چگونه می‌توان یک مدیر ساخت شد؟

کارهایی که یک مدیر ساخت باید انجام دهد، قطعاً بیشتر از تیک زدن چک لیست‌ها، بررسی و کنترل دقیق کیفیت کارهای انجام شده است. یک مدیر ساخت باید دانش کافی در مورد استانداردهای ساختمان سازی و مهندسی سبز داشته باشد و به نرم‌افزارهای صنعتی نیز مسلط باشد. توجه داشته باشید که داشتن تجربه کاری به تنهایی کافی نیست و داشتن مدرک آکادمیک هم مهم و ضروری هست.

مدیران پروژه ای که دارای مهارت و دانش آمار، ریاضیات، معماری و فناوری اطلاعات هستند، برای کارفرما از اعتبار ویژه ای برخوردارند. همچنین برخوردار بودن از مهارت‌هایی مثل طراحی، برنامه‌ریزی، تسلط به قوانین ساخت و ساز، زمانبندی و تخمین هزینه برای آنها می‌تواند به عنوان یک امتیاز محسوب شود.

مدیران ساخت باید از مهارت ارتباطی خوبی برخوردار باشند و توانایی آن را داشته باشند که با افراد مختلف کار کنند. یک تیم ساختمانی از نقش‌های متنوعی تشکیل شده و شامل همه کسانی است که در این فرایند سهیم هستند (از کارگران سایت گرفته تا کارفرمایان و طراحان، معماران و ...). از آنجایی که پروژه های ساختمانی معمولاً زمان محدودی دارند، داشتن مهارت چندوظیفه‌ای برای مدیران پروژه به یک ضرورت تبدیل شده است. 

کلام آخر اینکه، کارفرمایان اغلب به دنبال مدیران پروژه با مدارک معتبر مدیریت هستند. به این ترتیب مطمئن میشوند که مدیر پروژه دانش و مهارت کافی برای مدیریت پروژه دارد. روی این موضوع سرمایه گذاری کنید. زمانیکه یک مدیر، مشتاق کسب تجربه‌ای در دنیای واقعی است، در تلاش برای کسب چند گواهینامه صنعتی است. گواهینامه‌هایی همچون CMAA و AIC متقاضیان بسیار زیادی دارند. این گواهینامه ها براساس سطح تحصیلات فرد، تجربه دنیای واقعی او و دانش کلی شخص از اصول مدیریت ساخت و ساز با امتحان کتبی اعطا می شود.

موانع و مشکلات مدیریت پروژه

آیا شما همیشه رهبر گروه خود هستید و همه منافع تیم را حفظ و همه مسائل را سازماندهی می کنید و هدف مشخصی در ذهن خود همیشه دارید؟ اگر پاسخ شما بله باشد، می توانید راه خود را برای حرفه‌ای شدن در مدیریت پروژه به آسانی طی کنید. مدیریت پروژه در نوع خود یکی از پیچیده ترین زمینه های کاری است. مدیر پروژه، مسئول هدایت کل پروژه از شروع، برنامه ریزی، اجرا، کنترل تا تکمیل است. مدیران پروژه همیشه در یک تیم کار می کنند و اغلب، بازیکنان تیمهای دوستانه و بزرگ هستند.

به عنوان یک مدیر پروژه، شما باید با افراد، فرهنگ ها، محیط ها و شرایط مختلف سازگار باشید. انعطاف پذیر بودن کلید ارتباطی تیم است و مدیر پروژه، سازنده و کنترل کننده تیم خود میباشد. برای اینکه یک مدیر پروژه عالی باشید، باید همزمان که رهبر و مسئول تیم هستید، همکار تیم هم باشید. مدیریت پروژه، یکی از چالش برانگیزترین شغلها است زیرا هیچ روزی برای مدیر پروژه مثل روزهای قبل نیست. ممکن است امروز یک روز  پر چالش باشد و شما باید از تمام مهارت خود برای حل چالشها استفاده کنید. هنگامی که مشکلی رخ میدهد، تیم تان راه حلها را در شما جستجو میکنند و این چیزی است که کار حرفه ای مدیریت پروژه را جذاب می کند.

شما به عنوان مدیر پروژه باید با هرگونه تعامل رسمی و غیررسمی برخورد کنید. اگر فکر میکنید فردی هستید که در اولین برخورد افراد را میشناسید، از این مهارت در تعامل با افراد بسیار سود خواهید برد. مدیر پروژه، اصولا شبیه یک روانشناس است و از مشکلات، خواسته ها و انتظارات کارمندان و مشتریان اطلاعات کاملی دارد. با این حال، علیرغم اینکه فردی از خود تیم است، در پروژه های خود احساسات عاطفی را درگیر مسائل کاری خود نمی کند.

برخی از وظایف مدیر پروژه عبارتند از: شرکت در روند ایجاد و اجرای پروژه، فراهم آوردن روش های ارتباطی، پیدا کردن راه حل مسائل تکراری، نظارت بر پیشرفت پروژه از ابتدا تا انتها و بسیاری از موارد دیگر. به طور خلاصه، شما مسئول اتصال هر پروژه به دنیای کسب و کار و مشتریان خود هستید.

باید آگاه باشید که کل مسئولیت موفقیت پروژه بر روی شانه های شماست. شما باید برای هر گونه اشتباهی که تیمتان مرتکب میشود پاسخگو و مسئولیت پذیر باشید و بر دقت کاری تیم خود تمرکز کنید. این حرفه، همیشه در حال تغییر و روبرویی با خواسته های جدید است. اگر شما فردی هستید که تنوع را به سکون ترجیح می دهد، مدیریت پروژه، کاری است که هرگز از آن خسته نخواهید شد. باوجود اینکه هیچ پروژه ای مشابه پروژه های قبلی نیست، با این حال، تخصص شما در هر زمینه ای و در هر زمان که در موقعیتهای مشابه قرار می گیرید، مفید خواهد بود و تجربه گذشته شما برای حل مشکلاتات ضروری خواهد بود.

لازم به یادآوری است که دانش مديريت پروژه گاهی اوقات به اندازه کافی برای شما برای تبدیل شدن به یک مدیریت پروژه خوب کافی نیست و شما علاوه بر رهبری تیم نیاز به مهارت های نرم افزاری هم دارید. در پستهای بعدی چند مورد از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه را معرفی خواهیم کرد.

کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانیم

برای زنده نگه داشتن یک پروژه به دو چیز بایستی اهمیت داده شود: به تیم پروژه و به مشتریان آن. یک مدیر پروژه زمانی میتواند سوار بر پروژه باشد که یک دید کلی از تمام رویدادهای پروژه و تیمش داشته باشد.

اگر میخواهید کشتی پروژه را به سلامت به ساحل موفقیت برسانید به نکات زیر توجه کنید:

با دقت پروژه را مانیتور کنید
مانیتور کردن پیشرفت پروژه مهم ترین کار ناخدای پروژه است. برای این کار ابزارهای زیادی وجود دارد. نرم افزارهای کنترل پروژه میتوانند به سرعت اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت پروژه را در اختیار شما قرار دهند. کافیست اطلاعات پروژه را در آن ثبت کنید و هنگام نیاز به آن رجوع کنید. در این صورت نیازی نیست به همه اجزای پروژه سرک بکشید تا از وضعیت آن با خبر شوید. این کار هم وقت گیر است و هم دقت پایینی دارد. برخی از نرم افزارها حتی میتوانند پروژه را بصورت اتوماتیک مانیتور کنند. بنابر این با کمی دقت در انتخاب نرم افزار مناسب، میتوانید دقت و سرعت مانیتور کردن را تا حد زیادی بالا ببرید.

نیازهایتان را مرور کنید
نیازهای پروژه را مرتبا با خود مرور کنید. ناخدای پروژه باید بداند چه چیزی را دقیقا قرار است تحویل دهد. یکی از مهمترین دلایل تاخیر در پروژه ها اینست که اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف نشده. من پروژه های زیادی دیده ام که بدلیل همین عدم شفافیت، تاریخ پایان آن مرتبا به تعویق می افتد و هرگز به پایان نمی رسد. اگر اهداف پروژه توسط کارفرما مرتبا دچار تغییر میشود، دلایل آن باید بررسی و رفع شوند. بعد از اینکه اهداف پروژه برای مدیر آن شفاف شد، تیم پروژه نیز باید در این خصوص توجیه شوند. برای این کار، بهتر است اهداف و نیازهای پروژه ثبت و بین اعضای تیم منتشر شود. برخی حتی پا را فراتر گذاشته و اهداف و نیازها را در اختیار عموم قرار میدهند. برای این کار، بخصوص در پروژه های بزرگ، میتوان از وبسایت و یا رسانه های عمومی استفاده کرد.

اولویتها را تثبیت کنید
مهمترین چیز در پروژه چیست؟ اینکه سر وقت تمام شود؟ اینکه در هزینه از بودجه تجاوز نکند؟ اینکه با کیفیت بالایی اجرا شود؟ اینکه مشتری را ارضا کند؟ یا چیز دیگریست؟
قبل از شروع پروژه، با ذینفعان آن جلسه بگذارید و با آنها در مورد این موضوع صحبت کنید. اجازه بدهید خود آنها در این مورد تصمیم بگیرند. من پروژه هایی را دیده ام که حتی خود کارفرما اولویت اول پروژه را نمیداند. با چنین کارفرمایی مطمئنا هنگام تحویل پروژه با مشکل مواجه خواهید شد. برگزاری جلسه با کارفرما قبل از شروع پروژه، فرصتی را برای او فراهم خواهد کرد که بفهمد چه چیزی برایش مهم است.
بعد از اینکه اولویتها مشخص شد، تیمتان را از آن با خبر کنید و برنامه تان را با توجه به آن اولویت باز بینی کنید.

مطابق برنامه حرکت کنید
برخی از مدیران پروژه، در ابتدای پروژه به برنامه پایبند هستند و مطابق آن پیش میروند. به محض اینکه تغییری در پروژه اتفاق بیفتد که خارج از برنامه باشد، برنامه را کنار میگذارند. تغییر در پروژه همیشه وجود دارد. یک مدیر پروژه خوب، برنامه خود را مطابق با این تغییرات به روز میکند. من پروژه هایی داشته ام که در آنها هفته ای یک بار برنامه را به روز کرده ام. در این صورت تصویر هفته بعد و کارهایی که قرار است طی آن انجام شود، همیشه برایم واضح و شفاف بوده است.

بودجه تان را مدیریت کنید
مدیریت نادرست بودجه منشا خیلی از مشکلات است. یک مدیر پروژه باید بداند بودجه ای که در اختیار دارد برای چه مقدار کار کافیست و کارها را بر اساس آن بودجه اولویت بندی کند. بسیاری از پروژه ها بدلیل کمبود بودجه متوقف میشوند. بنابراین مدیر پروژه بایستی همیشه برای جبران بودجه (مثلا از طریق گرفتن وام ..) برنامه داشته باشد. کمبود بودجه را با کارفرما در میان بگذارید. هرچند تجربه شخصی من نشان داده که کارفرما معمولا راه حل عملی برای این موضوع ارائه نخواهد کرد. این موضوع را جدی بگیرید!!

نکاتی برای بستن پروژه

تحویل پروژه به این معنی نیست که کار شما تمام شده. هنوز کارهای زیادی برای انجام باقی مانده. برای اینکه کار شما حرفه ای جلوه کند، نباید از آنها غافل شوید. کارهایی که من تجربه کرده ام در 5 شماره خلاصه میشوند:

1. دقت در تحویل: تیم پروژه شما، مسئول تحویل درست و کامل پروژه نیست. بلکه خود شما در قبال کار تحویل شده مسئولید. بنابراین قبل از تحویل، مجددا از صحت کار و اسناد اطمینان حاصل کنید. مستندات پروژه را نیز به کارفرما تحویل دهید. دقت در تحویل پروژه، شماره موبایلتان را به Speed Dial کارفرما اضافه خواهد کرد. چرا که کارفرما روی شما بعنوان یک مدیر پروژه حرفه ای حساب خواهد کرد و از مشاوره شما در پروژه های دیگر نیز استفاده خواهد کرد.

2. دروس آموخته شده: مستند سازی و ثبت دروس آموخته شده یکی از مهمترین فازهای بستن پروژه است که کمتر مدیری به آن توجه میکند. مستند سازی تجربیات هر پروژه، مهارتی است که مدیران موفق از آن استفاده میکنند. این مستندات میتواند شامل یادداشتهای شبانه، صورتجلسات و حتی نامه نگاری های انجام شده برای حل یک مشکل خاص باشد.

3. مستند سازی: همه فایلهای مربوط به پروژه را بصورت کلاسه بندی شده ذخیره کنید. استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه آنلاین در این زمینه میتواند کار شما را ساده تر کند. اگر از چنین ابزارهایی استفاده میکنید حتما از آنها کپی آفلاین تهیه کنید و در آرشیو شخصی خودتان نگهداری کنید.

4. جشن بگیرید: اگرچه این مورد در اولویت نیست، اما تصویر مثبتی در ذهن کارفرما از شما بجای میگذارد. من اسم آن را Last Impression میگذارم. همکاری مجدد با کارفرما، تا حدودی بستگی به همین Last Impression دارد. بنابراین از آن غافل نشوید. حتما برای جشن گرفتن بودجه ای در نظر داشته باشید هرچند ناچیز. برای جشن گرفتن حتما لازم نیست یک مهمانی باپکوه ترتیب بدهید. با یک دعوت ساده به شام یا نهار میتوانید نتیجه مطلوبتان را بگیرید.

مهارت های مدیر ساخت

مدیران ساخت دارای مجموعه ای از صفات هستند که آنها را با کار و کارفرما در تعامل نگه می‌ دارد. در تحقیقی که در دانشگاه اویو (Uyo) انجام گرفته، مشخص شده است که اگر مدیران ساخت از مهارت هایی که مکمل مهارت های رهبری هستند پیروی کنند موفقیتهای بیشتری را بدست خواهند آورد. 
مهارت هایی مثل:
 ارتباطات موثر
این مهارت جزو مهم‌ترین مهارت‌های یک مدیر پروژه محسوب می شود. کسانی که ارتباطات ضعیفی داشته باشند نمی توانند اهداف را به وضوح برای زیر دستان خود توضیح دهند. مدیران پروژه ساخت نیازمند درک و اعمال برقراری ارتباط موثر در طول یک پروژه هستند. بدون ارتباطات موثر، حتی ماهرترین کارگران ساختمانی نیز قادر به انجام توانایی های خود به درستی نخواهند بود. در حقیقت پیشرفت یک پروژه ممکن است به دلیل مهارت های ارتباطی ضعیف به طور کامل از خط صحیح اجرایی خود خارج شود. بنابراین مدیران ساخت باید از مهارت ارتباطی خوبی برخوردار باشند و توانایی کار کردن با افراد متنوع و مختلف را داشته باشند.
دسترسی
مدیران ساخت باید همیشه و در مواقع ضروری قادر به پاسخگویی باشند و در روند کار خودشان را با شرایط پیش بینی نشده ( مثل تغییرات آب و هوایی و.. ) تطبیق دهند.
هوش: مدیران ساخت باید اعتماد افراد تابع را بدست آورند. اینکه مدیران پروژه قادر باشند نحوه تصمیم گیری ها و نحوه اجرای تصمیمات را نشان دهند. به عنوان مثال (پاسخ به سوالاتی همچون چرا از این مواد استفاده شده، بازده و محبوبیت آنها را افزایش می دهد.
توانایی
این مهارت، مهم‌ترین مهارتی است که یک مدیر پروژه باید داشته باشد. اینکه یک مدیر بتواند کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد بسیار حائز اهمیت است. یک تیم ساختمانی از نقش‌های متنوعی تشکیل شده است و از آنجایی که پروژه های ساختمانی معمولا زمان محدودی دارند، داشتن مهارت مولتی تسکینگ برای مدیران پروژه به یک الزام تبدیل شده است.

لازم به ذکر است که بسیاری از مهارت‌ها (مهارت‌هایی از جمله عمل‌گرایی، همدلی و اقتدار( که برای مدیران پروژه در نظر گرفته می‌شود باید در مدیران ساخت هم وجود داشته باشد و این مهارت‌ها بین هر دو مشترک است. 

نکاتی که برای شروع مدیریت یک پروژه باید به آن توجه کنید

از دفتر مدیریت پروژه با شما تماس میگیرند و به شما اطلاع میدهند که آخر همین ماه، پروژه شما شروع می شود. 
برای بالا بردن تاثیر اولیه (First Impression)، در روزهای اولیه کارهای زیر را انجام ندهید: 

1. تاخیر نداشته باشید: البته بسیار واضح است که تاخیر وجهه شما را تخریب میکند. حتی اگر میتوانید زودتر از موعد سر قرار حاضر شوید. این به شما فرصت میدهد که محیط جلسه را کمی برانداز کنید.

2. یادداشت بر ندارید: سعی کنید بجای یادداشت برداری، با چشمهایتان عکس برداری کنید. به ایده های ارائه شده خوب گوش دهید و فعالیتها را به خاطر بسپارید. 

3. سوال نپرسید: مطمئنا در جلسات اول سوالات زیادی برایتان پیش خواهد آمد. اما خودتان را کنترل کنید. سوالاتتان را در ذهنتان نگه دارید و بیرون از جلسه در مورد آنها تحقیق کنید.