشم مشتری می‌رود و این بعنوان یک نکته منفی در ذهن مشتریان ثبت خواهد شد.

استفاده از خدمات مشاوره با هدف تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری بهتر انجام می‌شود. زمانی که از چند مشاور استفاده می‌کنید، یعنی چند راهکار به شما ارائه می‌شود. در چنین شرایطی، تشخیص راهکار درست خود یک معماست. به عبارت دیگر، استفاده از چند مشاور برای تصمیم‌گیری و رفع مشکلات، شما را بر سر چند راهی قرار می‌دهد. به نقل از یکی از مدیران زبده، "شاید دلیل اینکه سعی و خطا به این اندازه در میان مدیران ما رواج داشته و عموماً مقدم بر راه‌حل علمی و دانش‌محور بوده، این است که نتوانستیم به نحو احسن از خدمات مشاوران استفاده کنیم. همیشه مواجه بودیم با یک سری راه‌حل که در نهایت به جای انتخاب یکی، آنها را در چرخه سعی و خطا قراردادیم تا ببینیم کدامیک درست از آب در می‌آید!".