معایب شیوه های سنتی مدیریت ارتباطات پروژه
در دنیای امروز، استفاده از روش‌های سنتی برای مدیریت و بایگانی مکاتبات و اسناد، با مشکلات و هزینه‌های قابل توجهی همراه است. هزینه زیادتهیه، ارسال و بایگانی مکاتبات، نیازمند رسیدگی مداوم افراد و مدیران پروژه است و از میانبرهای مدرن و بهینه‌تری برای ارتباطات درون و برون سازمان استفاده نمی‌کند. علاوه بر هزینه‌های مالی، زمانی که صرف بایگانی و مدیریت آنها می‌شود نیز بسیار زیاد است. اما با پیشرفت فناوری، امکانات جدیدی برای مدیریت ارتباطات و بایگانی مدارک ایجاد شده است. در زیر برخی از معایب روش‌های سنتی مدیریت ارتباطات مطرح شده است:
استفاده از روش‌های سنتی برای مدیریت و بایگانی مکاتبات، هزینه‌های زیادی را در بر دارد. پرداخت حقوق پرسنل، هزینه چاپ و تهیه کاغذ، انتقال و ارسال مکاتبات و هزینه بایگانی آنها از هزینه‌های اصلی می‌باشد.
روش‌های سنتی مدیریت ارتباطات زمان‌بر هستند. اگرچه ارسال و دریافت مکاتبات از طریق فکس و ایمیل ممکن است تاخیری داشته باشد، اما زمان مورد نیاز برای بایگانی و مدیریت مکاتبات بسیار زیاد است. عدم دسترسی آسان به مکاتبات یا اسناد پروژه‌های قبلی در صورت عدم حضور در محل کار نیز مشکل است.
عدم قابلیت جابجایی اطلاعات و مکاتبات خارج از سازمان و دفتر کار، به دلیل نبود دسترسی به صورت حسابی یا متن دقیق نامه‌ها، مشکل است. حتی اگر نقشه‌ها و اسناد پروژه چاپ شده و در سایت پروژه موجود باشند، در دسترس خارج از دفتر کار نمی‌باشند و نیاز به بازگشت به محل کار برای دسترسی به آنها وجود دارد.
در صنعت ساخت، معمولاً نسخه‌های مختلفی از سند یا نقشه پروژه وجود دارد و گروه‌های زیادی با آن سند سر و کار دارند. فرایند رفت و آمد بین این گروه‌ها زمان‌بر است و به دلیل پراکندگی نسخه‌ها، ایجاد هماهنگی و تشخیص نسخه جدیدتر مشکل است و به مهارت خاصی نیاز دارد.
استفاده از کاغذ برای چاپ مکاتبات، فرم‌ها و نقشه‌ها صدمه‌ای جدی به محیط زیست وارد می‌کند. تغییرات در طراحی و نقشه‌ها منجر به چاپ دوباره سند‌ها می‌شود و مکاتبات و اسناد کاغذی تعداد زیادی درخت را برای تهیه حجم انبوه کاغذ مصرف می‌کنند، که به صدمه زیست محیطی منجر می‌شود.